Placées dans un environnement de plus en plus complexe et instable, les entreprises ont besoin de méthodes agiles pour piloter leur performance financière. Alternative ou complémentaire à l’approche budgétaire traditionnelle, la pratique du rolling forecast est une solution très prisée.
Vous souhaitez en savoir plus sur cette méthode du plan prévisionnel glissant ? Découvrez dans cet article en quoi elle consiste, pourquoi elle est stratégique et comment la mettre en place.
Rolling forecast : définition
Quels sont les principes de base du rolling forecast ?
Le principe central du rolling forecast est celui de prévisions glissantes. Cette pratique revient donc à établir des prévisions financières et budgétaires, non pas pour l’année civile mais pour une durée constante, généralement entre 12 et 24 mois, en prenant notamment en compte des évènements récents.
Concrètement, la planification est mise à jour en continu, le plus souvent sur un rythme mensuel. Le rolling forecast est un outil de pilotage financier qui facilite la prise de décision.
Il permet des ajustements en temps réel, sur un rythme mensuel ou parfois trimestriel, en fonction de la durée des périodes glissantes. Ainsi, il est particulièrement adapté à la prise en compte des changements du contexte et de l’environnement de l’entreprise, et plus globalement à la gestion des aléas.
Cette méthode priorise la stratégie et la vision long terme, plutôt que la gestion orientée exercice fiscal.
Prévisions glissantes vs prévisions statiques
Alternative aux prévisions budgétaires classiques établies sur l’exercice, le rolling forecast se distingue par son caractère agile. Il n’est plus besoin d’attendre la fin d’année pour travailler sur de nouvelles prévisions.
Plus concrètement, l’entreprise peut ainsi réviser plus fréquemment sa stratégie et son budget en fonction d’évolutions économiques, sectorielles, géopolitiques, organisationnelles, etc. Les prévisions glissantes lui permettent de réagir plus rapidement et plus efficacement, en ajustant sa planification.
Quels sont les objectifs du rolling forecast ?
Diriger la performance financière de l’entreprise
Parmi les objectifs principaux du rolling forecast, il y a d’abord l’aide au pilotage de la performance financière.
Le plan prévisionnel glissant améliore la visibilité et facilite le travail des contrôleurs de gestion. Il simplifie l’évaluation en temps réel des besoins en trésorerie.
Il permet aussi d’établir les prévisions et de planifier sur un intervalle de temps adapté à l’entreprise, à ses caractéristiques, son contexte, ses objectifs, etc. L’horizon glissant est donc à court, moyen ou même long terme, au choix.
Détecter les écarts budgétaires pour ajustements nécessaires
Les prévisions glissantes aident à mieux repérer les écarts, plus efficacement et plus rapidement. L’entreprise est alors en mesure de prendre de meilleures décisions, simples mesures d’ajustement ou révision plus profonde.
Le rolling forecast rend la prise en compte des écarts budgétaires et financiers plus dynamique et plus agile.
Grâce à cette méthode, l’analyse est plus fine, plus proche du réel. Elle favorise l’identification des failles dans la précision et la pertinence des prévisions de la courte période qui vient de s’achever, ou dans la planification financière.
Comparer les objectifs fixés aux résultats attendus
Le processus budgétaire consiste principalement :
- D’abord, à effectuer des prévisions ;
- Puis à comparer les résultats réels à ces prévisions.
La mise en place des prévisions glissantes réduit drastiquement la période de ce processus récurrent. Il la divise souvent par 12 (si l’on passe d’un budget annuel à un rolling forecast mensuel), ou a minima par 4 (rolling forecast trimestriel).
Par conséquent, les cycles de planification sont également raccourcis de manière significative.
Ce rythme favorise la prise en compte en temps réel des résultats, de la situation, du contexte et des perspectives. Il permet la comparaison, au plus près des prévisions et des constatations, entre le prévu et le réalisé.
