En matière d’élaboration budgétaire, le budget des ventes constitue un élément majeur. Il est un outil de pilotage important en lui-même. Il conditionne aussi la plupart des autres budgets de l’entreprise. Nous vous proposons ici un tour d’horizon sur cette thématique.
Nous présentons d’abord la définition, les enjeux et les objectifs du budget des ventes. Enfin, nous expliquons comment construire un budget des ventes et quelles solutions utiliser.
Qu’est-ce que le budget des ventes ?
Pour une entreprise, établir le budget des ventes revient à estimer les ventes prévues sur une période en cours ou à venir, en quantités et en montants.
Le budget des ventes est une clé de voûte pour la gestion budgétaire dans son ensemble. En effet, les prévisions des ventes sont des éléments précieux afin de poursuivre l’élaboration budgétaire sur d’autres axes : production, investissements, approvisionnements, stocks, trésorerie, etc.
Aussi, cette pratique permet d’analyser rétrospectivement les ventes réelles. Surtout, c’est l’occasion de remettre en question les produits et services proposés, et d’anticiper leur adaptation à la demande future.
Quels sont les enjeux du budget des ventes ?
Simplifier, fiabiliser, sécuriser la construction du budget des prévisions de vente
La simplicité, la fiabilité et la sécurisation sont des points d’attention majeurs pour la construction du budget des ventes. Certes, ces enjeux sont importants pour tout processus d’élaboration budgétaire. Mais ils le sont plus encore pour le budget des ventes car tous les autres budgets dépendent en partie de celui-ci.
Lorsqu’il s’agit de définir les prévisions des ventes, la précision doit être maximale. En effet, chaque écart se répercutera inévitablement de manière amplifiée sur d’autres budgets.
La qualité des données utilisées pour établir le budget des ventes est donc cruciale. Cela concerne les informations internes et externes.
Le traitement de ces données doit également être optimal. La méthode, les outils et le contrôle constituent des points d’appui indispensables.
Simuler plusieurs budgets, les comparer, puis valider le budget final
La prévision n’est pas une science exacte. Les prévisions des ventes n’échappent pas à la règle.
Ainsi, la construction du budget des ventes implique nécessairement l’examen de différents scénarios. Le processus d’élaboration consiste alors à simuler un budget pour chaque scénario retenu.
Cette construction est progressive. Elle passe par la confrontation et la comparaison des différents scénarios et des budgets correspondants. Là aussi, les outils peuvent aider considérablement.
La créativité et l’esprit critique conduisent à créer plusieurs versions du budget des ventes. Au terme du processus, une version finale est retenue.
Réaliser des analyses et comparatifs poussés avec le réel
Le budget des ventes ne constitue un véritable outil de pilotage que s’il est régulièrement comparé au réel.
Ainsi, il est très important de comparer les ventes réelles aux ventes prévues. Selon le cycle de vente de l’entreprise, les comparatifs s’effectuent sur un rythme quotidien, hebdomadaire, mensuel, ou parfois plus long encore.
Une sérieuse analyse des écarts permet d’alerter et, si besoin, de prendre les décisions correctives adéquates. Elle sert aussi à améliorer le processus d’élaboration du prochain budget des ventes.
Réajuster le budget (rolling forecast)
Les écarts constatés entre ventes prévues et ventes réelles peuvent conduire à réajuster le budget des ventes en cours de période. L’évolution du contexte propre à l’entreprise ou de son environnement est un autre déclencheur de cette action.
Il est possible de faire ce réajustement assez simplement en reprenant un scénario préalablement étudié. Parfois, cela implique en revanche de reprendre plus complètement le processus d’élaboration.
En appliquant le principe du rolling forecast, ou budget glissant, l’entreprise peut même instaurer la révision permanente du budget des ventes.
Pourquoi faire son budget des ventes ?
Pour construire un budget des ventes efficace
Il y a une différence entre faire de simples prévisions des ventes et établir un budget des ventes qui soit véritablement utile au pilotage de l’entreprise.
L’efficacité du budget des ventes dépend de l’intention que l’on y met. Cela revient surtout à mettre en place une approche méthodique, systémique.
Ainsi, le budget des ventes permet d’intégrer plus facilement des nouveaux produits, par référence aux gammes existantes. Il se préoccupe aussi :
- Du partage de l’information, alimentant les budgets marketing ou autres ;
- Du stockage et de l’exploitation des données historiques.
Il porte son attention sur la saisie des informations, manuelle, semi-manuelle ou automatique, depuis d’autres outils. Des procédures ou masques de saisie sont mis à disposition de chaque canal de distribution.
Enfin, un workflow de validation permet de construire et entériner le budget de ventes.
Un suivi des ventes optimal
Un budget des ventes bien construit, c’est également une condition nécessaire à un bon contrôle des ventes. Ce suivi consiste en :
- La comparaison entre les ventes prévues et les ventes réalisées ;
- La mise en évidence des écarts, sur prix ou sur quantités ;
- L’analyse de ces écarts.
Le suivi et, surtout, cette étape d’analyse permettent d’aider à la prise de décisions. Cette aide est particulièrement précieuse, en cas d’écarts défavorables (ventes réelles inférieures aux ventes prévues), afin de lancer des plans d’actions correctives.
Ces derniers peuvent concerner notamment la qualité, la politique tarifaire, la promotion des ventes, l’équipe commerciale, le réseau de distribution, etc.
