Le contrôleur de gestion est un acteur clé dans la gestion financière d’une entreprise. Il a pour mission de piloter, de contrôler, et d’optimiser les performances financières de l’entreprise. Pour cela, il s’appuie sur le reporting financier, qui regroupe les documents, les informations et les analyses pour rendre compte de la situation financière de la société.
À propos du rôle de contrôleur de gestion
Le rôle d’un contrôleur de gestion est crucial pour une entreprise. Voici quelques-unes des responsabilités clés associées à ce poste :
- Analyse et suivi des performances financières : le contrôleur de gestion est chargé d’analyser les performances financières de l’entreprise en examinant les états financiers, le réel, les budgets, les prévisions et d’autres indicateurs financiers pertinents. Il identifie les tendances, les écarts et les domaines d’amélioration potentiels.
- Élaboration des budgets et des prévisions : le contrôleur de gestion participe à l’élaboration des budgets annuels et des prévisions financières à court et à long terme de l’entreprise. Il travaille souvent en collaboration avec les autres départements pour recueillir les informations nécessaires et s’assurer que les objectifs financiers sont réalistes et réalisables.
- Contrôle des coûts et optimisation des ressources : le contrôleur de gestion surveille les coûts et les dépenses de l’entreprise, identifie les axes d’amélioration et propose des mesures correctives pour améliorer l’efficacité opérationnelle et financière.
- Reporting financier et analyse des écarts : le contrôleur de gestion est responsable de la préparation et de la présentation des rapports financiers périodiques à la direction et aux parties prenantes internes et externes. Il analyse les écarts entre les résultats réels et les prévisions, identifie les causes des écarts et émet des recommandations
- Prise de décision stratégique : en fournissant une analyse financière approfondie et des informations précises sur les performances de l’entreprise, le contrôleur de gestion aide la direction à prendre des décisions stratégiques (nouveaux investissements, nouveaux projets, nouvelle stratégie commerciale, etc..)
- Gestion des risques financiers : le contrôleur de gestion identifie et évalue les risques financiers potentiels pour l’entreprise, tels que les fluctuations des taux de change, les variations des prix des matières premières ou les contraintes budgétaires. Il émet des recommandations pour limiter ces risques
- Collaboration : le contrôleur de gestion collabore avec les autres départements de l’entreprise, notamment les opérations, les ventes, les RH et les finances, pour comprendre les besoins et les défis spécifiques de chaque domaine et fournir un soutien financier approprié.
En résumé, le contrôleur de gestion joue un rôle essentiel dans la gestion financière globale de l’entreprise, en fournissant à travers le reporting financier, des analyses approfondies, des informations stratégiques et des recommandations pour optimiser les performances et atteindre les objectifs commerciaux.
Quels outils pour permettre au contrôleur de gestion de remplir avec succès son rôle ?
Pour réaliser ce suivi et répondre à ses objectifs, le contrôleur de gestion doit être doté d’un outil qui en plus d’être performant devra être agile. Il pourra ainsi répondre à toutes les demandes notamment en cas d’évolution du marché, de la concurrence ou encore de la stratégie de l’entreprise
Excel est un outil couramment utilisé pour établir le reporting financier, mais il manque d’automatisation et présente de nombreuses limites comme :
- Volumétrie des données : Excel a des limitations en termes de taille de fichiers et du nombre de lignes et colonnes. Il est difficile de gérer de la forte volumétrie
- Calculs complexes : Excel est capable d’effectuer de nombreux types de calculs, mais des calculés ou règles très complexes peuvent dépasser ses possibilités
- Gestion des versions : la gestion des versions et des révisions dans Excel peut être sujette à de nombreuses erreurs et le travail collaboratif (plusieurs personnes travaillent sur le même fichier) est difficile
- Sécurité des données : la sécurité des données n’est pas le point fort d’Excel. Il n’est pas toujours aisé de contrôler les accès aux données sensibles
- Intégrité des données : les erreurs de saisie, les modifications fortuites de formules de calcul ne permettent pas d’assurer à 100% l’intégrité des données
- Visualisation des données : bien qu’Excel propose diverses options de graphiques et de visualisation des données, d’autres outils offrent souvent des fonctionnalités de visualisation plus avancées et plus conviviales.
Découvrez cet e-book pour en savoir un peu plus sur la comparaison entre un outil traditionnel comme Excel et les outils modernes d’élaboration budgétaire. Bonne lecture !
Ces limitations incitent de plus en plus les services financiers à se tourner vers des solutions de gestion de la performance financière (FPM) qui offrent une approche intégrée et complète pour le reporting financier. Ces solutions vont au delà du reporting financier puisqu’elles peuvent être mises en œuvre pour rendre le processus d’élaboration budgétaire plus performant
Les avantages d’une solution FPM sont nombreux :
- Données centralisées : les solutions de FPM permettent de centraliser toutes les données financières de l’entreprise (ERPs, systèmes comptables, feuilles de calcul, ..) en un seul endroit, ce qui facilite la collecte, la consolidation et l’analyse des données pour le reporting financier.
- Automatisation : les processus de reporting financier peuvent être automatisés, réduisant le temps et les ressources nécessaires à la production des rapports. Ces ressources auront ainsi plus de temps pour analyser et contrôler et ainsi accompagner la direction dans la prise de décision.
