Le reporting financier est un élément clé de la gestion d’entreprise. Il est particulièrement visible, tant parce qu’il mobilise des ressources qu’à travers les tableaux de bord et autres documents qu’il produit.
Concrètement, vous pouvez avoir un reporting sur touts les aspects budgétaires de l’entreprise, comme un tableau de bord de la masse salariale, afin de piloter l’évolution de la masse salariale de votre entreprise.
Mais comment peut-on définir le reporting financier ? À quoi sert-il ? Et surtout, comment mettre en œuvre un reporting financier efficace dans votre entreprise ? Quels indicateurs faut-il intégrer ? Quels outils et autres bonnes pratiques sont recommandés ?
Qu’est-ce que le reporting financier ?
Le reporting financier désigne à la fois :
- Un document ou toute autre forme d’outil offrant une vision complète des données financières, au sens large, d’une entreprise ;
- L’activité permettant d’élaborer cet outil et de l’actualiser.
L’outil de reporting financier prend souvent la forme d’un tableau de bord. Il concerne une période précise : un mois, un trimestre, un semestre, une année…
Pour donner suffisamment de visibilité sur la santé et la performance financière de l’entreprise, il regroupe plusieurs indicateurs clés de performance ou key performance indicators (KPI).
Afin de créer ses propres tableaux de bord financiers, une entreprise doit donc collecter des données provenant des différents services qui la composent. Il faut ensuite consolider ces indicateurs financiers et autres KPI, puis les analyser.
Pourquoi concevoir un tableau de bord financier dans votre entreprise ?
Le reporting financier est une activité plus ou moins chronophage, selon le niveau d’automatisation. Traiter périodiquement un tel volume et une telle diversité d’informations requiert une importante quantité de travail.
Toutefois, il ne s’agit pas d’une perte de temps. En effet, les tableaux de bord financiers matérialisent en quelque sorte toutes ces données. Ils permettent de les visualiser et d’en faciliter la compréhension par le plus grand nombre d’utilisateurs.
Les destinataires du reporting financier sont d’ailleurs nombreux, en interne comme en externe (particulièrement, banques et investisseurs).
Les objectifs sont également divers. Les trois qui sont présentés ici sont parmi les plus significatifs.
Découvrez comment répondre parfaitement à vos problématiques de reporting financier à travers cet exemple concret en vidéo :
Une gestion financière performante
En premier lieu, le reporting financier contribue à améliorer la gestion financière de l’entreprise.
Il transforme des données brutes en véritables indicateurs financiers. Il les rend plus accessibles et plus lisibles, tant pour les dirigeants que pour les managers et même l’ensemble des collaborateurs.
Les indicateurs de performance de l’entreprise et de ses différentes unités sont ainsi plus facilement partagés. Cette transparence renforce la cohésion des équipes, la motivation individuelle et collective.
Finalement, comme dans un cercle vertueux, cela bénéficie à la performance financière.
Des simulations budgétaires plus aisées
Les tableaux de bord financiers ne servent pas seulement à rendre compte en temps réel d’un certain nombre d’informations financières. Certes, ce contrôle est important car il permet d’évaluer, en cours d’exercice, le parcours réalisé comparé aux objectifs.
Mais l’intérêt du reporting financier va bien au-delà. En effet, il simplifie également le travail d’élaboration budgétaire. Il le rend plus agile et pertinent.
En particulier, le travail d’agrégation, de structuration, d’analyse et de restitution des indicateurs financiers peut constituer une base pour les simulations budgétaires et leur restitution synthétique.
En identifiant les facteurs clés qui influencent la performance financière de l’entreprise, les rapports financiers aident aussi à envisager divers scénarios.
Ainsi, c’est bien l’ensemble du processus budgétaire qui s’appuie sur le reporting financier.
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Aider à la prise de décision
Un bon reporting financier constitue un puissant outil d’aide à la décision. Cela passe indirectement par la facilitation des simulations mais aussi par des effets beaucoup plus directs.
Les indicateurs synthétiques appropriés, clairs et actualisés, mettent en relief les difficultés et les risques. Ils fournissent non seulement des informations précises sur les performances passées et présentes, mais également sur les tendances.
Les tableaux de bord financiers aident à la réflexion et à la mise au point d’une stratégie. Ils facilitent ainsi la prise de décisions éclairées.
En conséquence, les dirigeants de l’entreprise et les responsables d’unités peuvent exercer leurs responsabilités avec beaucoup plus de sérénité.
