Parmi les activités contribuant à la bonne gestion financière d’une entreprise, l’élaboration budgétaire est essentielle. Elle peut aussi être fastidieuse.
C’est pourquoi ce guide est important. Il répond à de nombreuses questions. Pourquoi l’élaboration budgétaire est-elle incontournable ? Comment procéder ? Quels sont les enjeux pour votre reporting financier ? Quelles erreurs faut-il éviter ? Et quelles solutions peuvent vous aider dans ce processus ?
Qu’est-ce que l’élaboration budgétaire et pourquoi est-ce un enjeu crucial pour votre entreprise ?
L’élaboration budgétaire consiste à établir un budget à l’échelle de l’entreprise. Bien que ce processus reçoive des critiques de plus en plus nombreuses, allant parfois jusqu’à recommander son abandon, il reste pourtant indispensable. En effet, le budget remplit des missions multiples, complémentaires et essentielles.
D’abord, il permet la bonne gestion des équilibres financiers. Cet objectif est atteint grâce aux prévisions financières avec allocation de ressources limitées, établies dans le cadre du budget prévisionnel.
Le budget est aussi un moyen d’ajustement et d’intégration organisationnels. Il traduit à la fois :
- Les objectifs à court et moyen terme que l’entreprise souhaite atteindre ;
- Et les moyens dont elle dispose pour y parvenir.
Par ailleurs, le budget contribue au pilotage de la performance. En fixant des objectifs budgétaires en début de période, il est en quelque sorte une référence qui permet d’évaluer quantitativement la performance finale. Sur le plan qualitatif, l’élaboration budgétaire elle-même y participe, par la négociation qu’elle implique et les plans d’actions qui en résultent.
Enfin, le budget fédère tous les services et tous les collaborateurs afin qu’ils travaillent dans la même direction, vers les mêmes objectifs communs. De plus, il réduit l’incertitude entre tous ces acteurs.
Par conséquent, le budget agit comme un référentiel permettant la motivation par les objectifs. Et plus le processus d’élaboration budgétaire est participatif, plus cet effet sur la motivation est puissant.
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Comment définir et structurer efficacement votre budget ?
L’élaboration budgétaire est un processus complexe pour votre entreprise. Il s’appuie sur les données réelles constatées (chiffre d’affaires et charges de la période antérieure, trésorerie disponible en début de période, etc..) et sur de nombreuses prévisions.
Celles-ci concernent plusieurs éléments :
- La trésorerie prévisionnelle, c’est-à-dire les ressources financières dont l’entreprise dispose mois après mois ;
- Le budget des ventes, valorisation des prévisions de ventes par produits et marchés compte tenu de la politique de prix ;
- Le budget de production, correspondant aux matières, moyens et autres ressources nécessaires pour livrer vos produits et services à vos clients ;
- Les investissements à réaliser pour la pérennité et le développement de l’entreprise.
Pour parvenir à ces prévisions et à ce budget d’entreprise, il faut prendre en compte tant les risques que les opportunités de croissance. Il convient alors de se baser sur des hypothèses moyennes, ni trop optimistes, ni trop faciles à atteindre.
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Quelles sont les étapes clés de l’élaboration budgétaire ?
Collecter et analyser les données financières
Puisque l’élaboration budgétaire repose en premier lieu sur les données financières de l’entreprise, la collecte et l’analyse de ces informations constitue une étape préalable. Cela mobilise la fonction finance mais aussi les directions opérationnelles. Car il ne s’agit pas seulement de compiler le compte de résultat, le dernier bilan comptable et la situation de trésorerie.
Il faut en effet y ajouter des informations sur l’activité commerciale, les achats prévus, les engagements contractuels, le planning de production, etc.
Identifier les objectifs et les prévisions pour la période budgétaire
Ensuite, il faut travailler sur le deuxième pilier de l’élaboration budgétaire : le prévisionnel.
Cela consiste à recueillir les prévisions et les objectifs auprès de l’ensemble des services, des départements et des directions de l’entreprise. Chaque unité transmet ses perspectives et ses besoins pour l’exercice à venir.
Il faut inclure aussi les éléments de planification stratégique dont dispose la direction générale. Il s’agit par exemple des axes prioritaires de développement, des opportunités et des risques identifiés.
