De nombreuses entreprises ne disposent pas encore d’une véritable solution d’élaboration budgétaire et de pilotage de la performance. Pourtant, les raisons de s’y intéresser ne manquent pas.
En effet, face à la complexité et à la lourdeur des processus financiers, les tableaux Excel atteignent vite leurs limites. Mais au-delà de cette évidence, quels sont les multiples fondements qui conduisent à mettre en place de tels outils ? Cet article en dresse un inventaire.
Une solution en réponse aux difficultés de l’élaboration budgétaire
L’élaboration, la gestion et le contrôle du budget sont des missions importantes pour les directeurs financiers et les contrôleurs de gestion. Elles permettent d’abord d’aider à prendre des décisions, à les planifier et à en simuler les impacts. Elles contribuent aussi au suivi de l’activité économique et de la performance financière de l’entreprise.
Or, les process mis en œuvre pour réaliser ces activités se heurtent bien souvent à divers problèmes :
- Les tâches à réaliser pour collecter, contrôler et consolider les informations sont généralement fastidieuses et chronophages ;
- Les contrôles manuels et monotones ainsi que le manque de traçabilité expliquent le niveau élevé des risques d’erreurs ;
- Les différents processus manquent d’interconnexions, ce qui ne facilite ni la collaboration entre les divers contributeurs, ni l’analyse approfondie des données.
Enfin, les outils de type Excel manquent de souplesse. Leur maintenance et leur adaptation continue n’est pas simple. Et cela s’explique aussi en partie parce que le savoir est très individualisé, compartimenté, encapsulé dans des formules complexes, pas ou peu documenté.
Face à cette situation, un logiciel d’élaboration budgétaire constitue une réponse pertinente.
D’une part, il garantit une plus grande flexibilité pour modifier les modèles en accord avec les évolutions internes (activité, organisation…) ou externes (marchés, clients, fournisseurs…). D’autre part, il apporte une certaine rigueur dans sa construction et son fonctionnement. Il en résulte un niveau de sécurité en conformité avec les enjeux du pilotage financier.
Des outils efficaces : gains de temps et qualité
Une solution d’élaboration budgétaire et de pilotage de la performance offre des multiples avantages en termes de temps, de qualité et donc d’efficacité.
En amont, l’outil automatise la collecte des informations et se charge de leur intégration. Il en simplifie également le contrôle. En effet, il effectue lui-même de nombreuses vérifications. Il délivre des alertes quand il détecte des données de faible qualité.
Le logiciel garantit ainsi une certaine intégrité des données. En conséquence, tant les reportings que les prévisions gagnent en fiabilité.
L’automatisation permet aussi de gérer de grands volumes d’informations sans impact sur la charge des équipes concernées. La granularité peut alors plus facilement être ajustée aux besoins, moins contrainte par les ressources disponibles.
Grâce à la possibilité de décliner à l’infini des scénarios de simulation et d’en obtenir les résultats en temps réel, l’outil procure une aide à la décision cruciale pour faire les meilleurs choix stratégiques.
Avec ses fonctionnalités d’historisation et de versioning, une solution de pilotage financier bénéficie aussi à la traçabilité.
Fruit d’une approche multidimensionnelle, la définition des méthodes et des modèles économiques est centralisée. Les gains relèvent également ici de la transparence et de la capitalisation du savoir.
Finalement, la solution d’élaboration budgétaire améliore la maîtrise complète du processus. Elle facilite aussi la collaboration entre tous les contributeurs, parfois de manière très significative, notamment selon son architecture technique.
Solution d’élaboration budgétaire, porte ouverte aux méthodes alternatives
Si les pratiques d’élaboration budgétaire sont de plus en plus collaboratives, l’innovation méthodologique va bien au-delà de cela. Mais l’absence d’outil limite fortement la mise en œuvre de ces nouvelles méthodes.
Une bonne solution d’élaboration budgétaire constitue donc souvent un préalable au bouleversement des pratiques et des processus budgétaires. Ceci améliore l’efficacité, la rapidité et la précision.
En ces temps de crises, on pense évidemment à la méthode BBZ (Budget Base Zéro). Les gains en temps et qualité apportés par l’outil sont particulièrement appréciables lorsqu’il faut repartir d’une feuille blanche.
Mais regardons aussi la pertinence d’un logiciel d’élaboration budgétaire performant au regard d’autres méthodes innovantes.
La méthode ABC
Parmi ces méthodes d’avenir, la méthode ABC fait principalement ses preuves pour le pilotage des coûts. La définition et l’utilisation de clés de répartition aboutissent à une ventilation des coûts.
Certes, une modélisation simple est toujours possible sous Excel. Mais pour gérer la complexité tout en préservant la clarté et la transparence du modèle, il est important de disposer d’un outil adéquat.
La solution de pilotage financier doit permettre aux utilisateurs de définir, documenter et consulter les règles facilement. Les cubes multidimensionnels servent à tester différentes hypothèses et à maintenir une piste d’audit fiable qui explique les résultats. En particulier, la distinction entre effets prix et effets volume devient plus aisée.
Le rolling forecast
Une véritable solution d’élaboration budgétaire facilite aussi la mise en œuvre du rolling forecast ou prévision glissante. Révisé régulièrement, le budget tient compte des données actualisées et de l’évolution du contexte en cours d’année.
Cette méthode, convenablement outillée, permet donc l’ajustement périodique des objectifs en cours d’exercice. Ces prévisions budgétaires dynamiques contribuent ainsi à l’agilité globale de l’entreprise.
La scénarisation et les prévisions algorithmiques
Envisager plusieurs scénarios et évaluer leurs effets est un bon moyen pour préparer l’entreprise à de divers événements, risques ou opportunités. L’entreprise peut ainsi anticiper des plans d’actions pertinents, précis et efficaces.
Pour ce faire, il est indispensable de disposer d’un logiciel puissant permettant les prévisions algorithmiques et doté d’intelligence artificielle.
En conclusion, les solutions d’élaboration budgétaire et de pilotage des performances démontrent leur efficacité. En conjuguant flexibilité et rigueur, elles aident les équipes à traiter, analyser et organiser d’importants flux d’information. Finalement, cela signifie des gains importants en termes d’agilité et de productivité pour les directions financières.
