Une entreprise peut-elle se passer d’établir des prévisions de trésorerie ? Trouver un dirigeant qui réponde par l’affirmative relève de la mission impossible. Mais qu’est-ce que la prévision de trésorerie précisément ? Pourquoi est-elle si importante dans le cadre de l’élaboration budgétaire de l’entreprise ? Quels bénéfices en retire l’entreprise ?
Et surtout, de quels indicateurs se compose la prévision de trésorerie ? Comment se construit-elle, selon quel processus et avec quels outils ?
Qu’est-ce que la prévision de trésorerie ?
La prévision de trésorerie consiste, pour une entreprise, en l’élaboration de son plan de trésorerie prévisionnel. Ce document est parfois nommé aussi tableau de prévision de trésorerie ou tableau de trésorerie prévisionnel.
À partir d’une situation financière initiale, il s’agit de prévoir, généralement mois par mois et sur une période de 12 mois :
- Les encaissements prévisionnels du mois ;
- Les décaissements prévisionnels du mois ;
- Le solde de trésorerie du mois ;
- Le solde de trésorerie cumulé sur la période ;
- La situation financière à chaque fin de mois.
Ainsi, le plan de trésorerie prévisionnel permet de visualiser et d’anticiper la situation financière de l’entreprise. Il constitue un tableau de bord pour son dirigeant.
Pourquoi la prévision de trésorerie est importante pour une entreprise ?
La trésorerie, pour une entreprise, c’est un peu comme l’oxygène pour un être vivant. En manquer, c’est être contraint à ralentir, à diminuer son activité. Et quand le déficit de trésorerie est à la fois important et durable, c’est la survie de l’entreprise qui est en jeu.
Cette comparaison suffit donc à comprendre l’enjeu principal de la prévision de trésorerie. En donnant une visibilité plusieurs mois en avance sur la trésorerie, elle permet d’optimiser la gestion de la trésorerie et de l’entreprise en général.
Il s’agit d’anticiper, et surtout de prendre des décisions de gestion en fonction de ces anticipations sur la trésorerie. Ces choix peuvent viser directement à optimiser la trésorerie ou bien à ajuster l’activité au regard des prévisions.
Par ailleurs, établir le tableau de trésorerie prévisionnel aide à construire deux autres états financiers prévisionnels :
- Le compte de résultat prévisionnel ;
- Le bilan prévisionnel.
En effet, les données nécessaires à ces trois documents sont complémentaires. L’élaboration de l’un contribue donc à l’élaboration des autres, et ainsi à la planification stratégique dans son ensemble.
Au-delà de ce double enjeu, vital et stratégique, la prévision de trésorerie présente plusieurs avantages.
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Les avantages du prévisionnel de trésorerie
Prévention de la faillite
Le premier avantage est lui aussi d’ordre vital. La prévision de trésorerie apporte en quelque sorte une garantie anti-faillite. On en revient au caractère essentiel de la trésorerie pour la survie et le développement d’une entreprise. Aussi, lorsqu’une entreprise rencontre des difficultés, le manque de trésorerie ne fait que rendre la situation plus complexe et plus sérieuse.
La prévision de trésorerie permet de réagir de façon plus rapide et plus pertinente face à des imprévus, qu’ils soient d’origine interne ou externe. En fait, ce n’est pas seulement le tableau de trésorerie prévisionnel qui constitue une aide à la décision. Le travail d’étude et d’analyse qui conduit à son élaboration prépare lui aussi à anticiper et à gérer ces situations inattendues.
Et il faut ajouter encore un effet indirect. Mieux préparés et outillés avec ce plan de trésorerie prévisionnel, les managers gagnent du temps sur la phase de décision. Ils peuvent alors consacrer ce temps disponible aux actions préventives et curatives.
Planification des investissements
L’autre gros avantage de la prévision de trésorerie concerne la croissance de l’entreprise.
Là encore, le plan de trésorerie prévisionnel sert d’outil pour le pilotage. Il offre une bonne visibilité et permet d’envisager divers scénarios.
Il est aussi utile à l’élaboration des tableaux de financement, aidant ainsi à mettre en œuvre des projets de développement et autres investissements. Il permet notamment de bien mesurer le besoin de financement et la capacité de remboursement des échéances.