Comment établir un rapport financier au service de votre performance financière ?
Définir les indicateurs à suivre pour votre activité
La première tâche pour la mise en place d’un reporting financier efficace consiste à bien identifier les indicateurs à inclure. En effet, ceux-ci doivent être adaptés à votre entreprise et à son activité.
Les informations éligibles sont très nombreuses. Elles émanent des services comptabilité, achats, ressources humaines, informatique, marketing, commercial, administration des ventes, etc.
La construction des indicateurs financiers peut s’effectuer à partir d’informations de natures très diverses, quantitatives ou qualitatives. Ces données concernent notamment les coûts de fonctionnement, les clients, les fournisseurs, les produits, les commandes annulées, le délai moyen de recouvrement des comptes clients, etc.
Le choix est très large, mais le reporting financier intègre presque toujours les indicateurs donnés en exemples ci-après. Aussi, d’autres indicateurs complètent généralement l’outil, en raison de leur pertinence par rapport à l’activité ou à d’autres spécificités de l’entreprise.
Quelques exemples d’indicateurs financiers couramment suivi
Chiffre d’affaires
Le chiffre d’affaires vient en tout premier lieu. En effet, toute performance financière trouve son origine dans les recettes générées par la vente de produits ou services.
Les tableaux de bord financiers incluent très couramment tout ou partie des indicateurs suivants :
– Le chiffre d’affaires réalisé sur la période ;
– Son évolution par rapport à la période antérieure (et/ou la même période de l’année précédente) ;
– Son niveau par rapport à l’objectif fixé initialement ;
– Sa répartition par marchés, types de produits et services, etc.
Marge brute
Logiquement, la marge brute suit de près dans l’ordre des indicateurs financiers à suivre. C’est la différence entre le chiffre d’affaires hors taxes et les coûts de revient des produits et services vendus.
Comme pour le chiffre d’affaires, la marge s’évalue et se compare par périodes, par marchés, par types de produits et services.
Un suivi par business unit permet aussi au reporting financier de mettre en exergue d’éventuels écarts de performance, le plus souvent liés aux coûts.
Analyse P&L (profit and loss)
L’analyse du compte de résultat va encore plus loin. Au-delà des revenus et des coûts de revient, elle poursuit jusqu’au résultat net (bénéfice ou perte).
Elle intègre donc les frais généraux, les dépenses des services support (marketing, informatique, etc.), les coûts fixes et variables, directs et indirects, les charges et les revenus financiers, etc.
L’analyse P&L permet entre autres de définir le seuil de rentabilité de l’entreprise. Il s’agit du niveau de chiffre d’affaires minimum à réaliser, toutes choses égales par ailleurs, pour que le compte de résultat ne soit pas en perte.
Besoin en fonds de roulement (BFR)
Le besoin en fonds de roulement figure aussi parmi les indicateurs financiers les plus pertinents pour le reporting. Il indique précisément quels sont les besoins financiers à court terme de l’entreprise.
Il représente la somme d’argent nécessaire pour financer les écarts de trésorerie entre décaissements et encaissements liés à l’activité. Il met ainsi en évidence :
- Des volumes de créances clients et des délais de règlements clients trop importants ;
- Des délais de rotation de stocks trop élevés.
Plus largement, le reporting financier inclut parfois d’autres ratios de solvabilité, à plus ou moins long terme. Les banques et les investisseurs sont particulièrement friands de ce type d’indicateurs.
Des bonnes pratiques à mettre en œuvre
La sélection des bons indicateurs financiers ne suffit pas à garantir un reporting financier efficace. C’est pourquoi les bonnes pratiques suivantes paraissent essentielles pour atteindre cet objectif.
Elles concernent en premier lieu le contrôleur de gestion, garant de la méthodologie, mais aussi l’ensemble des parties prenantes.
Mettre au point des reportings financiers lisibles
L’intérêt du reporting et des tableaux de bord financiers réside en grande partie dans la qualité de présentation des informations financières. Le fond est important, mais il faut donc également traiter la forme avec soin.
Le caractère attrayant du reporting financier contribue évidemment à sa diffusion et à sa prise en considération par le plus grand nombre, en interne comme en externe. Il en facilite aussi la lisibilité, l’analyse et la compréhension.
Une première recommandation consiste à utiliser les couleurs. Elles servent par exemple à attirer le regard sur les informations les plus significatives. Elles contribuent aussi, avec la charte graphique, à souligner que le rapport financier est bien relié à l’identité de l’entreprise.
