Décider de digitaliser son élaboration budgétaire, sa simulation de la masse salariale, ses prévisions de vente, ne passe pas « que » par le choix d’un logiciel. Vous pouvez avoir fait le choix de la meilleure solution, celle qui coche toutes les cases de votre cahier des charges et pourtant la mise en œuvre de votre projet de gestion de la performance financière peut être un « flop » si vous n’êtes pas vigilants sur un certain nombre de points.
Cet article recense les 4 erreurs qu’il vous faut impérativement éviter pour que votre projet soit un succès !
Et petit bonus, si vous être en réflexion sérieuse sur le sujet, on vous partage ce contenu qui sera votre allié pour vous aider à vous équiper de la bonne solution d’élaboration budgétaire adapté à votre entreprise.
1. Réaliser le projet sans l’IT
Très souvent, lors de la préparation d’un projet d’élaboration budgétaire, il est monnaie courante de parler avec le métier. Cependant, le risque est d’en faire un projet métier et non pas un projet d’entreprise.
Clairement, de par sa nature, ces projets-là sont naturellement adressés par des services financiers, la direction financière, le contrôle de gestion. Et effectivement, il peut y avoir une tendance à mettre les services IT de côté, d’autant plus quand les applications sont en cloud.
Pour une réussite de votre projet, vous avez besoin de l’IT !
Pour faire simple, l’implication de l’IT est nécessaire, primordiale et il y a plusieurs raisons à cela.
C’est avant tout un projet d’entreprise
La première raison, c’est que lorsque nous parlons de projet, cela implique l’entreprise et reflète d’abord sa stratégie. Donc, il faut le préparer en amont avec tous les acteurs qui peuvent être concernés.
Dans ce cas de figure, il s’agit d’un projet financier, mais qui est aussi un projet IT, puisqu’il va constituer une brique du système d’information. Il ne faut donc pas négliger l’implication de l’IT.
Le respect du système d’information de l’entreprise
Le deuxième point, c’est que côté IT, Il faut respecter le système d’information global de l’entreprise, et la solution choisie devra s’intégrer parfaitement dans le SI de l’entreprise.
Par exemple, vous pouvez souhaiter avoir une connexion à l’annuaire d’entreprise pour éviter d’avoir à saisir de nouveaux identifiants différents de ceux qu’utilisent au quotidien les collaborateurs pour se connecter à l’outil. Il y a aussi l’inscription dans la stratégie de sécurité de l’entreprise.
L’IT, une expérience éprouvée dans la mise en place de projets
Il y a un point qui n’est surement pas assez abordé, c’est que l’IT a généralement une culture exacerbée sur le mode projet, elle en a généralement déjà réalisé plusieurs. Or, bien souvent, les métiers ne sont pas habitués à être dans ce mode projet, L’IT est alors un vrai support !
Pour terminer, c’est qu’il faut également disposer de l’IT au démarrage pour pouvoir d’ores et déjà réfléchir à l’après-projet et au support de cette solution qui sera potentiellement géré par l’IT en interne.
Et le gardien des données de l’entreprise
Enfin, L’IT est le service qui a accès aux données. C’est donc un point essentiel par rapport à ce type de projet, puisque l’accès et la collecte de données est le deuxième écueil qui va apparaître.
Quand impliquer l’IT dans le projet d’élaboration budgétaire ?
Au moment même où les équipes métiers envisagent de faire le projet, ils doivent déjà contacter l’IT !
Ne serait-ce que pour savoir ce qu’il y a déjà dans l’entreprise autour d’eux et quelles solutions ils vont pouvoir intégrer dans leur système général.
Ensuites, s’il y a un choix entre plusieurs solutions, l’IT aussi sera force de proposition, notamment sur des critères de choix qui seront différents de ceux des équipes métiers :
- il y aura des critères de choix techniques pour l’IT ;
- il y aura des critères de choix fonctionnels pour les équipes métiers.
Il est donc très important d’impliquer l’IT le plus tôt possible.
2. Sous-estimer la collecte et la qualité des données
Nous constatons, pour pas dire 100%, mais que sur 99% de nos projets, la présence de cet écueil qui concerne la fourniture des données sources.
Notamment dans le format attendu, c’est vraiment une problématique que nous retrouvons quasi tout le temps et nous ne pouvons pas passer à côté.
Pour autant, c’est une étape importante pour la réussite du projet de disposer des données sources en amont.
En termes d’accès, avons-nous la possibilité d’aller chercher nos données dans tel système métier ? Est-ce que ce sont des données en format propriétaire ? Le format de stockage de cette donnée ? Est-ce que nous allons pouvoir l’interroger, la récupérer ? Quelles sont les transformations à réaliser pour obtenir des données exploitables et cohérentes ?