Plan de trésorerie : les indicateurs clés
Le tableau de prévision de trésorerie se construit en listant les flux, encaissements et décaissements, au fil des mois à venir. Dans cet inventaire précis, certains indicateurs sont toutefois plus importants que d’autres.
Les encaissements
Facturation clients
Le moteur de la trésorerie, directement lié à la mission et à l’activité de l’entreprise, c’est bien sûr la facturation des biens et services vendus aux clients.
Étroitement liées au processus budgétaire global, les prévisions de production et de ventes permettent de déduire la facturation correspondante, mois par mois.
Créances clients, taux et délais de recouvrement
La facturation n’est évidemment pas un indicateur suffisant. Car la trésorerie dépend aussi du taux de recouvrement des créances clients. Il faut impérativement accorder la plus grande attention à ce facteur. Et par conséquent, pour remplir le plan de trésorerie prévisionnel de façon précise, il faut également prévoir les délais d’encaissement le plus justement possible.
De plus, en effectuant ce travail d’estimation et de prise en compte des impayés et des retards de paiement, l’entreprise prend toute la mesure de leur poids. Elle identifie ainsi plus facilement les actions en recouvrement à engager en priorité pour améliorer la trésorerie.
Les décaissements
Achats et dettes fournisseurs
Du côté des décaissements, les achats déjà engagés constituent déjà un ensemble important qui vient impacter négativement la trésorerie. Il s’agit notamment d’inscrire dans le tableau de prévision de trésorerie :
- Toutes les commandes émises dont la livraison ou la facturation n’a pas encore été enregistrée ;
- Les contrats signés pour lesquels l’entreprise conserve des engagements.
Il ne faut pas oublier les dettes fournisseurs à payer. Ce sont toutes les factures reçues et dont le paiement n’a pas encore été effectué en totalité. Le décaissement de ces dettes se planifie conformément aux conditions accordées avec chaque fournisseur.
Dépenses à venir
Une autre composante majeure à prendre en compte dans la prévision de trésorerie se compose de toutes les autres dépenses à prévoir dans les mois à suivre. On y trouve par exemple les salaires, les dividendes à verser, les charges fiscales et sociales, toutes les charges externes nécessaires au fonctionnement de la société, etc.
Bien sûr, il faut comptabiliser aussi l’ensemble des dépenses prévues en matière d’investissement. Le plan de trésorerie prévisionnel est également au service du développement et de la croissance de l’entreprise.
Comment créer une prévision de trésorerie ?
Dans l’entreprise, ce sont principalement les équipes en charge de la fonction finance qui réalisent la prévision de trésorerie. Ce travail est placé sous la responsabilité du DAF ou directement sous celle du dirigeant.
Voyons maintenant comment ils procèdent pour établir le tableau de trésorerie prévisionnel.
Collecter les informations nécessaires
Pour commencer, la prévision de trésorerie nécessite une importante collecte d’informations.
La fonction finance dispose déjà de la plupart des données requises. D’ailleurs, dans le cas d’une entreprise existante, le compte de résultat et les mouvements de trésorerie de l’exercice précédent constituent une base intéressante.
Il faut toutefois compléter avec des informations recueillies :
- En interne, par exemple auprès des équipes commerciales pour les prévisions de ventes ;
- Auprès de partenaires tels que les banques (pour les prêts et investissements financiers), l’expert-comptable (pour les charges fiscales et sociales), etc.
L’objectif est de rassembler les informations les plus complètes et les plus justes. C’est ainsi que l’on optimise la précision du tableau de prévision de trésorerie.
Établir une période de référence
La construction d’un tableau de trésorerie prévisionnel est évidemment différente, dans la méthode et dans la structure, selon que la prévision de trésorerie vise le court, le moyen ou le long terme.
L’horizon de prévision souhaité détermine en grande partie la période de référence et la fréquence de mise à jour du tableau de prévision de trésorerie.
Analyser les données
À partir des données brutes collectées, il y a un important travail d’analyse à effectuer pour définir le plan de trésorerie prévisionnel. Pour rappel, en complément des dates de facturation, il faut tenir compte des délais et autres conditions de règlement. Surtout, il faut avoir un regard critique sur toutes ces informations, les actualiser, les réévaluer.