Prévoir avec précision les revenus et les dépenses
Dans l’étape suivante, les contrôleurs de gestion ou la direction financière consolident toutes les informations précédemment acquises.
Pour disposer d’une vision globale, ils agrègent et précisent les prévisions et les objectifs, notamment en termes de :
- Ventes et chiffre d’affaires ;
- Frais généraux et autres dépenses d’exploitation ;
- Investissements ;
- Opérations financières ;
- Trésorerie et besoins en fonds de roulement.
Simuler des hypothèses budgétaires
Les orientations budgétaires ainsi construites permettent alors de définir différentes hypothèses et de les chiffrer.
Pour chaque scénario considéré, une simulation permet d’établir les prévisions correspondantes. Cela se traduit par une valorisation des principaux indicateurs financiers : chiffre d’affaires, marge nette, etc.
Valider un budget équilibré en accord avec vos objectifs
Enfin, dans la dernière étape-clé du processus d’élaboration budgétaire, la direction choisit un scénario. Celui-ci correspond le plus souvent à une hypothèse dont la probabilité de réalisation est relativement élevée, pourvu que les moyens prévus soient effectivement engagés.
Il s’agit donc d’un scénario budgétaire équilibré mais surtout en accord avec les objectifs à court, moyen et long terme. Car même si le budget est souvent annuel, il doit s’inscrire dans la planification stratégique, dans la vision à long terme de l’entreprise.
Une fois validé, ce scénario constitue alors le budget prévisionnel initial de l’entreprise. Il devient la référence pour le suivi et le contrôle budgétaire de la période.
Quelles sont les bonnes pratiques pour réussir son élaboration budgétaire ?
Impliquer les parties prenantes et les départements clés
Pour réussir l’élaboration budgétaire, il faut évidemment un responsable. Il s’agit souvent d’un contrôleur de gestion ou autre représentant de la DAF. Mais cela ne suffit pas. Il convient aussi d’impliquer l’ensemble des services de l’entreprise.
Sans forcément aller jusqu’à une méthode purement « bottom-up », la mise en place d’une véritable démarche participative est essentielle, dès le début du processus. Pour la collecte d’informations initiale, une ou plusieurs réunions permettent aux responsables de chaque unité opérationnelle d’exposer leurs situations, perspectives, besoins, etc. En même temps, la direction partage les priorités et autres éléments-clés de son plan stratégique.
L’implication collective se poursuit pendant tout le processus. Lors de la validation du budget, la direction réunit à nouveau les services pour ajuster les priorités et procéder aux derniers arbitrages. Elle communique ensuite le budget prévisionnel sous une forme synthétique. Chaque service y trouve les moyens qui lui sont accordés et les objectifs qui lui sont fixés.
Suivre, évaluer, et ajuster le budget tout au long de l’exercice
L’élaboration budgétaire n’a de sens que parce que le budget permet de piloter les performances de l’entreprise :
- En comparant les prévisions initiales et les résultats réellement obtenus ;
- En constatant et en analysant les écarts ;
- Et finalement en prenant les décisions conformes à cette situation.
Parmi ces décisions, il arrive souvent qu’il y ait celle de réviser le budget en cours d’exercice. C’est parfaitement normal et même souhaitable.
Le budget initial ne peut pas tout prévoir. Pour telle ou telle raison, la prise en compte de certains paramètres est impossible lors de l’élaboration budgétaire, et le devient quelques mois plus tard. Surtout, les entreprises évoluent dans des environnements de plus en plus complexes, interdépendants, fluctuants et même imprévisibles.
Le budget doit par conséquent rester flexible et modifiable. Néanmoins, il n’est pas question de perdre trop de temps à réviser tous les éléments du budget. Il faut ajuster en priorité les plus critiques. À l’inverse, ceux sur lesquels l’entreprise dispose de peu de marges de manœuvres à court terme peuvent rester à l’identique, ou presque,
Enfin, il est bon de tracer l’historique des différentes versions du budget, des écarts constatés, des décisions prises et des ajustements effectués. Cela permet de capitaliser, notamment en vue de la construction du prochain budget.
Opter pour des logiciels afin d’optimiser votre processus budgétaire et votre reporting financier
L’élaboration budgétaire est un processus chronophage. Surtout, parmi les différentes tâches, plusieurs sont à la fois fastidieuses, à faible valeur ajoutée et automatisables.
