Le budget prévisionnel peut parfois ressembler à un rituel fastidieux. Pourtant, il constitue un outil stratégique pour l’entreprise et pour chacun de ses départements.
Vous vous interrogez parfois sur les enjeux et les objectifs du prévisionnel financier ? Vous souhaitez réviser quelques bonnes pratiques à suivre et quelques erreurs à éviter ? Vous voulez faire le point sur le rôle de la DAF et sur les outils ? Nous vous proposons cet article pour vous guider.
Qu’est-ce qu’un budget prévisionnel en entreprise ?
Définition et importance du budget prévisionnel
Le budget prévisionnel est un ensemble de tableaux financiers qui présentent l’intégralité des charges (ou dépenses) et des produits (ou recettes) de l’entreprise. Ces éléments sont fondés sur des prévisions pour la période en cours ou à venir.
Le budget prévisionnel porte sur une durée de 12 mois minimum. Souvent calé sur l’année civile ou une autre période correspondant à l’exercice comptable, il peut toutefois s’établir sur une période glissante. Aussi, l’entreprise peut élaborer un budget sur plusieurs années, par exemple dans le cadre d’un business plan.
Enfin, le budget prévisionnel constitue la feuille de route que l’entreprise souhaite suivre sur la période. C’est ce qui justifie principalement son importance.
Pourquoi le budget prévisionnel est-il crucial pour les PME/ETI ?
Certes, faire un budget prévisionnel est une activité qui peut s’avérer complexe et chronophage, particulièrement pour une PME ou une ETI. Mais faire l’impasse peut être préjudiciable.
En effet, il s’agit d’un puissant outil d’aide à la décision. Il permet d’identifier plus facilement les opportunités et les risques.
Le budget prévisionnel s’avère donc crucial pour les entreprises de toutes tailles, et plus encore si elles évoluent dans un environnement dynamique et concurrentiel.
Quelle est la différence entre un budget prévisionnel et un business plan ?
Même si le budget prévisionnel est plus ou moins connecté au business plan, les deux démarches et leurs résultats sont bien différents.
Le business plan porte sur un horizon de plusieurs années. Aussi, son champ d’études est beaucoup plus large que le seul aspect financier. Il s’étend au marché, aux canaux et circuits de distribution, à la concurrence, à la stratégie et à l’organisation de l’entreprise, etc.
Le budget prévisionnel s’intègre en quelque sorte dans le business plan. Il en affine les hypothèses tout en les traduisant en éléments financiers. Surtout, il détaille beaucoup plus précisément les dépenses et les recettes sur une durée d’un an au moins.
Quels sont les enjeux d’un budget prévisionnel pour les entreprises ?
Planification financière et prise de décision
Placées dans un environnement complexe et dynamique, les entreprises doivent prendre quotidiennement des décisions rapides et pertinentes.
Dans ce contexte, la fonction finance répond à une double exigence d’agilité et de performance. Ses décisions ont des impacts stratégiques sur l’avenir de l’entreprise, parfois même sur sa survie.
Par conséquent, pour les directions financières, faire un budget prévisionnel, c’est se doter d’un instrument qui aide à :
- Planifier et prévoir les éléments financiers ;
- Bien gérer les équilibres ;
- Participer à la stratégie globale de l’entreprise ;
- S’adapter aux évolutions dans l’entreprise et son environnement.
Le budget prévisionnel donne aussi de la visibilité. Il aide ainsi les Directions Financières à prendre rapidement des décisions éclairées, en toute quiétude.
En offrant une vision fiable et actualisée sur les prévisions et les écarts entre prévu et réalisé, il permet d’anticiper, de simuler les impacts financiers de diverses options et de retenir la meilleure. Il permet également d’être réactif, de prendre les bonnes décisions au bon moment pour s’adapter.
Gestion des risques financiers
En entreprise, la direction financière est un acteur majeur de la gestion des risques financiers. Et le budget prévisionnel contribue de différentes façons à relever ce défi.
D’abord, comme nous venons de le voir, le budget prévisionnel donne de la visibilité. Il est donc un outil pour réduire l’incertitude, un des principaux risques pour l’entreprise.