Cas d’usage lors d’un projet de pilotage de la masse salariale
Nos équipes ont dû mener un projet de pilotage de la masse salariale. Nous nous sommes appuyés sur un outil RH et cette solution a dû évoluer quelques semaines après, donc il y a eu un changement d’outil qui a été organisé par l’IT !
Cela montre que l’IT doit être impliquée le plus tôt possible, parce que nous aurions pu avoir l’information plus tôt. Ce changement d’outils a aussi induit une autre contrainte : toutes les données sources que nous avions d’un côté, il a fallu les re-récupérer et les re-tester suite au changement de la solution RH.
Cas d’usage lors d’un changement d’ERP
Un autre exemple est le changement d’ERP.
Un changement d’ERP ne se fait jamais en deux mois, on compte ça plutôt en nombre d’années.
Il y a donc une application qui va être confrontée à plusieurs systèmes en parallèle en même temps et il va falloir gérer la transition, et cette transition, encore une fois, sans l’IT, est impossible.
Il faut aller récupérer des données en changeant de système en parallèle, en même temps et basculer d’un système à l’autre. L’étape suivante, une fois qu’on a accès à la donnée, c’est la qualité de cette donnée.
Est-ce qu’elle est complète ? Est-ce qu’elle est exhaustive ? A-t-elle le bon format ? Mais également, est-ce qu’elle a la bonne granularité ?
Très souvent, quand des prévisions budgétaires sont réalisées, la granularité de travail n’est pas la même que le réel. Est-ce qu’il sera possible d’avoir cette donnée avec la granularité du système de planification budgétaire ?
Cas d’usage de la nécessité de la bonne granularité de données
Pour illustrer ce point, vous pouvez avoir une donnée dans un système qui est au niveau client ou une donnée qui est au niveau produit alors que vous souhaitez réaliser une prévision par gamme de produit ou secteur géographique.
Il peut s’agir également d’une granularité temporelle. Vous pouvez avoir une donnée qui est au niveau mois dans les outils sources mais avoir besoin d’une visibilité à la semaine ou au jour pour la planification.
Pour terminer, l’IT sera le garant du format de la donnée que nous aurons déterminé et que nous allons récupérer.
3. Un manque d’implication des équipes en phase projet
Maintenant, vous pouvez naturellement vous dire, si nous possédons les données de bonnes qualités ça devrait rouler comme sur des roulettes. Malheureusement, il y a un autre écueil, c’est le manque d’implication des équipes concernées pour une raison évidente : elles vont devoir concilier le projet avec le travail courant.
Les métiers qui vont être les principaux contributeurs sur la solution d’élaboration budgétaire sont nécessaires à la réussite du projet.
Il faut donc garantir leur implication, et pour cela, il va falloir les décharger de leurs travaux opérationnels du quotidien pour qu’ils aient le temps de s’impliquer.
Le risque d’observer un allongement des délais de mise en œuvre du projet
L’indisponibilité des opérationnels va tout d’abord se traduire par des délais allongés. Effectivement, il y a des étapes où leur présence est essentielle que ce soit la phase d’analyse ou les phases de recettes.
Il faut identifier un sponsor du projet
Le sponsor projet prend une véritable dimension, dans le sens où c’est lui qui vient fédérer, faire adhérer les collaborateurs et les métiers au projet.
Le sponsor, c’est la personne qui, en interne, va aller défendre le projet auprès de la direction, qui va savoir aussi le pitcher à un collaborateur de l’entreprise pour aller « le vendre ».
Ce travail est important pour aussi permettre aux métiers d’adhérer et de s’impliquer dans le projet. Il a aussi pour but de défendre le fait que les métiers doivent être disponibles opérationnellement et doivent être déchargés un peu de leur quotidien pour accorder plus de temps sur le sujet.
Pourquoi garantir la présence des équipes métiers tout au long du projet ?
Tout simplement parce qu’ils seront garants des règles fonctionnelles à mettre en place. Etant donné que ce sont les principaux intéressés, il connaissent les règles parfaitement et ils sont donc les plus à même de les présenter et les expliquer, et ce sont eux qui vont valider leur bon fonctionnement dans la solution budgétaire.
S’il y a un choix fonctionnel à faire, c’est eux qui vont voir les tenants et aboutissants de ce choix. Il est important qu’ils soient vraiment impliqués sur la phase projet.
Peut aussi se poser la question de la conduite du changement. Généralement avec les équipes métiers, nous constatons une adhésion rapide de la solution étant donné qu’ils sont demandeurs.