Intégration au compte de résultat
La construction d’un budget des ventes est très utile au calcul du résultat prévisionnel.
Les prévisions des ventes alimentent directement le compte de résultat prévisionnel. Plus indirectement, le budget des ventes facilite aussi la répartition des charges prévisionnelles et l’imputation des centres de coûts.
Grâce à cette intégration globale, il contribue à la synthèse budgétaire.
Rolling forecast
Le budget des ventes revêt une importance encore plus grande pour toute entreprise qui souhaite mettre en place un rolling forecast. Cette pratique de budget glissant est de plus en plus courante.
Il faut dire que le rolling forecast a de nombreux avantages :
- Par son mécanisme de révision régulière, il aide à définir des budgets réalistes ;
- Il permet aussi de prendre en compte la performance financière de l’entreprise sans délais ;
- En donnant une meilleure vision de la réalité immédiate, il facilite la prise de décisions et la réactivité.
Parce que le budget des ventes est essentiel pour tout le processus, il est encore plus stratégique dans le cadre d’un rolling forecast.
Ce n’est d’ailleurs pas un hasard si le cycle de vente est un facteur déterminant pour fixer la durée et la fréquence de mise à jour du budget glissant.
Comment calculer et établir son budget des ventes ?
Définir son prévisionnel de vente
Le budget des ventes ne se réduit pas aux seules prévisions des ventes. En réalité, celles-ci en constituent la première étape. Pour construire ce prévisionnel de vente, plusieurs méthodes existent. Et il est fortement recommandé de les combiner.
Cette combinaison revient finalement à se baser sur de nombreux facteurs, internes et externes à l’entreprise, tels que :
- Les données historiques des ventes réelles ;
- Des sondages d’intentions auprès de la clientèle potentielle ;
- Les prévisions du secteur d’activité ;
- Le cycle de vente ;
- L’entonnoir de conversion ;
- L’intuition des équipes commerciales…
Avoir connaissance des délais de recouvrement client
Pour établir le budget des ventes, il faut encore tenir compte des délais de recouvrement des comptes clients. Car les ventes réelles ne sont constatées que lorsqu’elles sont encaissées.
Comme pour le prévisionnel de vente, la complexité est double. Il faut d’abord disposer des données pertinentes et suffisantes. Et il faut ensuite les analyser et les transformer en prévision d’encaissements, en fonction de ces délais de recouvrement.
La suite du processus n’est alors plus qu’une affaire de calculs. Les outils traitent cette dernière tâche de manière automatique.
Utiliser une solution d’élaboration budgétaire
Évidemment, les outils entrent en jeu bien avant la phase ultime de calcul du budget des ventes. L’utilité d’une solution d’élaboration budgétaire sur l’ensemble du processus est d’ailleurs incontestable.
Une telle solution permet en particulier :
- Un précieux gain de temps sur des tâches à faible valeur ajoutée telles que la saisie et la consolidation de données ;
- La gestion simplifiée de multiples scénarios de prévisions ;
- Le re-calcul dynamique lors d’un changement d’hypothèse ;
- L’automatisation en temps réel des indicateurs de pilotage ;
- La restitution immédiate sur divers axes et niveaux d’analyse.
Selon l’outil choisi, ces fonctionnalités sont plus ou moins couvertes. La plupart des solutions présentent encore d’autres avantages, notamment sur des aspects collaboratifs et de sécurisation.
Quelle solution choisir pour construire son budget des ventes ?
Excel, une solution viable ?
Il existe des modèles de budget des ventes sur Excel. Cette solution peut éventuellement convenir à certaines TPE. Toutefois, il faut bien se souvenir qu’Excel est un outil bureautique. Il aide notamment sur l’automatisation des calculs.
En revanche, il ne constitue pas une solution d’élaboration budgétaire. Ainsi, la plupart des fonctionnalités mentionnées plus haut sont faiblement couvertes.
Enfin, l’utilisation d’Excel augmente significativement les risques d’erreurs de saisie. Plus généralement, cet outil ne garantit pas la fiabilité et la sécurité des données.
Solutions logicielles pour le budget des ventes
L’adoption d’un logiciel dédié au budget des ventes est essentielle pour une gestion financière précise et efficace. Nous avons un article dédié spécifiquement aux meilleures solutions FPM du marché. Ces outils fournissent des fonctionnalités clés telles que l’automatisation des entrées de données, la gestion de scénarios de prévision multiples et des tableaux de bord dynamiques pour un suivi en temps réel.
Pour les grandes entreprises, des solutions intégrées offrent des capacités avancées de gestion budgétaire globale, facilitant une intégration fluide avec les systèmes ERP existants et offrant un soutien complet pour une gestion financière à grande échelle.
Les PME bénéficient de plateformes flexibles et conviviales, idéales pour répondre à des besoins de reporting financier et de modélisation plus dynamiques. Ces solutions facilitent l’adaptation aux changements rapides dans l’environnement d’affaires et permettent une planification financière plus réactive.
Les petites entreprises peuvent opter pour des outils plus abordables qui offrent des fonctionnalités essentielles pour la prévision de trésorerie et la budgétisation, sans nécessiter des investissements lourds en infrastructure.
Ces logiciels améliorent la planification financière et augmentent la précision des prévisions, jouant un rôle crucial dans la prise de décision stratégique et l’optimisation des performances commerciales.
