Retrouvez le témoignage complet avec les questions posées durant l’atelier en vidéo.
Maintenant nous avons une assurance d’avoir une unicité de la donnée. Le logiciel d’élaboration budgétaire Prophix offre de la flexibilité, de la sérénité et une puissance de feu pour établir des scénarios, des comparaisons, sans être dans un magma comme c’était le cas avec Excel, et ça, c’est énorme !
Caroline Charpier, Directrice Générale de Caran d’Ache.
Fondée à Genève il y a 109 ans, Caran d’Ache est une entreprise familiale employant 300 collaborateurs. Elle est reconnue pour la fabrication de deux catégories de produits :
- Des instruments de dessin, incluant crayons de couleur, craies, crayons graphites, peintures acryliques et gouaches.
- Des instruments d’écriture, pour le quotidien (administrations suisses et bureaux) mais aussi des instruments de haute écriture au cœur de notre offre cadeau.
Cette diversité d’activités conduit l’entreprise à employer près de 90 métiers différents. La spécificité des métiers liés à la couleur, rarement enseignés dans des formations classiques, oblige Caran d’Ache à former ses équipes en interne, en couvrant des domaines aussi variés que la chimie et la gestion du bois.
Sur le plan commercial, Caran d’Ache rayonne tant sur le marché suisse qu’à l’international. En Suisse, l’entreprise est présente dans l’ensemble des canaux de distributions (retailers, grossites, grandes enseignes), équipe les écoles via les économats et propose des stylos personnalisés aux entreprises. À l’échelle internationale, elle est présente dans plus de 90 pays, avec un fort ancrage en Europe, en Asie et en Amérique du Nord.
Quel était le contexte de Caran d’Ache ?
Caran d’Ache utilisait depuis 2000 les différents modules de SAP pour la gestion de ses opérations et QlikView depuis 2013 pour la Business Intelligence. Cependant, Excel restait l’outil principal pour les processus budgétaires.
Caroline Charpier décrit les défis auxquels l’entreprise faisait face :
Excel est puissant, mais nous n’avions pas les compétences nécessaires pour l’exploiter pleinement. Que ce soit pour les budgets financiers ou la gestion de la masse salariale, l’utilisation d’Excel entraînait des erreurs. C’était chronophage et nous manquions de souplesse pour les comparaisons.
Consciente des limitations d’Excel, l’entreprise n’avait pas, dans un premier temps, accordé la priorité à la recherche d’une solution plus adaptée, bien que plusieurs éditeurs les aient approchés.
Caran d’Ache et DDP Decision : une rencontre lors d’un événement lyonnais
Caroline Charpier et ses collègues étaient initialement venus pour suivre des ateliers sur la dématérialisation et la loi de finances en France, qu’un atelier a retenu leur attention : « Élaborer ses budgets : Excel ou solution logicielle ? Le match ! »
Cette présentation, qui exposait les avantages de la solution Prophix pour l’élaboration budgétaire, a suscité l’intérêt des équipes financières de Caran d’Ache.
Peu après, des discussions ont été entamées avec les experts de DDP Decision, et une démonstration a été organisée dans les locaux de l’entreprise genevoise. Ce fut le point de départ d’une collaboration qui allait révolutionner la gestion budgétaire de Caran d’Ache.
Qu’est-ce qui a plu à Caran d’Ache dans la solution d’élaboration budgétaire Prophix ?
Lors de la démonstration, les thèmes habituels étaient au rendez-vous, avec des explications sur les chiffres d’affaires, les charges, etc. Mais un élément en particulier a marqué les esprits de l’équipe car il représentait une vraie souffrance pour les équipes financières de Caran d’Ache : la gestion du budget de la masse salariale.
Caroline Charpier revient sur l’importance de ce sujet :
Le processus budgétaire lié à la masse salariale était de loin le plus chronophage et complexe. Nous avions pour habitude d’appeler notre fichier Excel de la masse salariale le « drap de lit » car, une fois imprimé, il était si immense que nous pouvions littéralement nous en servir pour dormir dedans.
Caroline et son équipe ont vu dans Prophix une solution capable de répondre à leurs problématiques de gestion du budget, tout en offrant une granularité par matricule et la possibilité d’intégrer des raisonnements globaux, tels que les augmentations générales etc.
Après avoir vu cette démonstration, nous nous sommes dit « banco », se souvient Caroline. Si nous pouvons appliquer cela à notre activité, en gérant les lignes de charges et le chiffre d’affaires d’un compte de résultats, nous n’aurons aucune difficulté à intégrer cette solution.
C’est donc la démonstration sur la gestion du budget de la masse salariale qui a véritablement emporté la décision finale d’adopter Prophix chez Caran d’Ache.
Comment a été lancé le projet avec les équipes DDP Decision ?
L’objectif initial était clair : doter Caran d’Ache d’un logiciel efficace pour le processus budgétaire d’automne, avec une attention particulière portée sur la masse salariale. Caroline Charpier souligne :
Nos attentes étaient centrées sur la capacité de créer des scénarios robustes.
Il a été défini que la gestion de la masse salariale représentait un défi distinct des autres aspects budgétaires, l’équipe a décidé de le traiter séparément.
Avec le département informatique, l’entreprise avait pour habitude d’adopter une méthode agile, s’appuyant sur des courts sprints pour maximiser l’efficacité.
Le projet a été structuré en quatre lots distincts :
- Masse salariale : ce lot a déjà été réalisé et l’accent a été mis sur la remontée d’informations depuis SAP. L’objectif principal était de permettre la réalisation du budget dans Prophix.
- Comparatif budget-réel : ce lot visait à établir un comparatif entre le budget et les données réelles en intégrant chaque mois les éléments de paie provenant des ressources humaines.