4. Ne pas lotir le projet
Quand ce type de projet est lancé, la réflexion se fait de manière globale sur la totalité de la planification budgétaire.
Le délai est généralement très court mais étant un projet central, il va couvrir beaucoup de domaines dans l’entreprise et beaucoup de domaines fonctionnels dans l’élaboration budgétaire.
Effectivement, une année de contrôle de gestion est jalonnée d’échéances. Ils ont des clôtures, des budgets, des forecasts qui rythment leur année : les fenêtres de tir pour avoir accès à un peu de leur temps libre sont limitées.
Donc, ne pas lotir le projet, c’est mettre en péril le projet.
Si vous voulez réaliser tout le périmètre du projet immédiatement et le plus rapidement possible, ce sera peine perdue parce les métiers ne seront pas disponibles. Et la question se pose aussi de la disponibilité des services IT qui ont d’autres projets. Ainsi, le lotissement est crucial pour le projet.
Comment bien lotir son projet d’élaboration budgétaire ?
Le lotissement du projet apparaît comme une évidence. Lors de la phase d’analyse, pour appréhender tous les potentiels écueils à venir en lien avec le périmètre du projet, est lancé ce que nous appelons : « la liste au Père Noël ».
Réaliser la liste au Père Noël
A ce moment, il n’y a pas de limite, nous laissons place à l’expression du besoin qui est réalisée par le métier.
Nous écoutons toutes les fonctionnalités qui sont attendues et de cette liste, il faut définir deux choses :
- il faut définir les fonctionnalités qui sont cruciales, ce qu’on appelle le MVP, le minimum viable Product. C’est ce qui est vraiment important, l’essentiel à avoir pour pouvoir faire le pilotage de l’élaboration budgétaire.
- Il faut définir les fonctionnalités Nice to have, des fonctionnalités qui sont intéressantes à avoir et qui peuvent être adressés dans un autre lot ou dans un deuxième temps.
Cet arbitrage permet de créer un vrai lotissement qui va avoir plusieurs effets bénéfiques :
- Il va permettre de lisser la charge des métiers dans le temps pour ne pas les solliciter pendant une longue période car ils ont une année qui est jalonnée avec des fortes échéances tous les mois qui sont récurrentes.
- Et cela va aussi lisser cette phase d’accès au métier, soit pour les analyses supplémentaires sur chacune des fonctionnalités, soit après pour la validation de la recette etc.
Donc lotir va permettre de solliciter les métiers de façon raisonnable.
Définir des étapes claires pour éviter l’effet tunnel
L’effet tunnel désigne une situation où une équipe travaille intensivement sur un projet sans donner de visibilité intermédiaire sur l’avancement, ce qui rend difficile l’identification de problèmes potentiels avant la fin.
Cela peut entraîner des retards ou des imprévus, car les ajustements ne sont faits qu’en phase finale, quand il est souvent trop tard pour réagir efficacement.
Ce que nous vous conseillons, c’est de le penser à plus long terme avec plusieurs lots et de ne pas vouloir tout, tout de suite.
Enfin, nous avons constaté que suite la livraison d’un premier lot (bien qu’un peu plus restreint en termes de fonctionnalités) permet d’engager la confiance de tous les acteurs : le sponsor l’entreprise, la direction finance…
De plus, les collaborateurs, en exploitant ce lot, vont pouvoir se projeter encore plus sur la suite à venir. De nouvelles idées, des améliorations sur les lots à venir vont émerger.
Quels sont les types de lots les plus communs ?
Voici les exemples les plus communs dans le cadre d’un projet de mise en œuvre d’une solution de planification financière :
- Un lot chiffre d’affaires, qui va dont permettre de pouvoir élaborer la partie haute du compte de résultat
- Un lot RH ou masse salariale, qui permet de piloter la masse salariale : hypothèses de sorties, de recrutements, d’évolutions, …
- Un lot dépenses opérationnelles
- Un lot investissements
- Un lot PNL ou compte de résultat, qui coule de source, dans lequel ces données vont venir s’agréger
Pour aller plus loin, un lot peut être un sujet fonctionnel : calcul des marges de production, clôture du réalisé etc. Ce dernier est un sujet récurrent : l’idée est d’industrialiser la clôture mensuelle qui est réalisée par les équipes de contrôle de gestion pour gagner en temps et réduire les délais de clôture.
Au fur et à mesure que des lots vont être livrés, il est possible d’envisager de nouvelles approches comme le plan stratégique. Il apparaît fréquemment après le réalisé, le budget et les atterrissages. Ce qu’il faut savoir, c’est qu’il y a plein de possibilités différentes, mais tout dépend des ambitions de l’entreprise.
