En entreprise, la masse salariale est un poste de dépenses qui mérite la plus grande attention. Sa gestion doit être à la hauteur des enjeux très importants. Il s’agit notamment de maîtriser les coûts sans porter préjudice à l’engagement et à la productivité des salariés.
Pour relever ce défi, un bon pilotage est requis. Le tableau de bord de la masse salariale constitue donc un outil stratégique. Il donne de la visibilité et de la sécurité. Il aide à anticiper les difficultés, et il offre davantage de contrôle.
Voyons donc de manière très complète les enjeux et les bonnes pratiques le concernant.
Qu’est-ce qu’un tableau de bord de la masse salariale et pourquoi est-il crucial pour les entreprises ?
Pour piloter efficacement les ressources humaines, les DRH et leurs équipes s’appuient généralement sur un tableau de bord RH. On parle aussi de tableau de bord social. Cet outil de pilotage et de gestion les aide à visualiser, suivre et analyser les indicateurs de performance de la masse salariale et autres informations RH de l’entreprise.
Souvent, le tableau de bord RH (ou social) se compose de plusieurs tableaux de bord spécialisés, pour le suivi :
- De la formation ;
- Des accidents du travail ;
- Du turnover ;
- Du recrutement ;
- De la masse salariale brute, chargée ou budgétaire ;
- Etc.
Le tableau de bord de la masse salariale, comme chaque composante du tableau de bord RH, constitue un très bon outil d’aide à la décision. Il permet de suivre la masse salariale de l’entreprise et son évolution.
Il intègre pour cela divers indicateurs-clés (KPI) liés à la masse salariale, définis préalablement par la DRH et ses services, en fonction des besoins et des objectifs propres à la société. Il les représente sous forme synthétique, notamment à l’aide de graphiques.
Sans ce tableau de bord, l’entreprise risque de gérer les ressources humaines aveuglément. Avec lui, elle a au contraire une bonne vision de la situation actuelle, des évolutions et des tendances. Elle peut ainsi plus facilement :
- Suivre l’atteinte des objectifs ;
- Identifier et analyser des problématiques (ce qui est efficace et ce qui ne l’est pas) ;
- Puis ajuster la politique et la gestion RH en conséquence.
Quels sont les éléments clés d’un reporting de la masse salariale performant ?
Quelles sont les données essentielles pour une gestion efficace de la masse salariale ?
Il y a plusieurs façons de définir la masse salariale.
La définition de la masse salariale selon l’INSEE, ou masse salariale brute, c’est « le cumul des rémunérations brutes des salariés de l’établissement ». Elle comprend donc :
- Les salaires de base (pour chaque salarié, le salaire de base est le résultat de la multiplication de la rémunération horaire par le nombre d’heures travaillées) ;
- Les primes, bonus et gratifications : primes d’astreinte, de fin d’année, de bilan, de productivité, de résultats, bonus variable, etc. ;
- Les cotisations salariales : collectées par l’employeur (soustraites du salaire brut des salariés), puis reversées à l’URSSAF et autres organismes de recouvrement (retraite et prévoyance).
En revanche, la masse salariale brute ne prend en compte ni les traitements en nature ni les charges patronales.
Si le calcul de la masse salariale prend en compte les cotisations patronales, à la charge de l’employeur, on parle de masse salariale chargée.
On parle enfin de masse salariale budgétaire, par exemple dans le cadre d’un tableau de bord de la masse salariale beaucoup plus complet. Cette définition inclut, par exemple, en plus de ce qui précède :
- Les avantages sociaux et traitements en nature : titres restaurant, mutuelles d’entreprise, intéressement, véhicule ou logement de fonction, etc. ;
- Les provisions pour congés payés ;
- Les indemnités de licenciement.
Comment organiser et structurer les informations dans le reporting pour une analyse optimale ?
Souhaitez-vous disposer d’une vision précise et actualisée de la masse salariale ? Découvrez un exemple concret pour simplifier le pilotage de votre masse salariale :
En matière de pilotage de la masse salariale, vouloir tout mettre sous contrôle est une stratégie trop ambitieuse. Et les probabilités d’échec sont élevées.
