La masse salariale représente un poste budgétaire important pour une entreprise. Toutefois, elle ne doit pas être vue comme une simple dépense. Elle est aussi un outil stratégique.
Voyons comment se définit la masse salariale, quels sont ses enjeux, quelles sont les raisons qui plaident pour la piloter.
Surtout, quels avantages l’entreprise peut-elle retirer d’une bonne maîtrise de la masse salariale ? Et comment faire ? Comment calculer la masse salariale, comment mettre en place un système de prévisions et de pilotage ? Quelles solutions de pilotage de la masse salariale mettre en œuvre ? Nous répondons ici à toutes ces questions.
Qu’est-ce que la masse salariale ?
Du point de vue de l’INSEE, « la masse salariale est le cumul des rémunérations brutes des salariés de l’établissement (hors cotisations patronales) ».
Elle inclut donc les salaires et les primes que l’entreprise verse à ses salariés, cotisations sociales comprises. C’est pourquoi cela revient au même de parler de masse salariale ou de masse salariale brute.
En revanche, n’entrent dans la masse salariale :
- Ni les éléments de rémunération et autres avantages en nature ;
- Ni les cotisations patronales.
Plus qu’une simple donnée statistique, la masse salariale constitue pour toute entreprise un indicateur stratégique important pour le pilotage interne. Elle guide particulièrement la politique de recrutement et de rémunération.
Les enjeux du pilotage de la masse salariale pour une entreprise
Pour beaucoup d’entreprises, la masse salariale représente le poste de dépenses budgétaire le plus important. Elle représente parfois jusqu’à 80 % des charges. Logiquement, la dimension économique et financière est donc un de ses enjeux majeurs. La qualité de la gestion de la masse salariale conditionne l’équilibre financier, la rentabilité et la croissance d’une entreprise. Ces impacts agissent sur le long terme.
Par ailleurs, le pilotage de la masse salariale a de forts enjeux en matière sociale. Le recrutement et la rétention des talents en dépendent fortement. Il est aussi déterminant pour la motivation et la productivité des salariés.
Pourquoi piloter la masse salariale ?
Construire les budgets RH et élaborer un prévisionnel
Un des tout premiers objectifs du pilotage de la masse salariale est d’ordre budgétaire.
Le calcul et le suivi de la masse salariale vont de pair avec la construction du budget RH. Il s’agit notamment d’établir un budget prévisionnel.
Pour cela, il faut prendre en compte le contexte et les évolutions, tant internes à l’entreprise que relatives à son environnement (concurrentiel, réglementaire ou autre).
Évaluer les dépenses pour prévoir l’évolution des charges
Lorsqu’elle gère sérieusement la masse salariale, l’entreprise n’est plus dans une position où elle subit cet important poste de dépense. Au contraire, elle parvient à maîtriser la charge des rémunérations salariales. Elle anticipe également ses tendances.
L’évaluation précise de la masse salariale, et les prévisions qui en découlent, servent à orienter les décisions et à définir la stratégie RH.
Mesurer différentes hypothèses pour valider les ressources, les recrutements et politiques de rémunérations
Piloter la masse salariale, c’est aussi simuler plusieurs scénarios. Pour chaque hypothèse formulée, il s’agit donc d’évaluer le cumul des rémunérations brutes qui en résulte. Cette pratique permet de mettre en œuvre les ressources nécessaires en fonction du scénario le plus probable compte tenu des circonstances et des choix stratégiques.
D’ailleurs, en évaluant différentes hypothèses, l’entreprise peut valider ses orientations en matière de recrutement, d’augmentations individuelles et collectives, de gestion de la mobilité interne, etc.
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Quels avantages de bien maîtriser le pilotage de sa masse salariale ?
Assurer la rentabilité et la croissance de l’entreprise
Parce qu’elle représente une grande part des charges de l’entreprise, la masse salariale pèse fortement sur la rentabilité de l’entreprise. Ne pas la maîtriser peut donc conduire à altérer gravement cet indicateur de performance.
À l’inverse, une bonne gestion de la masse salariale est déterminant à la fois pour :
- Optimiser la rentabilité de l’entreprise ;
- Soutenir sa croissance.
Plus précisément, ce pilotage permet d’établir le meilleur équilibre entre rentabilité et croissance, selon les priorités de l’entreprise. Aussi, la masse salariale doit s’évaluer en relation avec le chiffre d’affaires et la marge de l’entreprise.
Cependant, bien gérer la masse salariale ne doit pas se résumer en un simple exercice de maîtrise des coûts. Il faut également tenir compte des dimensions humaines et sociales, des impacts sur le recrutement, la motivation, la productivité et la fidélisation des salariés.