- Rapports standard : les solutions FPM permettent de définir des modèles de rapports standardisés, garantissant ainsi la cohérence des rapports fournis dans l’entreprise
Personnalisation : les solutions FPM permettent de définir les rapports afin que leur format soit en adéquation avec l’organisation et la structure de l’entreprise - Analyse avancée : ces solutions offrent des fonctionnalités avancées d’analyse financière, y compris des outils de prévision, de modélisation et de simulation, permettant aux entreprises de mieux comprendre leurs performances financières et de prendre des décisions éclairées. De plus, le suivi de la performance est facilité par le suivi d’indicateurs clés (KPIs)
- Sécurité des données : les solutions FPM intègrent souvent des fonctionnalités de sécurité avancées et de contrôle d’accès, garantissant la gouvernance des données financières
- Collaboration : ces solutions facilitent la collaboration entre les différents départements de l’entreprise impliqués dans le reporting financier, en permettant le partage des données et des rapports et en offrant des fonctionnalités de commentaires et de révision
En résumé, les solutions de FPM offrent une approche plus efficace, précise et intégrée pour le reporting financier, ce qui permet aux contrôleurs de gestion de gagner en visibilité sur les performances financières, de prendre des décisions plus éclairées et d’assurer ainsi avec succès son rôle d’analyste financier.
En concret ça donne quoi ? Découvrez une vidéo rapide qui vous démontre comment avoir un reporting financier plus fiable, précis afin de vous dégager des tâches à faible valeur ajoutée.
Pour aller plus loin : les 5 pièges à éviter pour rendre son reporting financier performant
Dans le domaine du contrôle de gestion, il est primordial de naviguer avec prudence pour éviter les écueils communs associés au reporting.
Demander un excès d’analyses
Premier point d’attention, la tentation à demander un excès d’axes d’analyse, aboutissant à un usage réel de seulement quelques axes. Cette pratique, loin de son intention première d’enrichir les analyses, engendre une complexité inutile tant dans la préparation des interfaces que dans le contrôle des données, diluant l’efficacité et faisant perdre un temps précieux à tous.
Garder le reporting historique de l’entreprise
Le reporting qui a toujours été fait comme ça dans l’entreprise évoque le maintien obstiné de reportings obsolètes, hérités d’une époque révolue, qui, par habitude, continuent d’être produits sans servir ni à l’analyse ni à la prise de décision. Ce phénomène de persistance dans l’inutile, sous couvert de tradition, appelle à un audit régulier et à une actualisation des pratiques de reporting pour éviter le travail superflu et la frustration qui en découle.
Le manque de formation aux outils de reporting de l’entreprise
Une autre faille majeure réside dans le manque de formation adéquate à l’utilisation des outils de reporting. L’erreur de laisser les collaborateurs “se débrouiller” avec des outils complexes, manuels, sans un accompagnement suffisant conduit inévitablement à une sous-utilisation, voire à un rejet de ces outils. Ce déficit de formation vient à l’encontre des fondements même de l’efficacité du reporting et contribue à son échec, éloignant les utilisateurs de l’objectif d’exploiter pleinement ces outils pour l’analyse et l’amélioration des performances.
Trop de reporting tue le reporting
L’excès de demandes de reporting, sans le temps ni les ressources pour les analyser convenablement, détourne les contrôleurs de gestion de leur rôle premier : l’analyse approfondie des données pour impulser le progrès du business. Il est fondamental de garder à l’esprit que la valeur ajoutée de ces professionnels réside dans leur capacité à interpréter les chiffres et à en déduire des stratégies d’action, plutôt que dans la production mécanique de rapports.
Ainsi, un équilibre doit être recherché pour que le reporting reste un outil au service de la performance de l’entreprise, et non une fin en soi.
Le reporting manuel et non automatisé
Enfin, le fameux reporting manuel ou non automatisé. Cette méthode, loin d’être obsolète, persiste dans certains environnements où les contrôleurs de gestion consacrent jusqu’à la moitié de leur temps de travail mensuel à la préparation de rapports. Ce processus laborieux, exécuté “à la mano”, engloutit précieusement quinze jours par mois par collaborateur, laissant une fenêtre réduite de moins de cinq jours pour l’analyse proprement dite des données recueillies. Une telle disproportion entre le temps consacré à la collecte des informations et celui alloué à leur examen critique souligne une inefficacité flagrante.
Dans cette configuration, le reporting, malgré l’investissement en temps et en effort, s’avère finalement peu utile, voire contre-productif, car il détourne les contrôleurs de leur mission fondamentale : analyser les chiffres pour en extraire des insights stratégiques. La situation appelle donc à une révolution dans la pratique du reporting, avec un virage vers l’automatisation.
L’adoption de solutions technologiques avancées comme les solutions FPM, capables de rationaliser et d’accélérer la production des rapports, se présente comme un impératif. Ce pivot vers l’automatisation permettrait de libérer du temps précieux pour l’analyse, renforçant ainsi la capacité des contrôleurs à générer de la valeur ajoutée et à contribuer de manière plus significative à la croissance et à l’efficacité de l’organisation.
