La gestion budgétaire entre dans les missions du contrôle de gestion et de la direction financière. Mais plus largement encore, elle concerne tous les départements et les projets de l’entreprise.
Il est donc de l’intérêt de tous de comprendre pourquoi, comment mettre en place et optimiser ce processus budgétaire.
Nous résumons l’essentiel dans cet article. Et nous abordons évidemment aussi la question des outils logiciels.
Qu’est-ce que la gestion budgétaire en entreprise ?
La gestion budgétaire est un processus de pilotage et de gestion financière des entreprises. Ce processus consiste à organiser, à planifier, à établir des prévisions et à suivre les mouvements financiers :
- Les entrées d’argent, encaissements ou recettes ;
- Les sorties d’argent, décaissements ou dépenses.
Comme son nom l’indique, la gestion budgétaire s’appuie sur un budget, c’est-à-dire sur un plan prévisionnel chiffré et détaillé portant sur ces recettes et ces dépenses, leurs montants et leur répartition.
Elle s’inscrit dans une démarche globale de contrôle de gestion et de planification mais en se concentrant sur le court terme. Elle porte généralement sur une durée de 12 mois, en période glissante ou calée sur l’exercice comptable.
En plus de la gestion budgétaire, les plans opérationnel, à moyen terme, et stratégique, à long terme, complètent cette démarche d’ensemble.
Quels sont les risques d’une mauvaise gestion budgétaire ?
Une allocation des ressources hasardeuse
Pour une entreprise, négliger le pilotage budgétaire signifie prendre de nombreux risques. Et un des principaux risques concerne l’allocation des ressources.
En effet, sans une gestion budgétaire efficace, l’entreprise risque de ne pas pouvoir allouer ses ressources financières de manière optimale au regard de ses objectifs prioritaires.
À l’inverse, la bonne mise en œuvre de ce processus budgétaire aide à répartir les fonds disponibles conformément à la planification et au service des priorités stratégiques.
Des performances financières faiblement contrôlées
La perte de contrôle sur les performances financières est un autre risque induit par une mauvaise gestion budgétaire.
Les budgets constituent une référence pour évaluer la performance de l’entreprise dans son ensemble, et de ses différents projets ou départements en détails. Cette évaluation s’effectue en comparant le réalisé avec la prévision budgétaire initiale, grâce à un contrôle budgétaire périodique.
Sans un bon contrôle, l’entreprise peine à détecter et analyser les écarts : dépassements de dépenses, insuffisance des recettes, etc. À l’inverse, une gestion et un contrôle budgétaires efficaces permettent de décider des actions correctives nécessaires pour améliorer la performance financière.
Des imprécisions sur les projections financières
Une gestion budgétaire défaillante présente encore des risques en matière de planification et de projections financières. Elle affecte négativement la vision globale sur les finances de l’entreprise et l’anticipation des besoins en liquidités.
Le pilotage budgétaire est effectivement un processus clé pour planifier les revenus, anticiper les dépenses, guider les investissements et autres opérations financières. Le budget de trésorerie, notamment, aide à identifier les obstacles financiers.
Une bonne gestion budgétaire contribue ainsi à mener efficacement les projets et à atteindre les objectifs stratégiques.
Des prises de décisions moins clairvoyantes
Enfin, une mauvaise gestion budgétaire rend certaines décisions plus difficiles à prendre. Cela veut dire des prises de décisions plus lentes et des actions moins pertinentes.
Le budget procure des informations très utiles pour prendre des décisions stratégiques. Un processus budgétaire optimisé fournit des données financières précises qui constituent alors un véritable système d’aide à la décision.
En particulier, la gestion budgétaire permet d’estimer à l’avance la rentabilité de tel ou tel investissement ou autre projet. Elle réduit donc significativement le risque financier.
Comment mettre en place une gestion budgétaire durable pour son entreprise ?
Aligner les budgets sur les objectifs à long terme
La mise en œuvre d’une gestion budgétaire solide implique de suivre quelques principes essentiels.
Il faut notamment mettre en place une planification stratégique. Cela revient à adosser les budgets aux objectifs à long terme de l’entreprise.
C’est une condition essentielle pour faire en sorte que la gestion budgétaire contribue vraiment à la performance financière et au développement de l’entreprise.
Utiliser des scénarios de simulations
En se basant sur des hypothèses regroupées en divers scénarios, les simulations budgétaires permettent quant à elles une véritable anticipation.
En effet, la gestion budgétaire ne consiste pas seulement à prévoir, à comparer, à constater et analyser les écarts entre le prévu et le réalisé et à décider de mesures correctives.
Les simulations permettent de :
- Choisir entre différentes stratégies possibles ;
- Se préparer à réagir selon la réalisation de diverses hypothèses.
Adopter la budgétisation continue
La budgétisation continue est un autre principe important à respecter. Il signifie que la gestion budgétaire en entreprise est un sujet de préoccupation permanent.
Il ne suffit pas d’élaborer un budget chaque année. Il faut mettre en place un suivi régulier afin de mesurer les performances réelles et les comparer au prévisionnel.
La gestion budgétaire continue passe aussi par une révision régulière des budgets. Certaines entreprises poussent même le principe plus loin en adoptant le rolling forecast, également nommé prévisions glissantes.