Heureusement, il existe des logiciels spécialisés. Ils facilitent et optimisent le processus d’élaboration budgétaire, proposent des fonctions de simulation mais aussi, pour les meilleurs d’entre eux, le pilotage et le contrôle budgétaire ainsi que le reporting.
La mise en œuvre de ces solutions permet notamment :
- D’automatiser la collecte, la consolidation et l’homogénéisation des données ;
- De produire très rapidement des simulations et des scénarios ;
- De faciliter la dimension non seulement participative mais aussi collaborative du processus ;
- D’automatiser la production des reporting et tableaux de bord ;
- De disposer immédiatement de différentes vues (globales, par services ou selon d’autres axes d’analyse) ;
- D’accélérer les révisions de budget avec des calculs en temps réel.
- De pratiquer de la consolidation financière ou comptable
Non seulement ces solutions vous font gagner beaucoup de temps, elles offrent également des fonctionnalités supplémentaires ou améliorées. Elles augmentent aussi significativement la fiabilité en réduisant les risques d’erreur.
Vous réflechissez potentiellement à vous équiper d’une solution d’élaboration budgétaire ? Il y a de nombreux logiciels sur le marché, comment être sur de faire le bon choix ? Pas de panique, nous vous offrons une checklist complète pour vous guider sur comment faire le bon choix sur la solution de planification budgétaire à adopter dans votre entreprise !
Quels sont les grands défis de l’élaboration budgétaire ?
Anticiper et gérer les imprévus et les variations économiques
La multiplication des crises a démontré qu’il est impossible de tout prévoir. Puisque l’apparition d’imprévus est une quasi-certitude, l’entreprise doit impérativement anticiper le fait qu’ils surviendront.
La méthode des scénarios est une bonne manière de faire. Il faut pour cela tenter d’imaginer le meilleur scénario possible, mais aussi le pire. Bien entendu, le scénario de base pour l’élaboration est plutôt un scénario médian. Mais les deux scénarios extrêmes préparent à des circonstances exceptionnelles par leur faible probabilité et/ou leur fort impact.
Des prévisions algorithmiques à base d’intelligence artificielle peuvent également aider à anticiper des imprévus. Cependant, la vision humaine est plus importante encore. Dans des situations vraiment inédites, elle est même souvent bien plus efficace que ces outils dits intelligents.
Le budget base zéro est une autre méthode utile, non plus en anticipation mais en réaction face à des événements majeurs. Il ne consiste pas à ajuster, ni même à construire un budget à partir du précédent. Mais, pour gérer un contexte totalement imprévu et hors du commun, partir d’une feuille blanche est souvent le plus efficace.
Définir les stratégies pour optimiser l’allocation des ressources budgétaires
Bien qu’il soit indispensable d’avoir une démarche participative, l’élaboration budgétaire doit aussi prendre en compte le plan stratégique de la direction. La bonne méthode est souvent hybride, avec un minimum de « top-down » ajouté au « bottom-up ».
C’est ainsi que l’entreprise bénéficie d’un contrôle budgétaire et financier complet :
- La direction alloue des ressources aux différents projets et unités, en fonction de leurs rôles respectifs dans les stratégies et objectifs généraux ;
- Les équipes reçoivent les moyens correspondants aux objectifs qu’ils doivent viser.
Attention toutefois : il ne faut pas sous-évaluer les moyens nécessaires. Les managers et leurs équipes pourraient ne pas adhérer, se désengager ou justifier la non-atteinte des objectifs par une trop faible allocation de ressources.
Aussi, lors des révisions du budget, il est parfois opportun de modifier les allocations de ressources pour optimiser leur contribution à l’atteinte des objectifs.
Utiliser la technologie pour automatiser et améliorer le processus budgétaire
Autre grand défi pour la fonction finance, il s’agit de ne pas manquer le virage technologique en cours. Le big data et l’intelligence artificielle ne piloteront pas tout le processus d’élaboration budgétaire. Mais les solutions innovantes basées sur ces technologies peuvent apporter beaucoup.
Les contrôleurs de gestion et la Direction Financière doivent savoir comment en tirer parti. En croisant données structurées et non structurées, ces outils améliorent notamment votre connaissance globale de la réalité.
