3, 2, 1 nous y sommes !! Véhicule stationné, nous voici désormais sur le pas de lancement depuis quelques minutes. 😊 Nous profitons des rayons du soleil pour recharger nos batteries lorsque nous sommes rejoints, au moyen d’un ORNI (Objet Roulant Non Identifié, souvent muni de 2 roues), par Clément F., le responsable adjoint du Service Immobilier et Soutien : « Bienvenue sur le campus de l’ISAE-SUPAERO ! ».
L’ISAE-SUPAERO : l’excellence en ingénierie aérospatiale
Quels sont les points communs entre Sophie Adenot, Anthea Comellini et Arnaud Prost ? Ils sont tous trois passés sur les bancs de l’institut et font partie de la classe 2022 des astronautes européens de l’ESA (Agence Spatiale Européenne), à l’instar de Thomas Pesquet dont la réputation le précède.
Basé à Toulouse, l’ISAE-SUPAERO est le leader mondial de l’enseignement supérieur dans le domaine de l’ingénierie aérospatiale.
Un campus à hauteur des enjeux spatiaux
Check-up identité validé, nous sommes autorisés à franchir le poste de garde. En sa compagnie, nous pénétrons sur les 19 hectares du campus universitaire qui nous dévoile alors sa démesure. Un coup d’œil à droite et un premier avion trône sur son piédestal ; le décor est planté !
Véritable ville dans la ville, l’effervescence est palpable : chaque jour se rencontrent ici 2000 élèves, près de 600 collaborateurs ISAE-SUPAERO, sans compter les enseignants vacataires et les touristes d’un jour !
Une infime fraction d’année-lumière plus tard, Clément nous renseigne sur les premiers chantiers aperçus :
Nous avons pu bénéficier du plan de relance mis en place par le gouvernement et financé par l’Europe pour la rénovation énergétique de certains de nos bâtiments. L’année 2022 a donc été intense : la rénovation du bâtiment central, qui accueille le personnel de l’ISAE-SUPAERO et une partie des espaces d’enseignement, sera prochainement terminée, le complexe sportif comprenant la piscine a bénéficié d’un coup de jeune, le tout pour un total de 12 M€ et, en plus, notre nouveau Learning center est sur la rampe de lancement : l’Aérothèque Marie Marvingt.
Notre tourisme « spatial » se poursuit avec la découverte d’une partie des autres bâtiments (85 au total !) dont notamment les logements étudiants (1000 hébergements) mais de nombreux autres « grands équipements » tels que la soufflerie aéro-acoustique, outil de recherche unique en Europe.
Les projets en cours sont encore nombreux :
Ici, ce sera l’emplacement de la prochaine tour de microgravité et, également, pour la recherche, une machine de fabrication additive est en cours de commande. Nous sommes également dans un processus de réhabilitation des salles de cours et des amphithéâtres et nous comptons bien exploiter l’ensoleillement dont nous bénéficions toute l’année à l’aide de panneaux solaires !
L’immobilier est le 2ᵉ budget des dépenses de l’établissement après la masse salariale, il est dès lors primordial de le connaître et de le maîtriser pour en optimiser la gestion. Ce leitmotiv prend encore plus de sens avec l’augmentation des coûts de la construction et l’envol des dépenses de fluides.
« ProGéFi » : Un projet audacieux et visionnaire
Genèse
L’ERP comptable SIFAC étant restreint aux seuls collaborateurs du service des affaires financières, l’équipe Immobilier & Soutien traçait toutes les dépenses imputables au service via un outil interne sous forme de tableur.
Avec la multiplication des projets et donc des dépenses, automatiser les actions était devenu un enjeu incontournable !
Ce projet s’inscrit aussi dans une démarche plus globale : la dématérialisation du flux de la dépense et des services faits au plus près des prescripteurs avec import automatique dans SIFAC.
Centre de contrôle et de lancement
Pour ProGéFi, l’ISAE-SUPAERO a fait le choix de l’outil IBM Planning Analytics et de côtoyer les nuages (mode Cloud), comment pouvait-il en être autrement ?!
L’équipe Immobilier & Soutien dispose ainsi automatiquement de la dernière version du moteur et des nouvelles fonctionnalités, pérennisant ProGéFi et permettant de se concentrer pleinement sur les missions métiers à accomplir.
Lancement
Le 1ᵉʳ étage de la fusée 😉, afin de bien cerner le besoin, a été de mener des ateliers d’analyse entre DIMO Data Performance et le service Immobilier & Soutien. Le but était de bien comprendre les enjeux et attentes en termes de fonctionnalités applicatives.
Des comptes-rendus détaillés étaient rédigés par la suite, permettant de tracer le contenu et de lister les actions à mener afin de faire avancer le projet.
Post-ateliers, les équipes DIMO travaillaient également sur le maquettage des écrans de l’application. Ce fût un véritable plus – cela a permis d’illustrer et concrétiser les propos, d’amener de la réflexion et de projeter les utilisateurs avec une visualisation du rendu final.
Le second étage de la fusée a consisté au développement de l’application par les équipes DIMO. Plusieurs bienfaits majeurs sont à souligner :
Des présentations intermédiaires ont été réalisées auprès des utilisateurs finaux, ce qui a permis d’ajuster au fur et à mesure certains points.
Un lotissement des fonctionnalités a permis rapidement de procéder à des premiers tests applicatifs dont notamment un point primordial, celui de la validation de données.
Une phase finale de recette et tests a permis d’accompagner au changement et faire monter en compétences les équipes ISAE-SUPAERO sur la nouvelle application. Après quelques vérifications et légers ajustements de la trajectoire, la mise en orbite s’est finalisée avec le passage de l’application en production, et donc son utilisation quotidienne par le service Immobilier & Soutien.
Premières sensations et retours de la mise en orbite
Après quelques semaines de mise en œuvre, certains bénéfices émergent ! Et qui de mieux placés que les utilisateurs finaux pour en parler ?
Le premier bénéfice, d’après Fabrice P. est sans nul doute le gain de temps :
Nous ne sommes plus dans l’obligation de ressaisir les données, action qui était fastidieuse et sujette à des erreurs ou oublis.
Par ricochet, la qualité de données est également impactée positivement puisque désormais ces dernières sont récupérées directement depuis l’ERP Comptable SIFAC.
Claudine C., pour sa part, souligne que la collaboration prend tout son sens :
Les données sont centralisées et partagées au sein du service – Il nous est possible d’y ajouter des informations complémentaires ou simplement les consulter.
Enfin, tous deux soulignent un dernier point :
Nous avons désormais la capacité de pouvoir analyser plus finement les dépenses à l’aide de 2 axes supplémentaires : Domaine & Type de dépenses.
En synthèse, l’outil permet de remplir sa fonction première : combiner les données en temps réel de l’outil financier avec le niveau de suivi fin et multidimensionnel attendu par les opérations au sol.
Et demain, Mars ?
Des atouts supplémentaires, améliorant encore le pilotage de la navette, seront prochainement palpables :
L’utilisation de la fonctionnalité de versionning comme point de départ afin de remettre à plat la construction budgétaire du service.
La simplification du dialogue de gestion avec le service des Affaires Financières via les données stockées et comparées dans l’outil.
La mise en place de « ProGéFi » aura permis d’améliorer le quotidien de l’équipe Immobilier & Soutien. Déjà, de nouvelles idées lumineuses naissent et des fonctionnalités supplémentaires seront, sans nul doute, ajoutées afin de pouvoir en optimiser le fonctionnement et nourrir de nouvelles ambitions !