L’illustration des données sous forme de graphiques constitue un moyen très efficace pour les synthétiser. Il faut idéalement varier les types de graphiques : courbes, nuages de points, histogrammes, camemberts, etc.
Mais il convient surtout de choisir le graphique le plus adapté à chaque information et à ce que l’on doit en retenir. L’illustration du rapport passe encore par l’ajout de photos et autres visuels.
Toutes ces techniques sont bien entendu à utiliser avec modération. La forme doit être au service du fond, sans lui faire d’ombre.
Faire évoluer régulièrement votre reporting financier
Les indicateurs financiers doivent refléter la situation de l’entreprise de la manière la plus correcte et actuelle. C’est une condition indispensable pour que le reporting soit utile, efficace, et qu’il permette de prendre des décisions éclairées.
Pour cela, il faut certes collecter régulièrement les données élémentaires et les traiter pour mettre à jour les différents indicateurs financiers. Mais cela ne suffit pas, il est aussi très important de s’assurer que ces indicateurs sont toujours pertinents. Si besoin, le contrôleur de gestion doit les adapter ou encore les remplacer voire les compléter par de nouveaux indicateurs.
Ceci implique même parfois de collecter des données brutes complémentaires. Dans ce cas, il faut alors évidemment mettre en place les processus de traitement et d’analyse correspondants.
Permettre à tous d’avoir accès à une source unique et fiable
Enfin, un autre conseil concerne la communication du reporting financier. Elle s’adresse à diverses parties prenantes de l’entreprise : actionnaires, dirigeants, managers, collaborateurs, clients, fournisseurs, banques, investisseurs…
Selon le type de public, l’entreprise peut par exemple :
- Transmettre périodiquement un rapport financier complet ;
- Mettre à disposition les tableaux de bord financiers en temps réel et de manière permanente ;
- Extraire certains indicateurs et les communiquer de manière ciblée et commentée…
Aussi, pour que ce reporting remplisse son rôle de point unique pour les indicateurs financiers de l’entreprise, il faut instaurer la confiance. Ou, plus précisément, il faut la gagner.
Cela passe par une garantie de fiabilité des données. Dans ce but, il est crucial de mettre en place les outils adéquats, comme ceux que nous allons présenter maintenant.
Quels sont les outils de reporting financier ?
Excel, pour de petites quantités de données
Dès lors qu’il s’agit de travailler sur des données, des chiffres et des graphiques, le tableur Excel vient immédiatement à l’esprit. Mais peut-on vraiment considérer ce logiciel comme un outil de reporting financier ?
Force est de constater qu’il présente de très nombreuses limites, en termes de présentation, d’automatisation, de traçabilité, de complexité, etc. Ces inconvénients augmentent considérablement le risque d’erreurs d’origine humaine. Ils rendent aussi leur identification et leur résolution plus complexes.
En fait, Excel ne peut servir au reporting financier que lorsque celui-ci n’intègre qu’un petit nombre de données.
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Les logiciels d’élaboration budgétaire
Puisque reporting financier et élaboration budgétaire sont liés, il paraît intéressant de regrouper les deux fonctionnalités dans un même outil.
- C’est ce que fait Prophix par exemple. Il s’agit d’une solution qui simplifie et automatise :
Les processus d’élaboration budgétaire : planification financière, budgétisation, prévisionnel financier, consolidation ; - L’analyse et le reporting financier.
Prophix permet de construire en quelques clics des tableaux de bord financiers complets et faciles à comprendre.
Autre solution, IBM Planning Analytics est une plateforme logicielle de planification opérationnelle. Sa couverture fonctionnelle très large comprend bien sûr la production de rapports financiers, l’élaboration budgétaire, les simulations et prévisions, etc.
Parmi les nombreux avantages de ces deux solutions, les principaux sont sans aucun doute le gain de temps et la fiabilité du reporting financier.
Les logiciels de business intelligence
Si vous cherchez un bon outil de reporting financier, une autre approche est encore possible. Il s’agit de celle mise en œuvre par les logiciels de business intelligence (BI) ou informatique décisionnelle.
Qlik Sense est un bon exemple de logiciel BI qui permet, entre autres cas d’usage :
- De créer et partager de puissants tableaux de bord interactifs permettant de prendre de meilleures décisions ;
- De produire des rapports analytiques attrayants, d’en planifier la distribution par mail ou sur des accès partagés.