Former et responsabiliser les équipes
Enfin, pour réussir la mise en œuvre de la gestion budgétaire en entreprise, il faut bien sûr former les équipes. Cela ne concerne pas uniquement la direction financière mais toutes les parties prenantes au processus budgétaire.
La formation concerne tous les départements et toutes les équipes projets. Elle vise également à les motiver et à les impliquer dans le processus.
Tout cela est nécessaire pour amener chaque manager à prendre toute la responsabilité de leur budget, tant en élaboration qu’en phase d’exécution et de suivi.
Comment optimiser la gestion budgétaire dans votre entreprise ?
Automatiser la gestion budgétaire
Au-delà de ces principes de base, indispensables à la mise en œuvre d’un authentique pilotage budgétaire, quelques bonnes pratiques permettent de l’optimiser encore, d’en retirer plus d’avantages avec moins d’efforts.
Un premier levier d’optimisation repose sur l’automatisation du processus budgétaire. Celui-ci devient plus simple et plus efficace avec l’aide de logiciels spécialisés.
Effectivement, les logiciels de gestion budgétaire simplifient le processus au bénéfice des utilisateurs et parties prenantes. Ces outils rendent notamment le workflow plus visible et donc plus fluide.
Bien sûr, ils automatisent les multiples calculs, parfois complexes. Ils prennent en charge des tâches fastidieuses, à faible valeur ajoutée. Ils réduisent la charge de travail, les délais d’élaboration et de révision et les risques d’erreurs.
Concrètement, quels sont les gains de l’automatisation, que pouvez-vous réellement faire ? Nous vous montrons un petit aperçu dans une vidéo rapide de moins de 3 minutes !
Développer la collaboration entre les activités de l’entreprise
Comme nous l’avons déjà indiqué, la gestion budgétaire n’est pas seulement l’affaire de la direction financière. Toutes les activités, tous les projets, tous les départements de l’entreprise sont concernés.
Tous doivent prendre part au processus budgétaire. Et pour qu’il soit le plus efficace possible, il convient d’en faire un processus collaboratif.
Il est donc bon de décloisonner et d’encourager la collaboration. Cela passe par de la sensibilisation, de la communication, du pilotage en mode projet. Et les solutions logicielles utilisées doivent faciliter ce travail collaboratif.
Mettre en place des KPI financiers
Enfin, l’entreprise peut tirer un meilleur parti de la gestion budgétaire si elle définit des indicateurs clés de performance financière et les intègre dans cette démarche.
Cela permet :
- D’orienter le suivi et les analyses prioritairement vers ces KPI ;
- D’y détecter au plus tôt de possibles alertes, parfois même des signaux faibles ;
- D’anticiper les principaux risques, pour mieux les atténuer, et les défis majeurs, pour mieux les affronter.
En mettant ces indicateurs en avant dans les tableaux de bord de la gestion budgétaire, l’entreprise est plus pertinente et réactive dans le suivi de sa santé financière.
Quelles solutions choisir pour bien gérer le budget ?
Excel, l’alternative pour de faibles quantités de données
Pour outiller la gestion budgétaire en entreprise, Excel est une solution simple et peu coûteuse à mettre en place. Cependant, elle présente de nombreuses limites.
À partir d’un certain volume de données à intégrer, même dans une PME, Excel ne permet pas d’automatiser de manière significative.
Les utilisateurs doivent alors réaliser un grand nombre d’opérations manuelles. Ceci implique des pertes de temps et davantage de risques d’erreurs.
De plus, Excel ne facilite pas le travail collaboratif. Enfin, le tableur offre peu de gages de sécurité et de fiabilité des données.
Vous vous posez la question de la pertinence d’Excel au sein de votre structure ? Nous avons approfondis le sujet avec un guide qui indique quels sont les signes à prendre en compte qui nécessite le passage à une solution d’élaboration budgétaire afin que cela représente un vrai gain pour vous !
Les solutions logicielles pour un pilotage budgétaire fin et durable
Dès lors que l’entreprise constate qu’Excel présente trop de limites pour le niveau de gestion budgétaire qu’elle souhaite mettre en œuvre, elle peut se tourner vers des solutions logicielles spécifiques. Il s’agit des outils de prévision budgétaire, d’élaboration et de suivi des budgets.
Il existe plusieurs solutions adaptables aux entreprises de toutes tailles, quelle que soit leur activité. Aussi, elles prennent en charge tous les types de budget : budget de trésorerie, budget des dépenses ou des investissements, budget de production ou des ventes, budget des ressources humaines, budget marketing ou encore R&D, etc.
Ces logiciels poussent beaucoup plus loin l’automatisation de la gestion budgétaire en entreprise. Ils permettent des gains de temps significatifs sur les tâches les plus fastidieuses et chronophages.
De plus, ils facilitent grandement la démarche collaborative. Ils centralisent l’information tout en en garantissant l’accès en temps réel aux divers utilisateurs.
Les solutions logicielles de gestion budgétaire prennent en compte les aspects de conformité et de sécurité. Cela s’applique tant aux données qu’aux contrôles d’accès et au processus.
Avec des logiciels tels que Prophix ou IBM Planning Analytics, par exemple, l’entreprise parvient à piloter sereinement toute sa gestion budgétaire de manière précise et optimisée.
