Incontournable dans les grandes entreprises, le processus budgétaire est parfois négligé par des TPE et PME qui le jugent trop complexe. Pourtant, il sert la performance de l’entreprise, quelle que soit sa taille.
Faisons donc un point complet sur le processus budgétaire, sa définition, ses enjeux. Pourquoi et comment le mettre en œuvre ?
Voyons aussi quelles sont les solutions utilisées, quels bénéfices elles apportent aux entreprises… Et surtout, comment elles peuvent simplifier toute l’élaboration budgétaire.
Qu’est-ce que le processus budgétaire ?
Le processus budgétaire est un enchaînement d’activités et de décisions qui visent à :
- Établir un budget initial, c’est-à-dire une planification comptable et financière pour une période donnée ;
- En assurer le suivi, le contrôle et, si besoin, la révision, tout au long de la période.
Le processus budgétaire est par nature itératif. Dans une entreprise, il implique particulièrement le contrôleur de gestion, la DAF et les directions opérationnelles.
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Élaboration budgétaire, gestion budgétaire et planification budgétaire sont les synonymes les plus courants. Souvent présenté comme un outil, le processus budgétaire ne doit pas être confondu avec les solutions techniques qu’il utilise.
En revanche, il constitue bien un véritable outil de pilotage stratégique pour l’entreprise. Il contribue fortement à la mise en œuvre de sa stratégie à moyen et long terme. Certes, la gestion budgétaire implique un travail long et fastidieux. Mais des moyens existent pour la rendre plus accessible et plus fluide.
Surtout, à partir des grandes orientations de l’entreprise, le processus budgétaire permet :
- De fixer des objectifs précis ;
- D’allouer des moyens pour atteindre ces objectifs ;
- De disposer d’une visibilité tout au long de la mise en œuvre.
Quels sont les enjeux du processus budgétaire ?
Simplifier, hiérarchiser, fiabiliser et sécuriser la construction du budget
La simplification et la sécurisation de la construction du budget initial sont parmi les premiers enjeux du processus de gestion budgétaire. Une approche méthodique et structurée permet d’identifier plus facilement les éléments clés du budget : revenus, dépenses, investissements, etc.
La simplification revient aussi parfois à éliminer les éléments non essentiels et à se concentrer sur les priorités de l’entreprise.
La fiabilité du budget initial provient quant à elle de la qualité des données utilisées et de la précision des prévisions. Celles-ci doivent s’appuyer avec raison sur l’historique et sur les tendances observées ou ressenties.
Enfin, grâce à des procédures et des contrôles, le processus d’élaboration budgétaire permet d’éviter les erreurs, les oublis et la fraude. Ainsi, il sécurise la construction du budget initial.
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Simuler plusieurs budgets
En utilisant des techniques telles que la modélisation financière et la budgétisation par scénarios, le processus budgétaire parvient à simuler plusieurs budgets. Chaque budget correspond à un scénario économique et financier différent, formulé selon des hypothèses pessimistes ou optimistes.
L’élaboration budgétaire se poursuit en comparant les différents scénarios et les budgets simulés. Cela permet de prendre de meilleures décisions et, finalement, de valider un budget en conséquence.
La réduction des risques et l’anticipation de possibles situations sont d’autres avantages significatifs de la simulation de divers budgets.
Réaliser des analyses et comparatifs avec le réel
Le processus budgétaire ne se réduit pas à l’élaboration d’un budget initial. Il s’agit aussi d’effectuer un suivi et un contrôle budgétaire, par exemple sur un rythme mensuel ou trimestriel :
- Comparer le budget et le réel ;
- Identifier et analyser les écarts ;
- Engager si besoin des actions correctives en cours d’exercice pour atteindre les objectifs et améliorer la performance financière ;
- Tirer des enseignements afin d’ajuster les prévisions budgétaires pour la période suivante.
Réagir rapidement face aux nouveautés et évolutions de l’environnement
La gestion budgétaire de l’entreprise est déterminante pour réagir de manière rapide et pertinente aux événements internes et externes. Ceci peut s’avérer crucial, notamment en temps de crises ou d’incertitudes.
L’approche par scénarios contribue à cette réactivité. La modélisation et les outils jouent également un rôle majeur. Surtout, il est important de maîtriser les indicateurs clés de performance (KPI) et autres paramètres majeurs du budget. Il faut en suivre l’évolution.
Lorsque des variations importantes sont constatées, une révision rapide du budget permet de prendre des décisions efficaces.
Pourquoi faire du processus de gestion budgétaire en entreprise ?
La gestion budgétaire est un processus essentiel pour les entreprises. Le processus et les outils doivent principalement répondre aux besoins suivants.
Piloter et élaborer un budget
L’élaboration budgétaire, le pilotage du budget et le contrôle de gestion sont par définition indissociables du processus budgétaire. Les données provenant de nombreuses sources, internes ou externes (ERP, outil de paie, fichiers divers…), ainsi que les prévisions réalisées, sont stockées, agrégées, analysées. Des versions successives de budget sont créées et comparées.
Le contrôle budgétaire permet de suivre régulièrement l’évolution des revenus et des dépenses. Il garantit que la performance de l’entreprise reste alignée avec les objectifs.
Avoir une vision globale du compte de résultat
En identifiant les coûts et les revenus relatifs à chaque activité de l’entreprise, la gestion budgétaire procure une vue d’ensemble du compte de résultat, en temps réel. L’allocation des coûts transverses sur différents axes analytiques (produits, centres de coûts, pays, etc.) rend la structure des coûts et ressources plus transparente. Sa compréhension est alors plus facile.
