L’élaboration du budget est un processus indispensable pour la gestion et le pilotage budgétaire de l’entreprise.
Elle permet de fixer les objectifs, d’anticiper les besoins, d’évaluer les résultats et de réviser la stratégie financière selon les performances. Il est bon de rappeler que le budget est un vrai levier pour le développement de l’entreprise.
Et c’est pour cette raison que la planification d’un budget fiable en entreprise n’est pas toujours évidente à réaliser. Elle demande des compétences, des outils, et des méthodes appropriées car un budget n’est pas figé dans le temps ! L’usage d’Excel, qui est actuellement encore très fréquent, présente des limites et des dangers.
Alors, comment construire un budget à la fois efficace et ancré dans la réalité ? Nous vous proposons de découvrir cinq étapes à suivre pour élaborer facilement un budget fiable et cohérent dans votre entreprise.
Si vous souhaitez approfondir le sujet, nous vous proposons, à travers ce guide, de découvrir les différents types de budgétisation existants ainsi que des informations supplémentaires sur les étapes à respecter pour construire vos budgets.
Étape 1 : Définir des objectifs financiers
La fixation des objectifs financiers, et bien, c’est un peu le pilier principal et la fondation pour une gestion financière stable. Ils doivent être spécifiques, faisables, mesurables, vous comprenez où nous voulons en venir, la méthode SMART est un bon début pour vous aider à bien formaliser vos objectifs et qu’ils correspondent aux méthodes générales de l’entreprise.
Clarifier les objectifs financiers de l’entreprise
Idéalement, il faut que vos objectifs financiers soient clairs comme de l’eau de roche ! Vous serez ainsi en mesure de guider l’entreprise sur l’utilisation et l’affectation des moyens financiers à court et long terme.
Fixer des objectifs financiers clairs est nécessaire pour guider la transformation financière de votre entreprise. Ils vous donnent une piste pour réussir et vous aident à mesurer les progrès de votre entreprise en cours de route.
Ils peuvent toucher divers aspects, comme le chiffre d’affaires, la marge bénéficiaire, le résultat net, le retour sur investissement, ou encore la prévision de trésorerie.
Des objectifs financiers bien définis permet de les communiquer aux responsables et dirigeants qui participent dans l’élaboration du processus budgétaire. Ils sont garants de l’implication et de la motivation de l’ensemble des parties prenantes. Enfin, ils contribuent à énumérer les méthodes stratégiques de l’entreprise ainsi que sa valeur, sa vision et ses objectifs.
Aligner la stratégie et l’implication interservices
La réussite d’une planification budgétaire dépend également de l’alignement stratégique et de l’implication interservices.
L’alignement stratégique consiste à relier les objectifs financiers avec les tactiques prioritaires de l’entreprise. L’implication stratégique est la participation de chaque représentant d’une activité dans le processus budgétaire.
Reconnaître et engager les différentes parties prenantes du processus budgétaire est capital pour recueillir leurs besoins, attentes et recommandations. Cela favorise la communication, la coordination et la motivation au sein de l’entreprise, tout en garantissant l’engagement et la responsabilité de chacun.
Étape 2 : Collecte et analyse des données financières historiques
C’est peut-être l’étape la plus sous-estimée et pourtant elle est critique. Pour la planification de budget, il est nécessaire de recueillir et d’étudier les données historiques de la société. Cela permet de visualiser la santé financière de l’entreprise et en tout état de cause, il s’agit de la fondation actuelle de votre processus budgétaire.
Les données financières historiques représentent les informations financières réelles accumulées par l’entreprise au fil des années. Elles englobent les états financiers, les rapports de gestion, les tableaux de bord et les indicateurs clés de performance. Ces données sont essentielles pour évaluer la performance antérieure de l’entreprise, calculer les ratios financiers, identifier les tendances et les évolutions, et fournir une base solide pour les prévisions futures.
Ensuite, le travail de la collecte des données se résume à analyser les tendances et les modèles en se basant sur l’évolution des indicateurs de performances. Le but est d’envisager les résultats et les dépenses par rapport aux éventualités.
Étape 3 : Prévoir les revenus et les coûts
Cette troisième étape consiste à évaluer les revenus et les dépenses sur une période donnée. Elle est essentielle pour établir un budget réaliste et réalisable. Il convient donc pour l’entreprise d’identifier les sources de revenus potentielles.
Considérez les facteurs internes et externes qui peuvent affecter les ventes, telles que la concurrence, la demande ou la situation économique.