De plus, établir un budget prévisionnel implique l’ensemble des directions et départements de l’entreprise, sans oublier l’expert-comptable. Cette collaboration favorise par elle-même la perception des risques internes et externes et des actions préventives à mettre en place.
Il faut donc envisager le budget prévisionnel à la fois comme un instrument et une méthode contribuant globalement à la maîtrise des risques.
Intégration et automatisation des processus budgétaires
Un autre enjeu majeur relatif au budget prévisionnel réside dans l’intégration et l’automatisation des processus budgétaires.
En fait, le budget prévisionnel en tant qu’outil ou instrument doit lui-même être bien outillé, ainsi que tous les processus liés. Il faut veiller également à optimiser l’intégration de ces outils avec d’autres processus et solutions.
Cela implique la mise en place d’un système complet, automatisé et intégré. Un tel système procure de nombreux avantages et réduit de nombreux risques que nous détaillerons plus loin.
Vous pouvez d’ailleurs retrouver une vidéo concrète des gains de l’automatisation et d’une manière possible de mettre en place un workflow budgétaire pour votre entreprise !
Quels sont les objectifs d’un budget prévisionnel ?
Anticiper et évaluer la rentabilité de la stratégie de développement
Le budget prévisionnel et le processus budgétaire dans son ensemble ont d’abord pour objectif de garantir la bonne santé financière, la performance et la rentabilité de l’entreprise.
À la création de l’entreprise, le budget prévisionnel est un des principaux tableaux financiers du business plan. Il oriente les réflexions stratégiques en estimant les besoins de financement et la performance économique attendue.
Sur un rythme annuel, il sert à anticiper la performance future. Il prévoit un résultat d’atterrissage en fin d’exercice fiscal. Celui-ci permet à son tour, par exemple, d’estimer la capacité d’investissement.
Sur la base de ces prévisions, il s’agit d’effectuer un suivi avec des évaluations périodiques et, si besoin, des mises à jour.
De manière plus détaillée, le budget prévisionnel et son suivi permettent :
- D’identifier les activités les plus rentables et celles qui ne sont pas rentables et de prendre des décisions en conséquence ;
- De piloter la croissance de l’entreprise ;
- D’estimer la pertinence économique et financière d’un investissement ou autre projet.
Sécuriser sa trésorerie
Un autre objectif du budget prévisionnel est d’anticiper les mouvements de trésorerie, et plus encore les creux. Il constitue ainsi une aide au pilotage du cash.
Même si idéalement il comprend aussi un compte de résultat prévisionnel, un plan de financement et un bilan prévisionnel, un exemple de budget prévisionnel peut d’ailleurs se limiter à un simple tableau de trésorerie.
Parce qu’il facilite l’anticipation de la position de cash, le budget prévisionnel aide à prendre les décisions pertinentes au bon moment. Il permet plus généralement de prévoir quels seront les futurs besoins en fonds de roulement.
Inspirer confiance auprès des investisseurs et partenaires bancaires
Les deux objectifs précédents contribuent sans aucun doute à cette troisième ambition. En effet, le budget prévisionnel est un outil de communication appuyant les demandes de crédit ou autres recherches de financement, parce qu’il :
- Permet de mieux anticiper et suivre la rentabilité de l’entreprise ;
- Facilite sa gestion de trésorerie ;
- Mais aussi parce qu’il soutient directement sa crédibilité vis-à-vis des banques, des établissements financiers et des investisseurs.
Les partenaires financiers apprécient tout ce qui peut leur donner davantage de confiance. Un budget prévisionnel décliné en plusieurs scénarios peut ainsi démontrer une certaine maîtrise de la prévision et du pilotage.
Comment réaliser une prévision budgétaire réussie ?
Définir des objectifs réalisables
En préambule, gardez bien en tête que vos prévisions budgétaires ne doivent être ni trop optimistes ni trop pessimistes. L’optimisme est certes le bienvenu dès lors que votre entreprise est dans une optique de développement.