Il facilite aussi la traduction des objectifs fixés par la direction de l’entreprise en prévisions de résultats.
Guider et motiver les équipes dans la mise en œuvre de la stratégie de l’entreprise
Un autre but du rolling forecast concerne la direction stratégique de l’entreprise. En effet, la réévaluation mensuelle ou trimestrielle des prévisions rend possible l’adaptation régulière de la stratégie en fonction de l’évolution des données internes et externes.
L’entreprise est alors en mesure d’allouer des ressources de manière plus agile en réponse aux ajustements opérés. Car la finalité du plan prévisionnel glissant n’est pas de prédire, mais plutôt de révéler certains changements utiles voire nécessaires.
Parce qu’elle facilite ce processus de décision, et parce qu’elle contribue à établir une stratégie qui réduit les risques pour l’entreprise, la pratique du rolling forecast entraîne les équipes dans la mise en œuvre de ce plan tourné vers l’avenir.
Pourquoi le rolling forecast est-il essentiel pour la performance financière des entreprises ?
Réduction des incertitudes
En permettant aux entreprises de s’adapter de manière agile à des conditions qui évoluent en permanence, le plan prévisionnel glissant est un outil pour réduire leur exposition au risque.
En effet, le rolling forecast prend en compte une multitude de facteurs d’incertitude. Grâce à cette méthode itérative, l’entreprise opère un suivi au plus près. Elle garde le contrôle pour sécuriser sa performance financière.
Il n’est donc pas étonnant que les prévisions glissantes soient plébiscitées, entre autres, par les entreprises évoluant dans un secteur d’activité instable ou utilisant des matières premières volatiles.
Meilleure allocation des ressources de l’entreprise
La grande capacité d’adaptation qu’offre le rolling forecast ne sert pas seulement à mieux gérer les risques. Elle est aussi utile pour optimiser la gestion d’entreprise et notamment pour saisir des opportunités.
En travaillant régulièrement sur son plan prévisionnel glissant, l’entreprise acquiert une meilleure compréhension :
- De sa situation financière ;
- De l’évolution des conditions commerciales ;
- Et plus globalement, des changements de circonstances relatives à l’entreprise, à son marché, à son secteur d’activité, etc.
Forte de cette vision actualisée, la direction de l’entreprise peut réagir rapidement en allouant des ressources là où c’est le plus pertinent. Le rolling forecast améliore ainsi le pilotage financier.
Réactivité accrue face aux changements du marché
La réactivité est une autre raison qui plaide pour la pratique du plan prévisionnel glissant.
L’adoption de cette méthode implique une augmentation de la fréquence de mise à jour des données de pilotage. Elle augmente par conséquent l’agilité dans l’adaptation face aux changements.
Grâce à des cycles de planification plus courts, le rolling forecast facilite l’identification des écarts de performance. Par suite, les décisions correctives sont plus rapides et plus efficaces.
Plans d’action basés sur des données actuelles
Enfin, le rolling forecast est important pour la performance financière parce qu’il conduit à actualiser en permanence les données de pilotage. La méthode accroît la visibilité de l’entreprise sur sa performance et sur son environnement.
L’ensemble des données très actuelles indispensables à cette pratique permet alors de définir des plans d’action pertinents pour renforcer ou ajuster la stratégie financière de l’entreprise.
Finalement, le rolling forecast est une véritable solution de gestion au service du pilotage et de la performance.
Qu’est-ce qu’une prévision glissante sur 12 mois ?
En pratique, le rolling forecast se matérialise souvent par une prévision glissante sur une durée constante de 12 mois.
Une prévision glissante sur 12 mois, c’est une anticipation dynamique qui, à la différence du traditionnel cycle budgétaire annuel, n’est pas borné par la fin de l’exercice fiscal. Elle s’affranchit donc des contraintes de l’année calendaire.
