L’avènement des algorithmes d’Intelligence artificielle a révolutionné tous les secteurs d’activité et le reporting financier n’y échappe pas. Grâce à l’apprentissage automatique ou machine learning, l’automatisation de tâches a considérablement gagné en performance. Cela constitue un véritable atout pour la réalisation des clôtures comptables, à l’heure où l’adaptabilité est un facteur de réussite non négociable des entreprises.
La clôture comptable, une activité chronophage dans un contexte de compétitivité
Le reporting financier est une activité rebutante, mais ô combien essentielle au pilotage d’une entreprise. Cette exécution fastidieuse fait le cauchemar de tous les services de Contrôle de gestion. L’enregistrement des écritures comptables suivant une période donnée (clôture mensuelle, clôture annuelle, etc.) est nécessaire à l’établissement des comptes de l’entreprise. Pourtant, nombre de sociétés utilisent encore des processus inadaptés pour effectuer les clôtures comptables :
- Utilisation de feuilles de calcul ;
- Gestion de tâches à l’intérieur et à l’extérieur de l’ERP (Enterprise Resource Planning – Progiciel de gestion intégré) ;
- Liste de tâches mises à jour manuellement ;
- Etc.
Il est question de plusieurs centaines et parfois milliers de tâches (pour les grandes organisations) qui doivent être exécutées manuellement et sans faire d’erreurs. Ce sont des heures passées sur Excel pour faire de la saisie, qu’il faut ensuite passer au crible de l’analyse pour éliminer les anomalies et les risques d’erreur. En effet, une erreur non traitée à temps peut coûter cher financièrement, sans parler du risque de perdre la confiance des investisseurs. Il faut dire en plus que le reporting financier se complique à mesure que l’entreprise se développe, ce qui accroît mécaniquement le risque financier.
En résumé, la clôture mensuelle engloutit des ressources et entame le moral des collaborateurs qui se sentent stressés et surmenés à cause de la pression du temps. La crainte d’erreurs conduit à effectuer des révisions excessives et au final, l’exercice de clôture prend toujours plus de temps que prévu. Malheureusement, beaucoup d’entreprises restent figées dans ces habitudes, ce qui les rend aveugles aux opportunités de changements.
Les vertus de l’automatisation
- Les méthodes élémentaires précédemment décrites ont encore cours pour produire des clôtures mensuelles et annuelles. Elles posent plusieurs problèmes :
- Un manque de visibilité sur l’état d’avancement et d’achèvement des tâches ;
- La négligence de problèmes et de retards ;
- Le manque de fiabilité des états financiers pendant et après la clôture ;
- Etc.
Or, c’est sur ces documents de clôture que se basent les Directeurs administratif et financier (DAF) et les contrôleurs de gestion pour fonder leurs analyses financières. Ces difficultés sont amenées à se reproduire, tant qu’une solution centralisée n’aura pas été mise en place.
Dans un contexte actuel marqué par une incertitude grandissante, il vaut mieux faire du temps un allié. Les décideurs ont besoin d’accéder rapidement à des informations fiables pour se positionner. L’idéal vers lequel il est possible de tendre grâce aux solutions logicielles est la clôture en continu. On parle aussi de clôture permanente ou de clôture automatique. Imaginez la possibilité de clôturer les comptes à n’importe quel moment, grâce à l’enregistrement constant des données sur toute la période décidée à l’avance. Il devient alors envisageable de mettre en place une boucle de rétroactions continuelle.
L’automatisation accélère considérablement le processus de reporting financier et facilite l’accès aux informations les plus récentes (quasi en temps réel). Mais au-delà du gain évident de temps, elle simplifie le travail des collaborateurs grâce à la mise en place d’un tableau de bord financier. Avec une architecture structurée, chaque information est présente une seule fois et accessible par une simple requête. Certaines solutions vont plus loin dans la simplification du travail en intégrant le suivi des évolutions réglementaires (ex. changement de normes).
En sus du gain de temps et de la simplification des processus financiers, l’automatisation réduit en grande partie le risque d’erreur des traitements manuels. Elle assure ainsi la fiabilité et réduit globalement le risque financier.
Pour résumer, l’automatisation :
- Donne de la visibilité grâce à l’optimisation des processus ;
- Permet de gagner du temps sur les opérations de saisie et de contrôle ;
- Atténue les risques d’erreurs par l’identification de goulots d’étranglement dans le workflow ;
- Donne plus de temps à l’analyse et à la recherche des axes d’amélioration.
Du temps pour l’analyse et la vision stratégique de l’entreprise
L’utilisation d’un système financier facilite l’identification des anomalies tout au long du processus. Le DAF peut ainsi mener les actions correctives qui s’imposent, sans attendre la fin du mois.
L’automatisation de tâches à faible valeur ajoutée libère un temps précieux. Le DAF peut alors se concentrer sur l’essence même de son rôle qui est l’analyse des indicateurs et la déclinaison de la stratégie de l’entreprise. Avec la clôture en continu, il peut visualiser les indicateurs clés sur un tableau de bord financier, et notamment les tendances du compte de résultat. Cela lui offre une vision claire et actuelle de la situation, qui lui permet d’adapter ses tactiques aux défis économiques. Il peut alors focaliser son attention sur l’analyse approfondie des résultats.
En outre, l’utilisation de solutions logicielles est un investissement sur le temps, car une approche basée sur les algorithmes d’apprentissage automatique (machine learning) repose sur la capitalisation de données d’information. Par l’analyse d’un grand volume de données, les algorithmes accumulent de l’expérience et parviennent à comprendre des schémas complexes. Cela sert naturellement la vision stratégique de l’entreprise.
Aujourd’hui, plus que jamais, il importe de valoriser le rôle des DAF et contrôleurs de gestion. Cela passe par l’amélioration d’outils de travail, afin qu’ils se concentrent sur leur cœur de métier. En effet, la pandémie du Covid-19 a redistribué les cartes du marché du travail. Cette mise à l’arrêt a favorisé la réflexion sur l’équilibre entre vie personnelle et professionnelle. Il est question d’améliorer les conditions et de redonner du sens au travail. Dans ce contexte, proposer aux directions financières des technologies à même de faciliter la résolution de cas difficiles et complexes, est un véritable atout. Une entreprise qui s’engage dans cette démarche favorise le recrutement et surtout la rétention de talents.