Idéalement, vous devez donc définir des objectifs raisonnablement optimistes. Dans tous les cas, ils doivent être réalisables.
Un budget fondé sur des hypothèses inatteignables ne vous servira à rien. Au contraire, il peut vous conduire à engager des dépenses inutiles et à mettre en péril votre situation financière.
Estimer le volume de ventes et de revenus
La première étape consiste donc à établir vos prévisions de revenus. Il s’agit principalement du chiffre d’affaires qui dépend du volume de vos ventes et des prix pratiqués.
Cette étape est facile si votre carnet de commande est déjà bien rempli sur la période considérée. Mais dans la plupart des cas, il vous faut estimer les quantités vendues et les prix unitaires correspondants.
Dans le cas d’une entreprise déjà en activité, l’historique des exercices antérieurs forme une base intéressante. Il suffit d’y incorporer les perspectives de développement et de diversification, et les autres sources de revenus le cas échéant.
En revanche, si votre entreprise démarre son activité, vous devez évaluer votre chiffre d’affaires des premières années dans le cadre du business plan. Une étude de marché constitue alors un appui particulièrement utile pour de telles estimations.
Évaluer les dépenses variables et déterminer les coûts fixes
Après les recettes, il s’agit de prévoir les charges de votre entreprise sur la période à venir.
Les objectifs et les autres hypothèses conditionnent non seulement l’estimation des coûts variables mais également les charges fixes.
Les dépenses variables dépendent directement du niveau de la production. Elles incluent matières premières, marchandises, consommables, énergie (en industrie), sous-traitance, etc.
Mais, bien qu’indépendants des quantités produites, les coûts dits fixes peuvent varier eux aussi. En effet, les différentes hypothèses et les choix relatifs au développement et autres aspects stratégiques impactent les salaires, les loyers, les achats de fournitures de bureau et de petit équipement, les honoraires, les frais de télécommunications et de marketing, les impôts et taxes, etc.
Ces deux types de dépenses doivent donc faire l’objet d’évaluations spécifiques en fonction des postulats pris dans le cadre du budget prévisionnel.
Mettre en forme les résultats de manière claire
Enfin, le budget prévisionnel est un outil qui est bien plus utile si vous le partagez. Il s’agit de partage en interne d’abord, entre toutes les parties prenantes, mais aussi pour les banques, investisseurs, etc.
C’est pourquoi la mise en forme est un point à ne pas négliger.
Tous les éléments, y compris les hypothèses retenues, doivent figurer dans le tableau de bord budgétaire. Cela permet plus facilement :
- De suivre le budget, de comparer le prévisionnel et le réel ;
- De faire des ajustements si nécessaire.
Quelles sont les erreurs courantes dans l’élaboration d’un budget prévisionnel ?
Sous-estimation des coûts
Pour établir un bon budget prévisionnel, il faut aussi éviter de tomber dans quelques pièges assez courants.
La première erreur classique revient à sous-estimer les charges.
En particulier, il est assez commun d’oublier ou de faire volontairement l’impasse sur des dépenses qui ne représentent que des faibles montants. Or, en s’accumulant, ces petites sommes peuvent fausser le budget prévisionnel de manière significative.
Il faut donc de la rigueur pour prendre en compte toutes les dépenses prévisionnelles. Pour s’assurer une certaine marge de manœuvre et couvrir des oublis et autres imprévus, vous pouvez enfin ajouter un poste de dépenses « autres » représentant un certain pourcentage du chiffre d’affaires, autour de 3 % par exemple.
Par ailleurs, n’oubliez pas d’inclure les paiements de charges URSSAF, décaissements de TVA et autres taxes, en fonction de vos propres échéanciers.
Manque de communication et de coordination entre les équipes
Une autre erreur assez courante et pourtant vraiment pénalisante pour que le processus d’élaboration budgétaire atteigne ses objectifs, c’est l’insuffisance de communication, de coordination et de coopération.
En effet, le budget prévisionnel ne doit pas se construire en solitaire. Au contraire, il nécessite un travail collaboratif, impliquant vraiment l’ensemble des équipes projets et des services de l’entreprise.
