Si le tableur reste l’outil compagnon des équipes financières, le besoin de solutions budgétaires automatisées, collaboratives, plus robustes et mieux adaptées à l’accélération des cycles de gestion, se confirme. Raisons d’un désamour.
Lancé il y a 35 ans, Excel est aujourd’hui encore intrinsèquement lié à la fonction finance. Même si elle n’est plus systématique, la mention de cette compétence Microsoft continue de figurer dans nombre de descriptions de postes. Et pour cause. Quel DAF, quel contrôleur de gestion, quel analyste n’y a jamais eu recours pour répondre aux besoins de planification financière, de budgétisation ou de reporting de son entreprise ?
Et pourtant, même là, en terrain conquis, le tableur perd du terrain. Une étude menée par Robert Half aux Etats-Unis, en 2018, confirmait déjà l’amorce d’un déclin au sein de la filière finance. Parmi les dirigeants interrogés, seuls 63 % avaient déclaré continuer à utiliser Excel comme outil privilégié pour la planification et la construction de leurs campagnes budgétaires. Six points de moins que lors de l’enquête précédente.
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Les limites d’Excel pour la budgétisation et la planification
Pourquoi ce désamour ? Il tient pour l’essentiel à la gestion manuelle qu’implique Excel et à ses limites capacitaires. L’outil est en effet plus conçu comme un levier de productivité personnelle que comme une application d’entreprise capable de supporter la complexité, le niveau d’exigence et le rythme accéléré du cycle prévisionnel.
Sa rigidité est aussi un obstacle alors que les marchés sont de plus en plus instables et demandent davantage de réactivité. En témoigne la crise Covid-19 qui a mis en difficulté les prévisions budgétaires et nécessité de revoir rapidement les copies.
Dans la plupart des entreprises, le processus de budget et de forecast est un mal nécessaire, vécu comme chronophage et éprouvant. Surtout s’il est mené exclusivement avec Excel. Même les utilisateurs chevronnés, très à l’aise avec les formules et les tableaux croisés dynamiques, lui reconnaissent des défauts. Lorsque nous interrogeons nos clients, voici les principales faiblesses qu’ils lui attribuent :
1 – Un processus collaboratif fastidieux
Basé sur tableur, le processus budgétaire se compte vite en semaines, voire en mois, pour être exécuté de bout en bout, entre saisies, échanges d’emails, problèmes divers de fichiers, relances et consolidation à la main des données. S’y ajoutent le risque de multiplication de templates par les contributeurs (certains intègrent des macros si complexes que seul leur auteur sait l’exploiter, créant de facto une dépendance) et la difficulté à orchestrer un workflow de validation. Tout ce temps passé à manipuler et courir après des fichiers irrite les équipes, empêchées de mener des tâches plus essentielles.
2 – Des données non fiables à 100 %
Si puissant soit-il, Excel est trop sujet à erreurs : erreur humaine de saisie ou de copier/coller, remplacement intempestif d’une formule par un contributeur, échange de mauvaises versions de fichiers … Ces failles posent un réel problème d’intégrité des données, parfois difficile à détecter, avec des conséquences majeures sur les décisions à prendre.
3 – Le défi des analyses multidimensionnelles
Excel est par nature bidimensionnel. Cela rend difficile la restitution de tous les axes d’analyse voulus et l’accès au détail des données. S’il permet de mesurer, par exemple, l’écart entre le budgété et le réalisé, l’explication de l’écart est impossible à identifier. L’entreprise perd en visibilité sur la compréhension de sa performance par rapport aux attentes.
4 – Le frein de la volumétrie
Le volume de données à traiter peut vite exploser, en particulier lorsqu’il s’agit de gérer un budget à un niveau fin comme la ligne de produits. Il augmente aussi de façon exponentielle avec le nombre de contributeurs et avec la prise en compte de la diversité des règles de gestion. Les fichiers Excel deviennent alors bien trop lourds à échanger et manipuler. Leur seule ouverture demande des trésors de patience !
5 – Le casse-tête de la gestion des versions
Chaque cycle de la navette budgétaire nécessite de créer des versions visant à tester des options, tracer hypothèses et modifications et comparer les variantes. Explorer de multiples scénarios de simulation avec Excel demande de gérer plusieurs versions de fichiers, avec tous les risques que cela comporte.
6 – La difficulté de l’intégration multi-sources
Bâtir un budget demande d’interagir avec de multiples sources de données. Lorsque le système d’information est complet, constitué, par exemple, d’un ERP, d’un outil de production, d’un CRM et d’un outil de facturation, la remontée manuelle des informations dans Excel tourne vite au cauchemar.
7 – La sécurité, talon d’Achille
Alors que les exigences de conformité et de contrôle ne cessent d’augmenter, le simple verrouillage de cellules et la protection des feuilles de calcul par mot de passe ne sont plus du tout suffisants. Par ailleurs, un fichier Excel est peu traçable et peut être facilement perdu ou corrompu.