- Prévisions de ventes : pour gérer le budget du chiffre d’affaires avec des contributeurs extérieurs au département finance et contrôle de gestion pour enrichir les prévisions.
- Budget financier : l’élaboration du compte de résultat et du budget de trésorerie.
Caroline note que, face à leurs problématiques liées aux scénarios et aux comparaisons, d’autres lots pourraient émerger à l’avenir.
Quelles ont été les réussites du projet ?
La clé du succès réside avant tout dans le choix de bons consultants et de professionnels compétents. Caroline Charpier souligne l’importance de s’entourer d’experts qui comprennent les enjeux du métier et qui ont de bonnes méthodes pour réaliser des projets.
Les équipes DDP possèdent cette double compétence. La réalisation du projet s’est bien déroulée car il y avait une gouvernance, un respect du planning, affirme-t-elle.
La disponibilité des acteurs internes est primordiale.
Ce qui est souvent le plus difficile dans un projet, c’est d’avoir la bonne personne au bon moment, ajoute-t-elle.
Dans le cas de Caran d’Ache, deux personnes ont été dédiées à la gestion de la masse salariale : la DRH et Caroline elle-même. Grâce au soutien de leur contrôleur de gestion et à leur consultante SAP, ils ont pu consacrer le temps nécessaire à ce projet.
Le découpage en lots a permis de définir des objectifs précis et atteignables dans un délai raisonnable.
Nous avons bénéficié d’un excellent accompagnement, car tout le paramétrage et la construction de l’application pour le premier lot ont été réalisés par DDP Decision, précise Caroline.
Étant donné le calendrier serré, la question du transfert de compétences a été mise de côté pour le moment, mais sera envisagée pour un lot ultérieur.
L’aboutissement de ce travail a été particulièrement marquant : Caroline a pu, dès le mois de septembre, commencer à élaborer le budget de la masse salariale avec le logiciel Prophix.
C’était extraordinaire, se réjouit-elle.
Elle souligne l’énorme travail réalisé par l’équipe DDP qui a dû naviguer à travers les spécificités suisses, notamment le fait que ce sont les employeurs qui gèrent la caisse de retraite.
En plus nous venions de changer nos calculs de prestations, mais nous avons eu la chance de collaborer avec des experts très compétents, et comme on dit à Genève, qui ont « touché le puck ! » conclut-elle.
Quels sont les avantages de la solution Prophix ?
L’un des premiers atouts de Prophix est son accessibilité. Caroline Charpier souligne que la formation initiale était courte (2 jours à peine) et permettait déjà à l’équipe de réaliser des tests directement sur la solution.
La prise en main est extrêmement facile, nous avons pu plonger rapidement dans le processus budgétaire, explique-t-elle. Cette facilité d’utilisation est un avantage significatif pour respecter les délais du projet.
Concernant le budget de la masse salariale, Caroline précise que dans leur contexte, il nécessite une approche délicate :
Nous devons jongler entre des raisonnements par matricules, c’est-à-dire pour chaque collaborateur, et une vision globale de la masse financière, car l’objectif final est de compiler ce budget dans le suivi financier.
Dans cette situation encore, Prophix se distingue par sa puissance en matière de scénarios et de comparaisons, permettant d’effectuer des modifications à la granularité la plus fine tout en menant des raisonnements globaux sur l’ensemble des collaborateurs.
Cela se fait aisément et apporte une sérénité que nous n’avions pas auparavant. Avant, tout était manuel sous Excel, ce qui engendrait des erreurs, des oublis, ou des doublons, admet-elle.
Avec Prophix, Caran d’Ache a l’assurance d’une unicité des données et peut effectuer des raisonnements individuels pour chaque collaborateur.
Par exemple, Caroline souligne qu’auparavant, il était impossible de gérer le passage d’un collaborateur d’un CDD à un CDI sur Excel, une opération complexe qui avait un impact sur la paie. Cela contraignait l’équipe à constituer un montant de réserve pour couvrir ces situations.
Avec Prophix, il est désormais possible de suivre ces transitions en temps réel.
Nous pouvons prévoir le passage en CDI d’un collaborateur, anticiper les retours de congés maternité avec des allocations spécifiques, prévoir des changements de postes ou ajuster les augmentations individuelles, couplé à des raisonnements globaux : des augmentations par centre de coût ou au niveau de la catégorie production ou administration. Nous pouvons établir ces raisonnements en parallèle en tout temps et cela offre une flexibilité sans pareille, conclut-elle.
Et quels gains concrets apportent Prophix pour Caran d’Ache ?
Les bénéfices de la mise en œuvre de Prophix se traduisent principalement par de la flexibilité, la capacité de comparaison, et un travail facilité par des scénarios.
Caroline Charpier insiste sur la sérénité que procure la centralisation des données de tous les collaborateurs, garantissant ainsi la fiabilité de la base d’information.
Il faut rappeler que la masse salariale représente la plus grande charge de l’entreprise. Nous sommes davantage dans une logique artisanale que robotisée, ce qui signifie que les erreurs dans la masse salariale peuvent coûter très cher ! précise-t-elle.
La solution offre une meilleure sécurité des données et une puissance de comparaison et de modélisation. Cela permet, dans le cadre de la politique des ressources humaines, de se projeter sur des questions telles que l’ouverture d’un poste ou le remplacement d’un départ à la retraite. Caroline souligne :
Nous avons immédiatement accès à la puissance de feu financière de Prophix, sans être dans un magma comme c’était le cas avec Excel, et ça, c’est énorme !
Prophix propose également des outils de reporting qui améliorent la visibilité. Le choix fait par Caran d’Ache a été d’effectuer le comparatif entre le réel et le budget directement dans Prophix, grâce à la granularité offerte par le matricule.