Enfin, il reste encore à compléter avec les nouvelles recettes et les dépenses.
Tout ceci demande de formuler des hypothèses et de choisir celles sur lesquelles établir les prévisions de trésorerie. Il convient alors d’être cohérent avec la planification stratégique et le processus budgétaire.
Élaborer un plan d’action
La prévision ainsi élaborée, il en ressort des situations de trésorerie positives ou négatives à différentes échéances sur la période.
Cela conduit à associer un plan d’action au plan de trésorerie. Ce plan prévoit notamment des solutions de financement pour couvrir les situations de trésorerie négatives, et des options d’investissement ou de placement pour optimiser les situations positives.
Comment utiliser le prévisionnel de trésorerie ?
Le tableau de trésorerie prévisionnel ne sert pas seulement à la mise en œuvre de ce plan d’action. Il est utile pendant toute la période couverte, notamment pour les trois usages suivants.
Identification des tendances et des écarts
Comme un budget prévisionnel, le tableau de prévision de trésorerie est une référence qui permet de mieux évaluer le réel. Il est facile d’établir des comparaisons, sur le rythme correspondant au niveau de détail de ce tableau, entre l’état prévu et l’état réel de la trésorerie.
L’entreprise sait alors identifier les écarts, en analyser l’origine et prendre les mesures nécessaires si besoin. A minima, il faut probablement réactualiser le tableau de trésorerie prévisionnel sur la base de ces écarts.
Pour compléter l’analyse des écarts, il convient aussi d’observer les tendances, positives ou négatives, sur les différentes composantes du plan de trésorerie.
Planification des paiements
La prévision de trésorerie sert aussi à vérifier que les factures fournisseurs peuvent être payées sans mettre en péril la situation de trésorerie de l’entreprise.
Ainsi, avant d’effectuer un règlement, le trésorier peut regarder quand il était prévu dans le prévisionnel, et quelle est le solde réel par rapport au prévu.
Préparation aux imprévus
Enfin, la prévision de trésorerie prépare l’entreprise à mieux réagir face aux imprévus.
Qu’il s’agisse d’une crise propre à l’entreprise, à son secteur économique ou plus globale, ou encore d’un changement d’ordre fiscal ou légal, la connaissance de la situation et des perspectives en matière de trésorerie est un atout.
Elle permet aussi d’identifier les marges de manœuvres et de prendre des décisions pertinentes et efficaces de manière très réactive. Dans de telles circonstances, il convient d’ailleurs de se rappeler aussi que les problèmes de trésorerie sont à l’origine de la plupart des faillites d’entreprises.
Quel outil pour élaborer sa prévision de trésorerie ?
Tableau de prévision de trésorerie sur Excel
Puisque la prévision de trésorerie se matérialise principalement par un tableau de trésorerie prévisionnel, un tableur de type Excel paraît une option possible pour la mise en œuvre.
Les TPE et certaines PME sont les entreprises qui ont le plus recours à cet outil très accessible pour leur prévision de trésorerie. C’est le cas aussi en phase de création d’entreprise, dans le cadre du business plan.
Mais Excel a aussi de nombreux inconvénients et limites :
- Les saisies manuelles des données et formules sont sources d’erreurs ;
- La mise à jour du tableau de prévision de trésorerie est chronophage ;
- Excel est très limité en termes de travail collaboratif, et cela augmente encore les risques d’erreurs.
En raison de ces points faibles, les entreprises préfèrent bien souvent choisir un outil plus fiable. Les logiciels de gestion de trésorerie répondent à cette attente.
Les logiciels de pilotage et simulation de variations de trésorerie
Là, on s’attaque à la solution de prédilection pour toute équipe financière confronté à ce sujet.
Vous allez clairement pouvoir vous soulager sur le pilotage de votre trésorerie, la simulation des décalages de réglement fournisseur ou bien encore sur l’obtention d’une vision consolidée de votre activité !
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Niveau logiciel, nous vous conseillons Prophix One, c’est clairement une solution complète sur ce sujet.