En effet, la masse salariale est constamment en mouvement. Elle est aussi difficile à prévoir. Pour analyser les écarts, il faut donc un niveau d’information suffisamment détaillé.
Mais il convient d’éviter l’excès. Un trop haut niveau de détail et un trop grand volume de données rendent le reporting beaucoup trop coûteux et chronophage au regard des avantages tirés de leur analyse.
Il faut donc trouver le bon point d’équilibre entre :
- D’une part, un reporting suffisamment détaillé pour permettre une bonne analyse de la masse salariale ;
- Et d’autre part, un niveau d’agrégation des informations suffisant pour que l’entreprise puisse garder la maîtrise de ce reporting et du pilotage.
Par ailleurs, pour avoir une vision complète de la masse salariale, il faut rapprocher deux visions :
- Celle de la DRH, principalement à travers le système de la paie et le système de gestion des effectifs ;
- Et celle de la DAF, via le système de gestion comptable et financière.
L’idéal pour l’entreprise, c’est de disposer d’une solution agile et unifiée qui permette de mettre les différentes informations en cohérence et d’en extraire l’essentiel.
Pour cela, il faut bien identifier au préalable quels sont les objectifs en matière de reporting, d’analyse et de pilotage de la masse salariale. C’est ainsi que le tableau de bord de la masse salariale pourra répondre aux besoins.
Comment suivre et maîtriser les dépenses liées aux salaires ?
Calculer la masse salariale brute et chargée de votre entreprise
Comme nous l’avons déjà vu, il existe plusieurs définitions de la masse salariale. Les deux principales sont la masse salariale brute et la masse salariale chargée.
Le calcul de la masse salariale brute d’une entreprise s’effectue généralement sur une base mensuelle ou annuelle. Il revient à faire la somme globale des rémunérations brutes des salariés :
Salaires de base bruts (cotisations salariales incluses)+ Primes, bonus et gratifications (hors avantages sociaux et traitements en nature)
La masse salariale chargée, quant à elle, se calcule de la façon suivante, en cumulant aussi les valeurs pour tous les salariés de l’entreprise :
Masse salariale brute + Cotisations patronales
En complément de ces deux définitions normées, chaque entreprise peut calculer d’autres masses salariales, ajoutant d’autres postes de dépenses tels que les avantages sociaux et traitements en nature, les congés payés, les indemnités de licenciement, etc.
Indicateurs pour analyser les tendances et les écarts de dépenses salariales
Pour un pilotage efficace, il faut accorder de l’importance à la sélection des indicateurs pour le tableau de bord de la masse salariale. Ils doivent être pertinents pour les différents axes d’analyse poursuivis. Nous allons en donner ici quelques exemples parmi d’autres.
Analyse de la variation de la masse salariale
Pour analyser l’évolution de la masse salariale au cours du temps, l’indicateur de base est très souvent la masse salariale brute.
Il s’agit notamment de mesurer la variation entre :
- La masse salariale brute totale de l’année N-1 et celle de l’année N ;
- La masse salariale brute du mois M de l’année N-1 et celle du même mois M de l’année N.
L’entreprise peut alors calculer le taux de croissance de la masse salariale :
(masse salariale année N / masse salariale année N-1) – 1
Il est intéressant de comparer cet indicateur au taux de croissance de l’effectif moyen sur la même période.
L’analyse peut se faire au niveau global de l’entreprise ou bien, par exemple, par statut, par département ou service, etc. Cela permet d’identifier d’éventuels déséquilibres qui pourraient nuire au climat social s’ils ne sont pas corrigés.
Analyse de la répartition des coûts
Un autre axe d’analyse consiste à intégrer au tableau de bord la répartition de la masse salariale par filiale, direction, département, équipe, etc.
Cela aide à prendre conscience du poids que représente chaque entité, projet ou fonction dans la masse salariale globale.
Cette analyse est particulièrement intéressante pour évaluer chaque fonction support, prise comme poste de dépenses.
Analyse des écarts budgétaires
L’analyse de la masse salariale comprend généralement une analyse d’écarts entre le budget et le réel. Et plus la décomposition de ces écarts est fine, plus le tableau de bord de la masse salariale permet un pilotage efficace.