Assurer la cohésion de vos collaborateurs
Parmi les avantages d’un pilotage efficace de la masse salariale, il y a aussi le soutien à la gestion du personnel. Et à son tour, celle-ci contribue à établir ou maintenir un bon climat social dans l’entreprise.
En effet, développer une connaissance analytique approfondie de la masse salariale constitue un atout majeur. C’est ainsi que le management parvient à définir des rémunérations qui soient à la fois :
- Motivantes pour les salariés ;
- Attrayantes pour le marché de l’emploi ;
- Adaptées au marché concurrentiel ;
- Suffisamment flexibles pour s’adapter aux évolutions de contexte interne et externe.
L’impact de la masse salariale n’est donc pas seulement comptable, économique et financier.
L’impact social est aussi décisif. Il faut là encore trouver le bon équilibre. C’est sans doute pourquoi la définition de la masse salariale au niveau budgétaire n’a rien de simple.
Bonne gestion des rémunérations pour une bonne productivité et une fidélisation de vos équipes
Les objectifs comptables et sociaux ne sont d’ailleurs pas forcément antagonistes. Les rémunérations brutes des salariés ne forment pas une dépense comme une autre. Elles constituent un véritable outil au service de la productivité. Il s’agit en quelque sorte d’un investissement.
En effet, en contribuant à entretenir la motivation des collaborateurs, une gestion pertinente de la masse salariale améliore cette productivité. Elle participe aussi à la fidélisation des salariés.
Cela passe de façon classique par une grille des salaires et par des politiques d’augmentations de salaires et de primes, individuelles et collectives.
Cela comprend également des orientations en matière de promotion et mobilité interne, formation, recrutement, congés payés, etc.
Comment calculer sa masse salariale ?
La masse salariale brute d’une entreprise
En complément de la définition donnée plus haut, le calcul de la masse salariale consiste à faire la somme de tous les traitements et salaires versés par l’entreprise pendant une période. Généralement, sauf mention contraire, la période correspond à une année :
- L’année précédente si l’on parle en réel ;
- L’année en cours ou l’année à venir si l’on parle en prévisionnel.
Plus précisément encore, le calcul peut s’écrire ainsi :
Masse salariale brute = somme des rémunérations brutes des salariés (salaires, primes et heures supplémentaires)
Pour rappel :
- Masse salariale et masse salariale brute sont des expressions synonymes ;
- Les avantages en nature et les charges patronales sont exclus de la masse salariale brute.
Assez souvent, les entreprises calculent aussi la masse salariale chargée. On ajoute alors, aux traitements et salaires bruts versés (masse salariale brute), les cotisations patronales correspondantes. La formule de calcul s’écrit donc ainsi :
Masse salariale chargée = masse salariale brute + charges patronales correspondantes
Enfin, il faut savoir que d’autres calculs de la masse salariale sont possibles. En effet, la prise en compte d’autres éléments peut s’avérer utile selon le contexte dans lequel s’inscrit ce calcul.
Ainsi, nous allons voir maintenant deux autres calculs :
- La masse salariale prévisionnelle ;
- La masse salariale inscrite au compte de résultat.
Le budget prévisionnel
Construire le budget prévisionnel de la masse salariale est une tâche complexe. En effet, il y a de nombreuses variables qu’il n’est pas toujours facile d’évaluer. Il s’agit notamment des primes sur objectifs, de l’intéressement et des autres bonus variables. D’autres données sont plus facilement prévisibles, comme les provisions pour congés payés.
Enfin, sur d’autres éléments, il y a parfois une visibilité partielle, au moins sur quelques mois. C’est le cas par exemple des départs à la retraite, licenciements, démissions et autres ruptures de contrats.
La masse salariale calculée pour le budget prévisionnel comprend donc généralement plus d’éléments que la masse salariale brute. La formule qui suit n’est donc qu’un des calculs possibles :
Masse salariale prévisionnelle = masse salariale chargée + provisions pour congés payés + indemnités de départs
Le compte de résultat
À l’inverse de la masse salariale prévisionnelle, le calcul de la masse salariale pour le compte de résultat comprend potentiellement beaucoup plus d’éléments.
La masse salariale peut alors se considérer dans un sens beaucoup plus large, incluant par exemple :
- La masse salariale brute (salaires, primes et heures supplémentaires) ;
- Les charges patronales correspondantes ;
- Les provisions pour congés payés ;
- Les éléments de rémunération variables corrélés à la productivité (primes sur objectifs, intéressement, bonus, etc.)
Le taux de masse salariale
Autre indicateur, le taux de masse salariale se calcule ainsi :
Taux de masse salariale = masse salariale / chiffre d’affaires HT x 100
On parle aussi de ratio ou pourcentage de la masse salariale. Il représente le poids de la masse salariale rapporté au chiffre d’affaires de l’entreprise.