C’est ainsi que l’on garantit la cohérence :
- Entre les prévisions budgétaires, la stratégie financière et la stratégie globale de l’entreprise ;
- Entre les moyens, les objectifs et les plans d’actions ;
- Et aussi entre la direction financière, la direction générale, les équipes et les collaborateurs eux-mêmes.
Quel est le rôle du DAF dans l’élaboration du budget prévisionnel ?
Coordination des équipes et présentation d’une synthèse
La direction financière joue un rôle essentiel dans la construction du budget prévisionnel. Elle est responsable de l’ensemble du processus.
L’élaboration du budget prévisionnel s’effectue généralement en mode projet, piloté par la Direction Financière. Parce que ce projet nécessite l’implication de tous les départements de l’entreprise, elle coordonne les équipes. Elle les assiste et les dirige pour atteindre les objectifs de cet exercice.
En retour, la Direction Financière se charge de présenter un rapport synthétique aux équipes, y compris avec des tableaux de prévisions spécifiques à chaque service.
Ce type de communication est important pour la mise en application de la planification financière et stratégique. Mais c’est aussi un moyen pour la DAF, en quelque sorte :
- De remercier les équipes pour leur contribution ;
- De les motiver et de les mobiliser pour la suite du processus, et de les impliquer au quotidien pour que le réel ne dérive pas du budget.
Clarté et fluidité du processus budgétaire
La direction financière a aussi pour mission de clarifier et de fluidifier le processus budgétaire. Cela consiste notamment à simplifier le travail de planification budgétaire et à accélérer le processus de décisions.
Pour cela, la DAF doit engager plusieurs actions :
- Sensibiliser et former les équipes, financières et autres, aux bonnes pratiques ;
- Automatiser les tâches qui peuvent l’être avec des solutions logicielles adaptées et performantes ;
- Définir, partager et appliquer une méthode claire et transparente, notamment dans l’intégration et l’harmonisation des données ;
- Suivre le budget en continu, l’ajuster et le réviser quand c’est nécessaire.
Définition des prévisions critiques pour l’entreprise
Il est parfois difficile voire impossible de faire des prévisions budgétaires précises sur l’ensemble des recettes et des dépenses.
La Direction Financière doit donc définir des niveaux de priorité ou de criticité. Ce travail s’opère en fonction de la stratégie de l’entreprise et du contexte interne et externe.
Ainsi, pour une entreprise qui engage un grand chantier de réduction des coûts, l’effort devrait se porter davantage sur les prévisions de dépenses, et moins sur les recettes.
Si, autre exemple, une activité ou une gamme de produits est jugée plus critique que d’autres, cela peut justifier que la DAF analyse avec précision les données collectées, élabore plusieurs scénarios budgétaires et fournisse des synthèses très détaillées.
Quelles solutions existent pour un budget prévisionnel efficace ?
Utilisation d’Excel : avantages et limites
Le tableur reste un outil très présent dans les entreprises et en particulier dans les services financiers. Microsoft Excel et ses concurrents cèdent toutefois du terrain face à des solutions logicielles plus élaborées.
Pour ce qui concerne l’élaboration du budget prévisionnel, Excel dispose effectivement de quelques atouts.
D’abord, c’est un outil standard et populaire, mais aussi adaptable, selon les particularités des utilisateurs, les consignes de la DAF, les besoins de l’entreprise et de son activité…
Un autre avantage significatif est d’ordre économique. En effet, Excel est un outil qui coûte très peu cher.
Mais il faut bien avoir conscience également des inconvénients et des limites d’Excel.
Plusieurs de ces limites viennent du fait que l’utilisation d’Excel implique de nombreuses opérations manuelles :
- La création et la maintenance du modèle ;
- La saisie des données ;
- Les contrôles, corrections, mises à jour et autres traitements de ces données ;
- La communication et le partage du budget prévisionnel en cours d’élaboration et pour la diffusion finale.