Les décisions de gestion peuvent s’appuyer, entre autres, sur l’évaluation des impacts des variations :
- D’effectifs (entrées et sorties) ;
- De rémunérations (augmentations générales, catégorielles, individuelles…) ;
- D’activité et de production (heures supplémentaires, renfort avec CDD ou intérim, chômage partiel…) ;
- De charges sociales.
Analyse de la productivité
Le tableau de bord de la masse salariale peut aussi inclure une analyse de la productivité. Parmi les indicateurs utiles à cette fin, le chiffre d’affaires est sans doute le plus courant.
Plus précisément, la productivité peut se mesurer en rapportant le chiffre d’affaires à la masse salariale. Là encore, cette analyse peut s’effectuer globalement au niveau de l’entreprise, ou bien par filiale, département, marché, famille de produits, etc.
Elle permet d’identifier des variations de productivité d’une période à l’autre, et de comparer la productivité entre domaines. Elle aide ainsi au pilotage de la masse salariale et à la prise de décisions.
Comment utiliser le tableau de bord pour prendre des décisions éclairées ?
Évaluation de l’impact financier des décisions de recrutement, de promotion et de rémunération
Le tableau de bord de la masse salariale sert la politique RH de l’entreprise. Il éclaire en particulier la prise de décisions en matière de recrutement, d’avancement, de rémunération (augmentations individuelles ou collectives, primes, etc.).
En offrant une visibilité précise, détaillée et sous divers angles, il aide par exemple à :
- Définir les populations éligibles ;
- Orienter, consolider et enfin valider les offres de rémunération à l’embauche et les propositions d’augmentations.
Le tableau de bord optimise le pilotage de la masse salariale. Plus encore, il constitue un élément-clé pour une bonne gestion sociale, activité stratégique pour la plupart des entreprises.
Élaboration de budgets et de prévisions précises basées sur les indicateurs
Le tableau de bord de la masse salariale fournit des indicateurs pertinents et en facilite l’analyse. C’est ainsi qu’il constitue un remarquable outil pour la gestion prévisionnelle et l’élaboration budgétaire.
Pour que les prévisions soient précises, il ne faut pas négliger des indicateurs complexes, concernant notamment :
- Les éléments de rémunération variables : bonus, primes sur objectifs, primes de résultat, etc. ;
- Les avantages en nature ;
- Les avantages liés au statut ;
- La rémunération différée : intéressement, participation, etc.
Le tableau de bord doit aussi intégrer des indicateurs aidant à prendre en compte la variabilité non programmée des effectifs : absentéisme, turnover, etc. Du fait de leur caractère peu prévisible, ils peuvent expliquer des écarts significatifs entre le budget et le réel.
Comment optimiser la masse salariale de votre entreprise ?
Réduction des dépenses inutiles
La masse salariale est un poste de dépenses majeur. En l’optimisant, un tableau de bord pertinent et un pilotage précis et efficace permettent très souvent :
- De détecter des dépenses peu ou pas utiles ;
- Puis d’agir pour les réduire ou les supprimer.
Cotisations sociales optimisées
Avec les bons indicateurs, le tableau de bord de la masse salariale peut aider à optimiser les cotisations sociales.
Cela passe par exemple par des informations et des simulations concernant des exonérations de cotisations sociales :
- Sur les bas salaires, jusqu’à 160 % du SMIC ;
- Sur des critères géographiques : ZFU (zones franches urbaines), ZRR (zones de revitalisation rurale), etc.
Recrutement des bonnes personnes au bon moment
Pour optimiser la masse salariale, il est également important d’éviter tant le gaspillage que l’avarice.
Le premier piège serait de recruter :
- Trop en anticipation des besoins ;
- Ou avec des profils trop onéreux au regard des missions confiées.
Le deuxième piège est l’exact inverse : recruter trop tard ou des profils ne permettant pas de remplir parfaitement les missions.
Là encore, un bon tableau de bord de la masse salariale donne des moyens pour anticiper, analyser et corriger ces travers.