Cela éclaire les décisions des dirigeants, au profit de la performance financière de l’entreprise.
Être capable d’analyser et de faire des comparaisons
Le processus budgétaire permet également d’analyser en profondeur les résultats réels, en les rapportant aux prévisions budgétaires. Ces analyses poussées s’effectuent dans des délais très courts.
Ainsi, l’entreprise détecte facilement les écarts. Elle peut comparer aussi rapidement plusieurs scénarios, simulations et versions de budget.
Finalement, la DAF et la direction générale sont en mesure de prendre des mesures correctives de manière très réactive.
Comment mettre en place un processus budgétaire ?
Certes, les entreprises voient souvent le processus budgétaire comme un ensemble complexe. Toutefois, il est possible de le simplifier en planifiant, et en suivant par exemple les quatre étapes suivantes.
1. Recueillir les prévisions de gestion budgétaire de chaque direction opérationnelle
L’élaboration budgétaire est un projet stratégique pour l’entreprise. L’implication de l’ensemble des services est donc essentielle.
La collecte d’informations prend idéalement la forme d’une réunion ou d’un cycle de réunions. Les responsables de chaque unité opérationnelle présentent leurs bilans provisoires pour l’exercice en cours et leurs perspectives pour celui à venir. Ils exposent aussi leurs besoins. La direction partage quant à elle les grands axes de sa planification stratégique : domaines prioritaires, opportunités, menaces, etc.
Cette étape est marquée par l’écoute, la pédagogie et l’échange. Il faut lui réserver le temps nécessaire.
2. Consolider les données pour avoir une vision globale
La direction financière ou le contrôleur de gestion se charge alors d’agréger toutes ces informations dans un document généralement nommé « note budgétaire ». Il comprend notamment les prévisions et les objectifs en termes de ventes, frais généraux et commerciaux, investissements, opérations financières, etc.
Le document contient aussi une première ébauche de budget de trésorerie afin d’estimer les besoins en fonds de roulement.
3. Chiffrer rapidement plusieurs hypothèses
Les orientations budgétaires permettent ensuite de considérer différents scénarios et de les chiffrer. Chaque hypothèse conduit à des prévisions en termes de chiffre d’affaires, marge, rentabilité, etc.
Pour finaliser le budget, la direction retient généralement une hypothèse moyenne, ou la plus probable. Elle organise une dernière réunion ayant pour objectifs le recadrage des priorités et les derniers arbitrages en termes d’investissements et autres moyens.
Chaque unité opérationnelle reçoit enfin un document budgétaire synthétique. Elle y trouve les allocations de moyens et les objectifs à atteindre en retour.
4. Comparer le réalisé aux prévisions et réajuster les plans d’actions
La dernière étape du processus budgétaire est celle du suivi et du contrôle budgétaire. Il s’agit là de comparer le réalisé aux prévisions du budget initial. Ce travail doit idéalement être le plus régulier possible, sur un rythme mensuel par exemple. C’est la condition pour disposer d’un véritable outil de pilotage budgétaire.
En fonction des écarts, l’entreprise peut ajuster ses plans d’actions de manière réactive. Elle peut aussi éventuellement modifier le budget initial pour prendre en compte le nouveau contexte.
Comment construire son élaboration budgétaire ?
Une solution encore largement utilisée, Excel
Trop souvent, l’élaboration budgétaire se réduit à une accumulation de tableaux Excel. Pourtant, cet outil bureautique n’est pas adapté à la mise en œuvre d’un véritable processus budgétaire.
Ses principales faiblesses sont les suivantes :
- Excel atteint vite ses limites en termes de volumétrie ;
- La gestion et la comparaison de plusieurs versions de budget ou scénarios est complexe ;
- Il est difficile de consolider des données provenant de différentes sources ;
- On se perd vite dans une multitude de fichiers ;
- La fiabilité de l’information est faible, les risques d’erreur importants ;
- Les règles de gestion utilisées sont opaques et difficiles à maintenir.
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Les solutions d’élaboration budgétaire, une vraie alternative à Excel
Heureusement, il existe des solutions dédiées à l’élaboration budgétaire. Plus largement, elles constituent généralement des outils de pilotage budgétaire. Certes, elles demandent aussi de s’impliquer dans le processus budgétaire. Cependant, elles prennent en charge bon nombre de tâches à faible valeur ajoutée.
Nous vous présentons un peu plus loin deux solutions d’élaboration budgétaire. Mais commençons par exposer les bénéfices qu’elles apportent. Et vous verrez que l’investissement dans ces solutions spécialisées est très vite récompensé.
Quels sont les bénéfices d’une solution d’élaboration budgétaire ?
Une solution d’élaboration budgétaire se distingue d’Excel notamment par l’intégration d’une base de données partagée et sécurisée, et par ses fonctionnalités de reporting automatisé.
Elle facilite grandement la collaboration entre les utilisateurs, participants au processus budgétaire.
En évitant de nombreuses saisies multiples, et en centralisant les règles de calcul, elle permet de gagner du temps sur des tâches à faible ajoutée. Aussi, elle réduit fortement les risques d’erreur.
Un tel outil de pilotage budgétaire fait encore gagner beaucoup de temps :
- Pour l’élaboration de multiples scénarios ;
- Lors des calculs dynamiques en cas de changements d’hypothèses et autres révisions du budget.
Une solution spécialisée bénéficie encore au processus budgétaire parce qu’elle permet :
- De simplifier et d’automatiser le suivi en temps réel des indicateurs de pilotage ;
- D’avoir une visibilité immédiate de l’activité sur plusieurs axes d’analyse.
- De pouvoir faire de la consolidation financière notamment s’il faut répondre à des exigences légales