Il vous faut ensuite aussi déterminer les coûts des salaires, du marketing, de production, de distribution etc. Il est important de pouvoir recenser toutes les dépenses associées à l’activité de l’entreprise, qu’elles soient fixes ou variables, directes ou indirectes.
L’estimation des revenus et des coûts doit être la plus exacte possible pour réduire les écarts entre le budget et la réalité.
Étape 4 – Élaborer le budget
Cette étape a pour vocation de regrouper et synthétiser dans un document budgétaire toutes les données recueillies lors des étapes antérieures. La présentation du budget de manière claire et transparente explique les objectifs, les hypothèses et les indicateurs de performance.
Qui sont les contributeurs ?
Les différents responsables de l’entreprise, selon leur secteur d’activité, élaborent ensemble le budget. Le budget commercial est établi par le directeur des ventes, la masse salariale est calculée par le DRH en collaboration avec le DAF, les dépenses relatives à l’électricité, aux fournitures et au fonctionnement de l’entreprise sont gérées par le directeur des services généraux etc.
Avant de valider le budget, toutes les parties prenantes doivent effectuer une révision minutieuse.
Simulation des hypothèses
Le budget prévisionnel doit être effectué en simulant différents cas de figure envisageables. Évaluez l’impact de l’embauche de nouveaux salariés, du lancement d’un nouveau produit ou d’une fluctuation du taux de change.
Ces évaluations permettent de prévoir les effets des décisions stratégiques de l’entreprise et de modifier le budget en fonction des objectifs financiers. Elles permettent de repérer les risques et les opportunités liés au contexte économique et concurrentiel.
Communication du budget
Vous devez exposer le budget aux divers acteurs internes et externes de manière claire et transparente, en justifiant les objectifs, les hypothèses et les critères d’évaluation.
La communication du budget permet d’impliquer les équipes dans un projet partagé, de demander l’avis des partenaires, et de présenter la situation financière de l’entreprise aux actionnaires et aux responsables.
Il est important de s’assurer que tous les niveaux de l’entreprise comprennent le budget et qu’ils se sentent engagés dans le processus.
Étape 5 : Suivi et contrôle du budget
On en arrive à l’étape du suivi et du contrôle du budget tout au long de la période budgétaire.
Pour vous faciliter la vie, nous vous conseillons d’utiliser des logiciels dédiés à l’élaboration budgétaire. Effectuez un suivi régulier et un ajustement du budget pour garantir la performance financière de l’entreprise.
D’ailleurs, à travers une courte vidéo, découvrez comment un logiciel peut vous faciliter la vie dans la construction et la simulation de vos budgets !
Importance du suivi régulier et de l’ajustement du budget
Le suivi régulier et l’ajustement du budget sont indispensables pour garantir la performance financière de l’entreprise.
Le suivi permet de contrôler en temps quasi réel les écarts entre les prévisions et les réalisations, et d’identifier les sources des dérives potentielles. L’ajustement permet de rectifier les écarts, de revoir les objectifs, et d’optimiser le potentiel du budget.
Pour simplifier ce processus, vous pouvez vous doter d’une solution d’élaboration budgétaire. Ils comportent de nombreux avantages par rapport à Excel.
Car ce qui est sûr, c’est qu’élaborer son budget sous Excel puis le suivre et le contrôler fréquemment est un vrai défi pour toutes les entreprises et les raisons sont assez simples à expliquer.
Tout d’abord, il ne permet pas de répondre aux besoins de solutions budgétaires automatisées, collaboratives, plus robustes et mieux adaptées à l’accélération des cycles de gestion.
Puis, il compromet la sécurité, la fiabilité et la liaison des données financières. Excel n’est pas capable de traiter des documents volumineux (les fameux plantages, si vous l’avez vécu, vous savez que c’est un véritable cauchemar) et est défaillant sur le dynamisme et l’agilité vis-à-vis d’un changement.
Clairement, afin de contourner ces différents inconvénients, le mieux est d’utiliser des logiciels adaptés et spécialisés.
Utilisation d’outils et de logiciels de gestion du budget
Pour simplifier le suivi et le contrôle du budget, l’idéal est d’utiliser des outils et des logiciels de gestion du budget. Ces outils offrent des avantages par rapport à Excel, tels que :
- Des simulations budgétaires plus aisées ;
- L’automatisation des tâches ;
- Un accès à une source unique et fiable ;
- Une intégration des critères extra financiers dans l’analyse budgétaire (évolution réglementaire avec ESG)
La liste est bien entendue non exhaustive.