Dépasser les limites d’Excel : Un impératif stratégique pour les DAF et Contrôleurs de Gestion des entreprises en croissance
Dans le monde rapide et complexe des finances d’entreprise, où chaque décision peut influencer l’avenir d’une organisation, s’appuyer sur des outils adéquats est plus qu’une nécessité ; c’est une question de survie stratégique. Pour les Directeurs Administratifs et Financiers (DAF) et les contrôleurs de gestion, le choix de ces outils ne saurait être laissé au hasard.
Depuis plus de trois décennies, Excel a été le compagnon incontesté de la fonction finance, un outil semblant irremplaçable pour la budgétisation, la planification et le reporting. Cependant, à l’ère de l’accélération digitale et de l’exigence accrue de précision et de réactivité, s’en tenir à Excel peut non seulement limiter les capacités d’analyse et de prévision mais aussi entraver sérieusement la croissance et l’agilité d’une entreprise.
Face à cette réalité, il devient crucial pour les DAF et les contrôleurs de gestion de reconnaître les limites d’Excel et de se tourner vers des solutions plus robustes, automatisées et adaptées aux défis uniques des entreprises en expansion. L’enjeu ? Transformer le processus budgétaire d’un exercice fastidieux et source d’erreurs en un levier de performance et de stratégie d’entreprise.
Automatiser le processus d’élaboration budgétaire
Si une gestion semi-manuelle peut convenir à une petite structure, elle devient vite contre productive lorsqu’il faut passer à l’échelle. A fortiori dans des entreprises multi-sites et multi-activités, où les contributeurs mobilisés sont nombreux. La solution « Excel + Email » est évidemment tentante car conviviale et économiquement accessible. Mais son usage dans le cadre de l’élaboration d’un budget se révèle, au bout du compte, infiniment plus coûteux pour les raisons évoquées plus haut.
Sur de multiples projets, nous avons pu vérifier à quel point passer d’un dispositif exclusivement Excel à un système de pilotage budgétaire automatisé, comme le propose IBM Planning Analytics, permet de changer la donne. Une solution centralisée, facile à partager d’un bout à l’autre de l’organisation, riche en fonctions d’analyse, de simulation et de reporting évite les pièges du tableur : elle facilite la co-construction, accélère le processus et le fluidifie avec une pertinence de données et une sécurité accrues.
Aujourd’hui, la fonction finance traverse une période de transformation profonde, pressée par le CODIR de gagner en performance et en agilité face à des cycles décisionnels de plus en plus courts. Une plateforme digitale de planification opérationnelle va l’aider à jouer pleinement son rôle de soutien à la structure de direction dans la prévision et l’élaboration des analyses.
Nos clients nous le disent : après avoir goûté à l’automatisation, ils ne veulent plus revenir vers le tout Excel. Lire à ce propos, le témoignage du laboratoire Mayoly Spindler :
Nos données sont plus fiables. Nous bénéficions d’un environnement de travail pleinement partagé avec les filiales, sécurisé et cohérent. Enfin, l’industrialisation et la documentation de nos process a permis de sécuriser notre production de données en cas de turnover. Aujourd’hui, l’équipe de contrôle de gestion n’imagine plus travailler sans un logiciel d’élaboration budgétaire, assure Agnès Golléty.
Voici un tableau récapitulatif qui met en évidence comment IBM Planning Analytics répond de manière plus efficace aux défis spécifiques de la budgétisation et de la planification financière pour les entreprises :
| Critères | Excel | IBM Planning Analytics |
| Processus collaboratif | Fastidieux, basé sur l’échange d’emails et de fichiers, avec des risques d’erreurs et de versions multiples. | Simplifié et centralisé, facilitant la collaboration en temps réel et réduisant les erreurs grâce à un système unique de données. |
| Fiabilité des données | Risque d’erreurs humaines élevé, difficulté à maintenir l’intégrité des données. | Amélioration de la fiabilité grâce à l’automatisation des saisies et à des contrôles intégrés pour garantir l’intégrité des données. |
| Analyses multidimensionnelles | Limité par sa nature bidimensionnelle, rendant les analyses complexes difficiles. | Capacités multidimensionnelles natives, permettant des analyses complexes et détaillées sur plusieurs axes. |
| Gestion de la volumétrie | Performance réduite avec des fichiers volumineux, entraînant des lenteurs et des difficultés de manipulation. | Conçu pour gérer de grandes quantités de données sans compromettre les performances, facilitant l’analyse de données volumineuses. |
| Gestion des versions | Gestion manuelle des versions, augmentant le risque d’erreurs et de confusion. | Gestion des versions intégrée, permettant de suivre facilement les modifications et de comparer différents scénarios. |
| Intégration multi-sources | Intégration manuelle des données provenant de différentes sources, processus long et sujet aux erreurs. | Intégration aisée avec divers systèmes (ERP, CRM, etc.), automatisant la collecte de données et assurant la cohérence des informations. |
| Sécurité | Protection limitée, risques accrus en matière de conformité et de contrôle des accès. | Sécurité renforcée avec des options de contrôle d’accès avancées, des audits et une conformité améliorée. |