Elle applique une méthode qui repose sur des mises à jour mensuelles. Cette démarche favorise les ajustements en continu, en temps réel. Et lorsque les évolutions de contexte le justifient, la mise à jour peut même aller jusqu’à une refonte plus ou moins complète.
Chaque mois, il ne s’agit donc pas seulement de rajouter un douzième mois de prévision à la suite des 11 mois qui faisaient déjà l’objet d’une prévision. Il s’agit bien de tout réévaluer, et de conserver en permanence cet horizon de 12 mois.
Conseils pour élaborer ses prévisions glissantes sur 12 mois
Construire ses prévisions sur la base de performances historiques
Pour mettre en œuvre votre rolling forecast, vous devez commencer par vous appuyer sur des données historiques. Dans cette base de données, il faut s’intéresser principalement aux informations concernant la performance, alimentées par votre reporting financier.
La construction du plan prévisionnel glissant utilise ces informations pour élaborer et mettre à jour les prévisions sur toute sa durée, 12 mois ou plus.
Mettre à jour ses hypothèses
En complément à vos données historiques, vos prévisions glissantes font intervenir des variables plus subjectives : les hypothèses budgétaires.
Pour que le rolling forecast soit efficace, vous devez veiller à revoir régulièrement vos hypothèses, et les modifier si nécessaire. Cette revue des hypothèses doit se faire sur le même rythme que les prévisions, en principe mensuellement.
Collaborer avec les parties prenantes
La mise en place des prévisions glissantes fait intervenir de nombreuses parties prenantes. Bien au-delà du seul contrôle de gestion ou même de la direction financière, vous devez associer l’ensemble des services notamment par l’intermédiaire de leurs managers.
Il faut dans un premier temps identifier les parties prenantes, en veillant à ce qu’elles soient en mesure de s’impliquer dans toutes les étapes du processus. Elles doivent aussi être capables de coopérer et de prendre des décisions judicieuses.
Une des clés de succès du rolling forecast réside alors dans la nécessaire collaboration entre tous ces acteurs. C’est ainsi que les plans de prévisions budgétaires seront véritablement au service de la performance financière.
Et quelles sont les erreurs courantes à éviter dans son rolling forecast ?
L’excès de détails
Certes, comme tous les processus budgétaires, le rolling forecast requiert de la rigueur et un certain sens du détail. Mais il ne faut pas tomber dans l’excès en la matière.
Vouloir contrôler le futur est une prétention utopique. Vous devez absolument éviter de tomber dans ce piège. Votre activité et votre environnement économique sont sans doute beaucoup trop instables pour que cette ambition soit tenable.
Aussi, l’excès de détails est non seulement synonyme de charge de travail supplémentaire mais il augmente également le risque d’erreurs.
Évitez donc une telle démesure dans votre pratique du rolling forecast. Trouvez le bon équilibre entre le niveau de précision de vos prévisions glissantes et les contraintes qui s’imposent à vous pour l’atteindre.
Faire des prévisions avec des feuilles de calcul
Une autre erreur courante concerne l’outillage de votre processus d’élaboration des prévisions glissantes. Vous ne pouvez pas vous limiter à une solution Excel.
L’utilisation de feuilles de calcul pour le rolling forecast nuit à la productivité et à la motivation des acteurs impliqués. Elle nécessite une charge de travail importante sur des tâches à faible valeur ajoutée.
De plus, elle ne facilite pas la communication et la collaboration entre eux. Enfin, elle augmente elle aussi le risque d’erreurs.
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Rolling forecast : quelle solution choisir ?
Au vu de ce qui précède, l’automatisation du processus est indispensable.
La mise en place du rolling forecast nécessite un bon outil de pilotage de la performance et de gestion financière, tels que Prophix ou IBM Planning Analytics.
Ces logiciels permettent d’établir le reporting financier et les tableaux de bord dynamiques de manière collaborative. Ils offrent également des fonctionnalités servant à centraliser les prévisions financières et budgétaires, et à consolider votre plan de prévisions glissantes en continu.
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