La technologie permet d’optimiser l’élaboration budgétaire et d’automatiser une grande partie du processus. Toutefois, elle ne supprime pas la nécessité de l’intention stratégique, ni celle de l’engagement et de la responsabilité des managers et de leurs équipes.
Quelles sont les erreurs à éviter dans l’élaboration de son budget ?
Sous-estimer ou sur-estimer les revenus et les dépenses
Comme indiqué précédemment, les prévisions réalisées dans le cadre du processus d’élaboration budgétaire doivent être suffisamment précises. Et il convient par ailleurs de retenir des hypothèses réalistes pour le budget d’entreprise.
Trop d’optimisme peut conduire à la démotivation des équipes. Cette faute oblige aussi à réviser les prévisions dès la moindre mauvaise surprise.
Trop de pessimisme en revanche, ou pas assez d’ambition, signifie un excès de restrictions budgétaires. Cette autre erreur provoque des lourdeurs bureaucratiques et organisationnelles. Et finalement, là encore, cela démotive les managers et collaborateurs.
Ne pas réviser régulièrement le budget en fonction des réalités du marché
Même si les révisions incessantes d’un budget initial trop imprécis provoquent des lourdeurs, il ne faut pas tomber dans le piège de ne jamais réviser le budget en cours d’exercice.
Lorsque que le contexte le justifie, notamment au vu des évolutions du marché et de l’environnement de l’entreprise en général, la révision du budget est utile, voire indispensable.
Ne pas tenir compte des imprévus
Une autre erreur à ne pas commettre est celle d’élaborer le budget sans anticiper d’éventuels imprévus. La méthode des scénarios est un bon moyen de se préparer à réagir lorsqu’ils surviendront. Elle ne doit donc pas être ignorée.
Il faut également envisager l’adoption de solutions d’intelligence artificielle qui peuvent aider à anticiper et gérer les imprévus.
Ignorer l’importance de la communication et de la transparence dans la gestion budgétaire
Enfin, la dernière erreur à éviter absolument est encore un rappel. Bien que la direction générale et la fonction finance doivent porter le processus d’élaboration budgétaire, il ne faut pas tomber dans l’excès de centralisation. Et même s’il est important de rester en phase avec le plan stratégique de la direction, l’élaboration budgétaire doit être participative. Il ne faut pas faire l’impasse que le dialogue.
Cela requiert des efforts d’animation, de communication, de diffusion de la culture financière. Pour ajouter de la transparence, il convient aussi de partager les objectifs opérationnels, et ne pas restreindre les échanges aux seuls objectifs financiers.
Quelles solutions pour piloter son élaboration budgétaire ?
Excel et ses nombreuses limites…
Beaucoup d’entreprises utilisent encore Excel pour établir leur budget, parfois exclusivement, parfois en association avec d’autres logiciels.
Toutefois, il faut savoir que l’utilisation d’Excel pour l’élaboration budgétaire comporte de nombreuses limites. Les principales faiblesses sont les suivantes :
– Sécurité, fiabilité des données et risques d’erreurs ;
– Outil non adapté au travail collaboratif ;
– Effet « boîte noire » en cas d’absence ou de départ du ou des auteurs des fichiers et des formules ;
– Difficile gestion de la complexité.
Utilisez-vous encore des feuilles de calcul pour gérer votre élaboration budgétaire ? Il existe pourtant une bien meilleure solution, découvrez-la à travers cet e-book.
Les logiciels d’élaboration budgétaire
Un logiciel d’élaboration budgétaire est un outil essentiel pour la planification financière, permettant aux entreprises d’optimiser leur gestion budgétaire et leur reporting financier
La combinaison de reporting financier et d’élaboration budgétaire est efficacement gérée par des outils comme Prophix. Cette solution facilite l’automatisation de la planification financière, la budgétisation, les prévisions, et la consolidation, tout en permettant la création rapide de tableaux de bord financiers clairs.
IBM Planning Analytics est une autre plateforme performante pour l’élaboration budgétaire et la planification opérationnelle, offrant une large gamme de fonctionnalités incluant la production de rapports financiers et les prévisions.
Ces solutions se distinguent par leur capacité à économiser du temps et à assurer la fiabilité du reporting financier.