Il est particulièrement utile pour établir des comparaisons :
- Entre différentes entreprises ;
- Entre une entreprise et le ratio de masse salariale du secteur d’activité.
Évidemment, le taux de masse salariale est très différent selon le secteur d’activité. Il est notamment beaucoup plus faible dans l’industrie que dans les services.
Comment construire le pilotage de la masse salariale ?
Le calcul du taux de masse salariale est déterminant pour le modèle économique de l’entreprise. Il conditionne aussi les objectifs à long terme en matière d’optimisation de la gestion du personnel, tout en garantissant les équilibres financiers.
L’équilibre est vraiment une notion de base pour le pilotage de la masse salariale. Il concerne principalement trois dimensions :
- Une politique de rémunération attractive et motivante ;
- La rentabilité et la productivité ;
- La charge de travail globale, ajustée au nombre de salariés.
Logiquement, la prévision et le suivi de la masse salariale se fondent alors sur une complémentarité entre trois angles de vue :
- Celui de la direction des ressources humaines (recrutement, motivation, fidélisation, dimension sociale) ;
- Celui des directions opérationnelles (charge de travail, compétences requises) ;
- Et celui de la direction financière (coûts directs et indirects, charges fiscales et sociales).
La multiplicité des acteurs, la complexité des enjeux et le caractère sensible des informations traitées justifient l’utilisation d’une solution spécifique et adaptée à la prévision et au pilotage de la masse salariale.
Ce type d’outil permet d’optimiser les processus de prévisions et de gestion de la masse salariale. L’outillage contribue en particulier à :
- La fiabilité des données et donc des décisions qui en sont issues ;
- L’anticipation des impacts de ces décisions ;
- La maîtrise des coûts ;
- L’optimisation fiscale et sociale ;
- La communication entre les parties prenantes.
DRH : comment piloter efficacement l’évolution de sa masse salariale ?
Les tableurs
Historiquement, les entreprises ont développé des outils sous Excel pour construire des tableaux de bord sociaux, voire pour le pilotage de la masse salariale. Certaines petites structures utilisent encore ces solutions de type tableur.
Cependant, lorsque l’entreprise grandit, Excel atteint très vite ses limites. L’outil n’est pas assez flexible ni assez précis.
En effet, certains éléments de la masse salariale exigent des simulations très fines. Il faut parfois calculer mois par mois, ou encore entrer dans le détail de chaque collaborateur, chacun étant un cas particulier.
C’est ce que l’on constate, par exemple, pour le calcul de la prime d’ancienneté. Il est presque impossible de traiter cela avec un simple tableur. De même, la prise en compte de certaines règles de gestion subtiles est très difficile sur Excel. Ce logiciel bureautique n’est tout simplement pas fait pour cela.
Excel a encore beaucoup d’autres limites par rapport aux exigences du pilotage de la masse salariale. Il pose de nombreux problèmes pour le travail collaboratif. Il ne gère pas non plus le processus, le partage des données, la construction d’hypothèses, la consolidation, la traçabilité, les alertes, etc.
Enfin, il apporte très peu de garanties en termes de sécurité, inconvénient particulièrement gênant pour manipuler des données RH à caractère sensible.
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Les solutions logicielles pour un pilotage optimisé de la masse salariale
Face aux limites des outils traditionnels comme Excel, les entreprises se tournent de plus en plus vers des solutions logicielles dédiées au pilotage de la masse salariale. Ces solutions offrent une approche intégrée et automatisée, crucial pour une gestion précise et réactive de la masse salariale. Elles permettent non seulement de collecter et d’analyser des données de manière sécurisée et en temps réel, mais aussi de réaliser des simulations complexes pour anticiper les impacts de différentes stratégies RH.
Ces logiciels intègrent souvent des fonctionnalités avancées telles que le suivi des indicateurs clés de la masse salariale, la création de scénarios prévisionnels, la gestion des augmentations salariales et des bonus, ou encore le calcul automatisé des coûts liés aux changements de personnel. La personnalisation des tableaux de bord et des rapports permet aux responsables RH et aux dirigeants de prendre des décisions éclairées, fondées sur des données fiables.
Par ailleurs, ces solutions favorisent une meilleure collaboration entre les différents départements (RH, finances, opérationnel) grâce à des interfaces utilisateur intuitives et des fonctionnalités de partage et de communication intégrées. La sécurité des données, un aspect crucial dans la gestion des informations RH, est également renforcée dans ces plateformes spécialisées, garantissant ainsi la conformité aux réglementations en matière de protection des données personnelles.
En somme, l’adoption de logiciels spécialisés en pilotage de la masse salariale représente un investissement stratégique pour les entreprises souhaitant optimiser la gestion de leurs ressources humaines tout en assurant une gestion financière saine et prédictive.
