Dans nos précédents articles, DDP Decision est revenu en détails sur les avantages qu’apportait à l’entreprise le fait de s’équiper d’un logiciel d’élaboration budgétaire et expliqué de quelle façon celui-ci améliore la performance des organisations.
Nous terminons cette série en revenant plus en détails sur les avantages liés à la mise en place d’une solution de construction budgétaire à travers le regard croisé de trois experts de l’entreprise : Florence Pipitone, Chef de Projet PM, Timothée Martin – Consultant Avant-Vente et Romain Chagneau, chef de projet et manager équipe EPM.
Utilisez-vous toujours des feuilles de calcul pour élaborer votre budget dans votre entreprise ? Peut-être qu’il est préférable que vous fassiez évoluer votre processus, nous vous offrons un guide pour le découvrir !
L’automatisation des tâches
L’apport de la digitalisation pour les processus financiers n’est plus à démontrer. En libérant les équipes des processus manuels chronophages et à faible valeur ajoutée, les solutions d’automatisation permettent aux équipes de se recentrer sur leurs corps de métier. Exemple le plus typique : la saisie des données.
Le fait de mettre en place un outil permet de cadrer les informations, et donc de rationaliser plus efficacement le processus budgétaire, souligne Florence Pipitone.
Ainsi, alors qu’elle peut être longue et fastidieuse quand elle est manuelle, la saisie de données devient beaucoup plus rapide et efficiente via l’automatisation. Un argument confirmé par Romain Chagneau, qui insiste sur l’énorme réduction « de la marge d’erreurs lors de l’intégration des informations via les outils de performance budgétaire. »
Pour découvrir à quel point l’automatisation des tâches peut être simple et intuitive afin de vous faire gagner un maximum de temps, nous avons concocté une vidéo spécifique sur ce sujet.
Une analyse des données en temps réel
Parce qu’elle un acteur majeur de l’amélioration de la performance et de la maîtrise des risques, la direction financière a besoin d’être en lien avec la data de façon continue, mais également de pouvoir interagir quand elle le souhaite avec elle.
Les outils de reporting donnent la possibilité d’intégrer en temps réel les données et de procéder à des arbitrages ou à des changements de stratégie si la restitution des informations le suggère, souligne Timothée Martin.
La remise en question étant la qualité essentielle du dirigeant pour s’adapter aux réalités, l’efficience de cette vision plus dynamique est également mise en avant par Florence Pipitone :
Les outils modernes permettent de réorienter la stratégie quand c’est nécessaire, de remettre en cause les façons de travailler, d’identifier de nouveaux challenges ou leviers de croissance, etc.
Permettre à tous d’avoir accès à une source unique et fiable
Le fonctionnement en mode projet devient ainsi un facteur de compétitivité pour les entreprises modernes. Les outils de pilotage de la performance financière, rendus possibles grâce à la transformation digitale des organisations, participent de façon déterminante à l’amélioration des processus. Citons parmi les nombreux avantages :
- Une meilleure visibilité des enjeux pour la direction financière et aussi des autres services ;
- Le décloisonnement des silos ;
- L’amélioration du travail à distance ;
- Une meilleure agrégation des données entre les équipes, qu’elles soient nationales ou internationales ;
Cette circulation plus horizontale des informations bénéficie en outre d’une caractéristique majeure particulièrement intéressante : l’adaptabilité des informations.
Chaque département reçoit l’information dont il a besoin et travaille avec les données qui lui sont vraiment utiles, précise Florence Pipitone.
Tandis que la direction financière aura besoin d’avoir une vision globale sur les chiffres, le service marketing pourra se focaliser de son côté sur ceux liés à la stratégie de vente, le département RH sur les éléments liés à la gestion du personnel et/ou fiche de paye, etc.
Une mise en place progressive et au cas par cas
Chaque entreprise étant par nature unique, les outils de BI modernes sont « en mesure de s’adapter aux exigences de chaque organisation » souligne Timothée Martin. L’accompagnement proposé par les équipes DDP est basé sur un système de modules, favorisant ainsi une intégration progressive des utilisateurs métiers.
À titre d’exemple, il est tout à fait possible de commencer à travailler sur des données liées à la masse salariale, ensuite sur le chiffre d’affaires, puis le suivi de trésorerie, et ainsi de suite. Une intégration « par étapes », selon les termes de Florence Pipitone, permettant ainsi aux utilisateurs métiers de continuer leurs tâches opérationnelles habituelles.
Des simulations budgétaires plus aisées
Incertitudes liées à la crise, concurrence accrue, réglementation évoluant vite. La pratique de l’élaboration budgétaire n’est pas toujours un fleuve tranquille. Pour les directions financières des entreprises, les outils d’aide au pilotage de la performance apportent des méthodes d’élaborations plus agiles et adaptées.
Lors de la crise sanitaire de la Covid-19, de nombreuses organisations ont dû refaire leurs versions budgétaires en partie ou en totalité en cours d’année, souligne Romain Chagneau, chef de projet et manager équipe EPM.
L’enjeu est donc de pouvoir s’adapter aux phénomènes inconnus et de gagner en flexibilité. Les outils modernes permettent ainsi de réviser régulièrement les prévisions budgétaires et d’émettre des simulations pour réduire l’incertitude, risque numéro un des entreprises.
Le gain d’efficacité est réel, certains de nos clients ayant des résultats exploitables deux fois plus rapidement que lorsqu’ils traitaient tout de façon manuelle en interne, confirme Timothée Martin.
Nous vous montrons concrètement comment la simulation budgétaire peut-être plus facile pour vous au quotidien. Il n’y en aura pour moins de 3 minutes.
Intégration des critères extra-financiers dans l’analyse budgétaire
Avec l’évolution de la réglementation, et notamment l’adaptation de la directive CSRD* en droit français dès 2024, la prise en compte des enjeux ESG est un sujet que les entreprises ne peuvent plus ignorer. Pour les directions financières, ces critères environnementaux et sociétaux deviennent d’une importance cardinale. Si auparavant, les équipes RSE et finance travaillaient chacune de leur côté, l’interopérabilité est aujourd’hui nécessaire.
Les outils de performance budgétaire permettent aujourd’hui d’identifier les données liées à l’impact physique de leur activité.
Il est tout à fait possible d’extraire les informations liées à la consommation de CO2 par exemple, indique Timothée Martin.
Ces datas pourront ainsi être exploitées pour la création des rapports financiers et identifier des axes d’amélioration possibles
Une transparence de plus en plus exigée par les consommateurs, mais également par les investisseurs ou les partenaires économiques, eux-mêmes soumis aux mêmes exigences de communication concernant l’impact de leurs activités.
Pour en savoir plus
Si vous souhaitez vous concentrer sur votre activité et profiter des avantages apportés par l’intégration du pilotage de la performance financière, n’hésitez pas à entrer en contact avec notre équipe d’experts !
*La directive « Corporate Sustainability Reporting Directive » (dite CSRD) impose aux entreprises de plus de 250 salariés la publication d‘un rapport extra-financier relatif aux problématiques de durabilité et sur le changement climatique pour évaluer l’impact de leur activité sur l’environnement et la société.