Cela présente deux types d’inconvénients :
- Du temps perdu sur des tâches chronophages, souvent sans grande valeur ajoutée ;
- Des risques d’erreurs et un manque de fiabilité accentué par le manque de traçabilité des opérations.
Par ailleurs, le manque d’automatisation sur Excel est particulièrement pénalisant quand le volume de données est important et quand les sources d’intégration sont multiples. En sortie, Excel n’est pas adapté aux analyses multidimensionnelles et présente des limites en termes de présentation et de reporting.
Enfin, Excel apporte peu de gages de sécurité et il ne facilite pas le travail collaboratif pourtant indispensable à l’élaboration d’un budget prévisionnel.
Solutions logicielles d’élaboration budgétaire : avantages et bénéfices
Au vu des limites d’Excel et autres tableurs, on comprend pourquoi les entreprises optent de plus en plus pour des logiciels d’élaboration budgétaire modernes et performants. Ces solutions logicielles ont à l’inverse de nombreux atouts à faire valoir.
Quelles que soient les spécificités de l’entreprise, sa taille ou son secteur d’activité par exemple, la mise en œuvre d’un logiciel de ce type peut se faire de manière progressive et adaptée.
Les meilleurs logiciels d’élaboration budgétaire intègrent parfaitement l’aspect collaboratif du processus. Ils facilitent cette collaboration en temps réel tout en centralisant et fiabilisant les données.
L’automatisation des tâches réduit fortement le temps passé sur des tâches chronophages et à faible valeur ajoutée. Automatiser les saisies et les nombreux contrôles intégrés permet d’augmenter la cohérence et la fiabilité des données et donc du budget prévisionnel résultant.
L’intégration avec d’autres systèmes de l’entreprise (ERP, CRM et autres) génère aussi des gains de temps importants.
La performance de ces logiciels leur permet de gérer de gros volumes de données. L’analyse s’effectue en temps réel.
Parmi leurs fonctionnalités, les logiciels d’élaboration budgétaire offrent une gestion des versions pour suivre toute mise à jour ou autre modification, voire pour comparer plusieurs scénarios. Cela facilite les simulations budgétaires. Cela permet également à chaque acteur, contributeur ou partie prenante d’accéder à une source unique, actualisée et partagée à tout instant.
Enfin, ces logiciels renforcent la sécurité du processus. Ils gèrent efficacement les contrôles d’accès. Ils disposent de fonctionnalités d’audit et participent à améliorer la conformité.
Des témoignages et exemples concrets pour illustrer l’efficacité des solutions logicielles
Améliorer le budget prévisionnel et le pilotage de la masse salariale
Caran d’Ache, fondée à Genève produit des instruments d’écriture et de dessins. L’entreprise a choisi Prophix pour optimiser la gestion de son budget prévisionnel et de sa masse salariale.
Cette solution permet de créer des scénarios détaillés, d’anticiper les besoins financiers tout en garantissant une unicité des données et une meilleure fiabilité dans les comparaisons.
Caroline Charpier, Directrice Générale :
Le logiciel d’élaboration budgétaire Prophix offre de la flexibilité, de la sérénité et une puissance de feu pour établir des scénarios, des comparaisons, sans être dans un magma comme c’était le cas avec Excel, et ça, c’est énorme !
Découvrez le témoignage complet en lecture et vidéo de Caran D’Ache.
Optimiser les processus budgétaires
Mayoly Spindler, un laboratoire pharmaceutique français, a choisi de digitaliser ses processus budgétaires avec IBM Planning Analytics afin d’améliorer la performance de ses analyses financières.
Grâce à cette solution, l’équipe de contrôle de gestion a considérablement augmenté ses capacités d’analyse tout en sécurisant la collecte et la consolidation des données pour l’ensemble de ses filiales.
Agnès Golléty, Directrice du Contrôle de Gestion :
Il nous manquait le plus intéressant : le pourquoi de l’écart. Avec IBM Planning Analytics, nous pouvons mettre en place des règles plus puissantes, produire plus vite et dégager du temps pour l’analyse, notre coeur de métier !
Découvrez le témoignage complet en lecture des laboratoires Mayoly Spindler.
